Skövde utvecklar egen RPA

– Vi insåg från början att alla inte kan eller bör gå i takt när en kommunal organisation digitaliseras. Utgå från varje verksamhets unika ramar och förutsättningar, och låt de tekniskt lite mer mogna delarna springa före som de vill, säger Fredrik Edholm, chef it & verksamhetsutveckling i Skövde kommun som under fem år utvecklat en genomtänkt process som möjliggör verksamhetens digitalisering.

Stenarna i det gedigna bygget omfattar en flexibel systemförvaltningsmodell, en projektmodell som stöd för projektledare och styrgrupper, en informationssäkerhetsmodell och en processmodell som Fredrik Edholm beskriver som avgörande för alla tjänster och lösningar. Men ingen konstruktion är starkare än grunden den vilar på.

– Vi börjar alltid med en omfattande nulägesanalys av verksamheten, där vi under 2-3 månader inventerar och prioriterar behov och möjligheter. Det handlar inte om en quick fix och därför ska utvecklingen ta sats i det som varit och utgå från organisationens kultur och tradition. Idag kan vi titta på nulägesanalyser från fem år tillbaka och se hur långt de har kommit. Nu är kommunen verkligen på väg, säger Fredrik Edholm och fortsätter:

– Vår process är ett resultat av trial and error, där vi till exempel lärde oss mycket av ett tidigt försök att utveckla en e-tjänst utan en inledande nulägesanalys. Men nu när allt är på plats blir resultatet e-tjänster och appar som gör nytta, RPA som gör nytta … detta tillsammans med en kommunledning som verkligen driver frågan gör att min organisation idag helt kan fokusera på uppdraget att arbeta med möjlighetsgörande åtgärder och tjänster.

Automatiserad kärnverksamhet

Idag finns också en mogen e-tjänsteplattform med ett 90-tal e-tjänster på plats, och med komponenter för bland annat diarieföring, inloggning och användarvänliga gränssnitt för medborgarna.

– Vår applattform ska vara flexibel både för användarna och för medborgarna. Här har vi till exempel den uppskattade Mitt Skövde där kommuninvånarna kan välja och ladda ner tjänster om miljö, kultur, fritid och service.

För att ytterligare utveckla och förbättra sin service jobbar Skövde intensivt med RPA, Robotic Process Automation.

– Det är viktigt att vi har fått till automatisering inom kärnverksamheten vård och omsorg, där vi fokuserat på vikariehanteringen som har krävt mycket tid och administration. Tidigare kördes pärmar med kandidater mellan kommunens äldreboenden. Idag har vi automatiserat den sökningen, där roboten också har tillgång till vikariernas e-arkiverade utbildningsintyg. Inom vård och omsorg lanserar vi också en automatiserad handläggning av ersättning för personalboende hos privatpersoner med funktionsnedsättningar.

Från dagar till minuter

Även inom Samhällsbyggnad har en robot tagit över omfattande och viktig administration.

– Efter varje byggnadsnämndsmöte ska tunga ritningar och en mängd andra handlingar expedieras, distribueras och arkiveras på ett visst sätt. Normalt har detta krävt två arbetsdagar för en tjänsteman men för roboten handlar det om 20 minuter och det frigör värdefull tid för viktigare saker.

Många organisationer har svårt att rekrytera it-kompetens och ibland gäller det också för Skövde kommun.

– Vi bygger gärna själva och när det gäller RPA fanns ett inslag av tur i form av en medarbetare som är duktig på programmering och som var tillgänglig. Men det behövs också smidiga kontaktvägar för att komma vidare och det har vi tack vare en beprövad modell för verksamhetsdialog.

Innovation och inspiration

Om RPA idag har en allt större roll för Skövdes förvaltning ingick automatisering för inte så länge sedan i området innovation som också ligger Fredrik Edholm varmt om hjärtat.

– Det handlar om att pröva mindre mogna initiativ. Närmast vill vi testa en robot som tar emot besökare i stadshuset. Det verkar vara något djupt mänskligt att inte vilja besvära andra och därför ställer man kanske hellre sina frågor till en robot. Det kan tyckas motsägelsefullt men det driver utveckling hos oss.

Kronan på verket i Skövdes digitaliseringsbygge är inspiration och även här har man stakat ut sin egen väg.

– Vi jobbar med inspiration på två olika sätt. Dels med en konferens med intressanta föreläsningar för 170 chefer och verksamhetsutvecklare från alla 15 kommuner i Skaraborgs län. Den har vi ordnat i sex år och det händer väldigt häftiga saker när representanter från olika verksamheter samlas och diskuterar från sina olika infallsvinklar, säger Fredrik Edholm och fortsätter:

– Vi har funderat på hur vi kan inspirera kommunens medarbetare och i maj genomförde vi Future Days för första gången. Här får besökarna tillfälle att klämma och känna på ny teknik, ta på sig VR-glasögon och gå på lina mellan skyskrapor, besöka ett smart hem, flyga drönare och så vidare. I år hade vi 500 besökare och det är en bra början men vi siktar på det dubbla.

Finns det några utmaningar kvar för Skövdes digitalisering?

– Det skulle i så fall vara att hitta och behålla balansen mellan att göra rätt och att våga göra fel, alltså mellan det kortsiktigt risktagande och det långsiktigt förebyggande, avslutar Fredrik Edholm.