Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Digital signering effektiviserar Skövdes socialjour

Socialjouren i Skövde kommun har infört en snabb och säker rutin med hjälp av e-kommunikation. Nu kan akuta ärenden signeras digitalt och verkställas inom minuter.

Text Anne Hammarskjöld Foto Skövde kommun/Adobestock 9 mars 2017 it i vården

Sara ny foto png.png

E-strategen Sara Salegård har tilldelats Vitalis-stipendiet för sitt arbete med socialjouren.

I Skaraborgs 15 kommuner bor drygt 260 000 människor, och några av dem behöver stöd och hjälp av socialtjänsten i sin hemkommun. Efter kontorstid tar socialjouren över ansvaret för akuta insatser. Barn som behöver tas om hand, psykisk ohälsa, missbruksproblem och våld i nära relationer. Det finns många tunga skäl till att människor behöver hjälp och det så snabbt som möjligt. För socialjouren i värdkommunen Skövde handlar det om cirka 70-80 ärenden i månaden.

Välfungerande men tungarbetat

De tidigare rutinerna för insatser på kvällar, nätter och helger – då socialjourens förslag om åtgärd skulle undertecknas för hand av ansvarig politiker, sedan returneras till handläggaren och för kännedom faxas till hemkommunens socialförvaltning – fungerade bra men var också relativt tungarbetade och tidskrävande.

– Inte sällan behövde socialjourens handläggare köra många mil mellan olika kommuner för att få en underskrift på beslutet, och ordförande i socialnämnden i sin tur vara fysiskt tillgänglig också mitt i natten. Medan kommunens socialsekreterare i många fall kände en oro redan på söndag kväll över vad som kunde ligga och vänta i faxen på måndag morgon, säger Sara Salegård som är e-strateg på Skövde kommun.

Enklare och säkrare

Men hur skulle socialjouren kunna arbeta mer effektivt med bibehållen, hög sekretess? Svaret fanns i Skövde kommuns satsning på e-förvaltning inom ramen för projektet Enklare IT-vardag. Inom den etablerade e-tjänstlösningen och med känt användargränssnitt utvecklades en säker, effektiv och helt elektronisk kommunikationslösning för socialjouren. Efter en inledande pilotstudie 2013 rullades systemet ut från oktober 2014 och används i dag av länets alla kommuner.

Resultaten för SEEKS – en säker, effektiv och elektronisk kommunikationslösning för socialjouren – har nästan överträffat förväntningarna.

Arbetsmiljön har blivit bättre för cirka 100 berörda tjänstemän och politiker. Vi bedömer att säkerheten också ökat när kommunikationen sköts digitalt.

Sara Salegård , e-strateg, Skövde kommun

– Om de gamla rutinerna kunde innebära flera timmars handläggning handlar det nu om enstaka minuter. Det gör stor skillnad för den som behöver hjälp. Arbetsmiljön har blivit bättre för cirka 100 berörda tjänstemän och politiker. Vi bedömer att säkerheten också ökat när kommunikationen sköts digitalt.

Krav på sekretess

Internet är nyckeln till lösningen som är tillgänglig via dator eller surfplatta med stöd för e-legitimation eller SITHS-kort, en identifieringslösning utvecklad för vården. Att flexibiliteten i den nya kommunikationslösningen innebär förbättringar för alla berörda bekräftas av Viveca Unenge som är handläggare på socialjouren.

– Det går snabbare och smidigare att fylla i rapporten via e-tjänsten och vi har blivit mer mobila i och med att rapporterna nu kan skickas direkt från en dator eller surfplatta oberoende av var vi befinner oss. Att socialnämndens ordförande kan signera beslut i e-tjänsten istället för att komma till vårt kontor gör att beslutsfattandet går mycket snabbare. Dessutom har sekretessen ökat markant när dokumenten skickas via säker plattform som få har tillgång till istället för att faxas, säger hon.

Fler e-lösningar kommer

Nu tar socialtjänsten ytterligare ett steg mot enklare rutiner med befintlig e-tjänsteplattform.

– De positiva erfarenheterna och goda samarbetet med it-verksamhetsutvecklingen gör att flera områden är aktuella för digital signatur. Nu tittar vi till exempel på rutinerna för utbetalning av försörjningsstöd, arvoden, och fakturor där ansvarig chef skriver under beslutsunderlaget inom en given halvtimme varje dag, säger Sara Salegård.

