Vad är RPA och hur fungerar Robotic Process Automation?

RPA står för Robotic Process Automation och är en sorts mjukvarurobot som man lär upp att för att utföra repetitiva, monotona arbetsuppgifter. Att ordet robot förekommer i sammanhanget beror på att en RPA efterliknar det arbete som en människa skulle ha gjort. Men i detta fall är det alltså ingen fysisk robot, utan en mjukvarurobot som integreras direkt i datorn. Till skillnad från andra automatiserade processer som arbetar i bakgrunden, bakom mjukvaran, arbetar en RPA direkt i användargränssnittet på ungefär samma sätt som en människa skulle ha gjort.

Hur fungerar RPA?

I regel tränar man upp RPA:n till att använda de redan befintliga mjukvarorna som ett företag använder sig av. Detta kan bland annat göras via en metod som kallas för screen scraping, som innebär att man först läser in och översätter information från programmet som RPA:n ska arbeta i.

Ett väldigt simpelt exempel på en RPA kan vara följande: tänkt dig att du har fått tillbaka 1000 betalda fakturor från kunder in till ett faktureringsprogram. Din uppgift är att bocka i en ruta för att markera att dessa är betalda, och sedan klicka på OK. Då dyker nästa faktura upp, och du repeterar.

Detta är förstås ett väldigt monotont och repetitivt arbete. Men tänk nu att du säger åt din muspekare att röra sig själv över skärmen. Den klickar i rutan, och efter två sekunder hoppar den och trycker på OK. Om och om igen. Det är exempel på ett enkelt macro, och ett väldigt enkelt robotliknande, automatiserat arbete.

Nu är det så att man i regel inte ser på någon skärm vad RPA:n gör. Varken skärm, mus, eller tangentbord behövs, utan allt sköts automatiskt i det systemet där RPA:n är installerad.

Dessutom kan de automatiserade och mjukvarubaserade robotarna som utgör en RPA idag göra betydligt mer avancerade uppgifter med flera steg och där varje steg består av ett antal utföranden.

RPA:n är dessutom smart nog att vänta in programmen den arbetar i om någonting skulle hända, eller om saker och ting skulle ta längre tid att ladda än det brukar.

Vilka är användningsområdena?

Syftet med en RPA är att frigöra arbetstimmar från oss människor så att vi kan syssla med mer kreativa och svårlösta uppgifter. Styrkan med RPA är alltså att den kan utföra enkla uppgifter, väldigt snabbt, 24 timmar om dygnet. Det är alltså inget smart program i den mening att det själv vet vad den ska utföra.

Ett exempel är Trelleborgs kommun där man med hjälp av en RPA har förkortat handlingstiden det tar för personer som ansöker om försörjningsstöd från två veckor till mindre än två dagar.

Hur ser framtiden ut?

Ett av utvecklingsområdena för RPA är att kombinera den med AI-teknik. RPA i kombination med AI skulle exempelvis då kunna läsa återkopplingar från kunder kring en viss tjänst eller funktion, avgöra ifall det är en positiv/negativ återkoppling, och kanske till och med strukturera upp dem på ett sådant sätt att personal snabbt kan se vilka förändringar man borde titta på. För en sådan uppgift krävs dock maskininlärning och att roboten har någon typ av förståelse för mänskligt språk och ordens relativa betydelse. En sådan RPA kallas istället för IPA, Intelligent Process Automation.