Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

"Använd alla kollegor - ingen kan göra allt men alla kan göra mycket"

suzanne jacobsson _960x640-blur.jpg

Suzanne Jacobsson till höger med kollegor på Länsstyrelsen.

Det finns 21 länsstyrelser i Sverige och Suzanne Jacobsson är tillfällig länsöverdirektör och avdelningschef för verksamhetsstöd på den näst största, nämligen Skånes. Nyligen blev hon av sina kollegor nominerad till Årets digitaliseringsledare.
– Digitalisering för mig handlar mer om processöversyn och att jobba teambaserat och mindre om enskilda ledare, säger hon.

Suzanne Jacobsson och hennes kollegor på Länsstyrelsen Skåne fattar varje år cirka 75 000 beslut och det har gjorts genom i stort sett samma processer i decennier. Sedan några år har Suzanne Jacobsson och hennes kollegor tydligare fokuserat på processernas kritiska framgångsfaktorer, och det är bland annat därför hon blev nominerad till tidningen Chefs nya pris Årets digitaliseringsledare.

 Jag blev hedrad och naturligtvis inspirerad över att fortsätta jobba hårt när jag hörde att jag blivit nominerad. Jag är också stolt över vad vi 21 länsstyrelser har gjort och nomineringen har att göra med arbetet som vi alla gjort tillsammans.

Nomineringen har att göra med arbetet vi alla har gjort tillsammans.

Suzanne Jacobsson , avdelningschef för verksamhetsstöd, Länsstyrelsen Skåne

Arbetet med att digitalisera Länsstyrelsen har gått i etapper. Hon har varit djupt involverad i det nationella arbetet att införa ett nytt ledningsinformationssystem, Hypergene, för de 21 länsstyrelserna. Parallellt med det har Suzanne Jacobsson arbetat med digitalisering av verksamheten på den egna myndigheten, ett arbete som började 2015. Då beslutade de vad digitalisering betyder för dem, vad de vill uppnå och vilka konkreta steg som behövde tas för att lyckas med den transformationen.

Målinriktat arbete

2016 fattade hon beslut om att i senast maj 2017 ska alla verksamheter arbeta utifrån digitaliserade arbetssätt, med bland annat minskat pappersflöde, snabbare handläggningstider och en god arbetsmiljö som resultat.

Senast i juni 2018 ska alla verksamheter arbeta utifrån standardiserade arbetsprocesser genom till exempel processkartläggningar som bland annat tydliggör onödiga eller kritiska arbetsmoment. Och lite längre fram, i december 2018, ska alla arbeta teambaserat där syftet är att skapa tydliga mål, få en gemensam bild över arbetsflödet och därmed kunna prioritera ärenden på ett smartare sätt än idag. Till exempel ska så kallade enklare ärenden hanteras på ett sätt medans mer komplexa ärenden på ett annat.

 Parallellt med de här stegen har vi arbetat intensivt med det vi kallar för aktivt medarbetarskap. Där har vi tagit fram ett ramverk som beskriver vilka krav och förväntningar vi har på våra medarbetare, vad vi som arbetsgivare kan erbjuda, vilka kompetenser och beteenden vi premierar i vardagen, och hur dessa beteenden ser ut mer konkret. Till exempel tycker vi det är viktigt med helhetssyn, samarbete och ansvarstagande. Hur ser det ut när det är välanvänt, överanvänt eller underanvänt? Allt det har vi beskrivit i vårt ramverk. 

 Eftersom vårt jobb mäts via handläggningstider av våra uppdragsgivare, kunder eller brukare såsom regeringen, allmänheten och kommunerna, så finns det stora effektiviseringskrav. Till exempel när det gäller vår ärendehantering så är ju vissa ärenden enklare att hantera än andra, och där kan vi snabba på handläggningstiderna genom att se över processer och sortera de enklare ärendena till en så kallad snabb-kö och på så vis hanteras de snabbare än vad vi kunnat tidigare. Genom det nya ledningsinformationssystemet möjliggörs nu också regelbunden uppföljning av handläggningstider, detta var inte möjligt på samma vis för några år sedan.

Man måste använda sig av alla medarbetare och vara prestigelös - ingen kan göra allt – men alla kan göra mycket.

Suzanne Jacobsson , avdelningschef för verksamhetsstöd, Länsstyrelsen Skåne

Hur gör man en lyckad digitaliseringsresa, enligt dig?

 Jag tycker det handlar mycket om att tänka nytt och våga ändra arbetssätt samt att vara lyhörd och modig på samma gång, man måste bryta ny mark men ändå inte missa viktiga perspektiv. Digitalisering handlar också mycket om att jobba teambaserat. Man måste använda sig av alla medarbetare och vara prestigelös - ingen kan göra allt – men alla kan göra mycket.

Vad eller vem inspireras du av i ditt arbete?

– Jag blir väldigt inspirerad av enskilda medarbetare, och då nödvändigtvis inte alltid av cheferna utan framförallt av de personer som jobbar i den dagliga verksamheten. Det kan vara projektledare, samordnare inom digitalisering, resurspooler av handläggare ute i verksamheten och så vidare. De är kunniga, modiga och driver vårt förändringsarbete. De är våra spjutspetsar i digitaliseringsarbetet, avslutar hon.

Årets digitaliseringsledare

Priset för Årets digitaliseringsledare delas ut på Chefgalan den 9 mars. Tanken är att belöna en ledare som vågat kliva fram för att göra sin organisation mer digital. Kriterierna för att bli nominerad har varit följande:

  • Pristagaren har sett möjligheten i digitaliseringen, anammat denna och med framgång lett sin verksamhet genom den digitala transformationen.
  • Pristagaren har skapat goda resultat genom digitaliseringen.
  • Pristagaren har effektiviserat och/eller skapat en offensiv konkurrenskraft i sin organisation.
  • Pristagaren har visat på nytänkande och tagit digitaliseringen till nya områden.
  • Pristagaren är en linjechef utanför IT-avdelningen.

Voister har intervjuat några av de nominerade, bland annat Ylva Sundkvist, kommunchef, Piteå kommun, och Arash Gilan, vice vd på Viva Media

11 januari 2017 Uppdaterad 18 januari 2017 Reporter Fredrik Adolfsson årets digitledare

Rekommenderad läsning