Så funkar det med socialjourens nya e-rutiner

  1. Socialjourens handläggare dokumenterar uppgifter, skapar relevanta handlingar och skickar dem till den ansvariga politikern, ofta socialnämndens ordförande, för digital signatur.
  2. Politikern notifieras via SMS eller e-post med en länk till dokumentet på e-tjänstplattformen. Efter att ha identifierat sig via SITHS eller e-legitimation kan handlingen öppnas och signeras digitalt.
  3. Inom några minuter får socialjourens handläggare tillgång till beslutet och kan initiera överenskomna åtgärder för att hjälpa den drabbade.
  4. När insatsen genomförts skickar handläggaren relevanta handlingar via e-tjänsteplattformen till aktuell kommun som notifieras via SMS eller e-post. Nästa arbetsdag finns alla handlingar i ärendet samlade på ett ställe och enkelt tillgängliga via inloggning.  

 

Rekommenderad läsning

Självbetjäning i Piteå kommun

5 apr 2017 digit

pite kommun radhustorget.jpg pite kommun radhustorget.jpg pite kommun radhustorget.jpg video

Nu kan alla anställda i Piteå kommun beställa licenser, installationer och hårdvara helt automatiserat. Det blir enklare för alla, inte minst för it-avdelningen.

Därför väljer Sandvikens skolor den gula knappen

17 maj 2017 it i skolan

AdobeStock_108282998_2.jpg AdobeStock_108282998_2.jpg AdobeStock_108282998_2.jpg

Med Power BI har skolledarna i Sandvikens kommun fått en smart stig genom djungeln av statistik och listor. Nu är det lättare att ta fram rätt underlag för svåra diskussioner och beslut.

Joacim Damgard: Disruptionen är exponentiell

13 jun 2017 ledarskap

damgard bootcamp 960640.jpg damgard bootcamp 960640.jpg damgard bootcamp 960640.jpg video

Av världens 500 största bolag härstammar bara 12 procent från deras ursprungliga verksamhet. Microsofts Sverige-vd Joacim Damgard tipsar om hur du förhåller dig till disruption och samtidigt utvecklar affären.

Daniel Siberg: Så ökar du din produktivitet

20 jun 2017 ledarskap

nya arbetslivet.jpg nya arbetslivet.jpg nya arbetslivet.jpg video

Trots mobila arbetssätt och aktivitetsbaserade kontor så jobbar de flesta på precis samma sätt som tidigare. Daniel Siberg på Microsoft ger tips hur både produktiviteten och engagemanget kan öka.

"Digitalisering handlar om ledarskap"

8 jun 2017 ledarskap

snip smedjebacken kjellberg.JPG snip smedjebacken kjellberg.JPG snip smedjebacken kjellberg.JPG video

Förändring inom it-branschen är konstant - det finns alltid något på agendan att jobba med. Christer Granqvist, digital strateg Smedjebackens kommun, och Johanna Kjellberg, CIO Atea, diskuterar hur man får med sig hela organisationen vid stora omfattande förändringar.

Kalle Hultenheim summerar Bootcamp

9 jun 2017 ledarskap

calle bootcamp snip.JPG calle bootcamp snip.JPG calle bootcamp snip.JPG video

Deltagarna, Ebba Grön och användarna i fokus. Kalle Hultenheim, vd Atea Sverige, summerar årets Bootcamp och lyfter höjdpunkter och det oväntade.

Joe Baguley: Utgå från kunden så tar du affären

15 jun 2017 ledarskap

snip joe baguley.JPG snip joe baguley.JPG snip joe baguley.JPG video

Prata med dina kunders kunder och kolla in hur Google och Facebook jobbar med interaktion. Allt annat måste du skapa genuint. Joe Baguley, VP och CTO EMEA VMware tipsar hur du når framgång i det digitala ekosystemet.

Amazon och VMware i nytt molnsamarbete

12 jun 2017 digit

anna-maria jonas emilsson.JPG anna-maria jonas emilsson.JPG anna-maria jonas emilsson.JPG video

VMware och Amazon har gått in i ett samarbete som innebär att Amazon framöver kommer bygga sina molntjänster på VMwares plattform. Enligt Anna-Maria Löweberg på VMware och Jonas Emilsson på Atea så kan det innebära stora möjligheter för kunder, branschen i stort och för VMware.