Molnsatsning och digital lycka på Holmen

– Innan vi flyttade ut i molnet hade vi inte uppdaterat Office-paketet på sju år till att nu göra mindre uppdateringar hela tiden. Idag finns helt andra möjligheter än tidigare och det tillkommer ny och efterfrågad funktionalitet hela tiden. Här är den interna kommunikationen viktig, säger Richard Haag, Head of Digital Innovation, Holmen IT.

Skogsindustrikoncernen Holmen har de senaste två åren gått igenom en stor digitaliseringsresa. Den digitala arbetsplatsen har moderniserats genom implementeringen av Office 365, vilket har gett en uppsjö nya verktyg. Med O365 blir datorn bara ett verktyg av många för att komma åt sin information i molnet.

– Det har sina fördelar, samtidigt som det är en transformation som inte har gått helt smärtfritt.

Men nu möjliggör förändringen smidigare samarbeten, en säkrare it-miljö och även möjligheter till mer innovation. Speciellt under pandemin visade sig skiftet vitalt för hela koncernen.

– Den största utmaningen när krisen slog till var att behovet av att kunna jobba på distans växte så kraftigt så fort. Utan förflyttningen till molnet hade det varit svårt för alla anställda att kunna arbeta hemifrån på ett smidigt sätt. Vi hade inte tillräckligt med VPN-anslutningar så att det skulle räcka till alla, men tack vare vårt tidigare arbete så kunde vi öka från 250 samtidiga distansarbetare till 1500 på bara en vecka. Ett sådant arbete tar vanligtvis gott och väl en månad.

Lokalt på nätet

Flytten till molnet spiller även över till hur Holmen arbetar med och levererar sina datorer. Tidigare har man till exempel begränsats av att behöva vara på ett Holmen-nätverk för att kunna installera applikationer och uppgradera Windows. Även här har bolaget flyttat laster ut i molnet.

– När en anställd har en ny dator går det mycket snabbare att komma igång. Samma sak är det med mobiler, där vi har som mål att man på en ny mobil ska kunna läsa sitt första mejl inom fem minuter efter att mobilen tagits upp ur lådan.

Efter att ha bytt från en statisk miljö till en molnmiljö som förändras kontinuerligt behövde även nätverksinfrastrukturen hänga med i utvecklingen, och där har bolaget bland annat satsat på SD-WAN. Tidigare hade Holmen en internetutgång i Iggesund för hela företaget.

– Det innebar bland annat att medarbetarna på vårt kontor i Asien fick tips om restauranger i Hudiksvall via Google, vilket skapade en sisådär upplevelse. Med SD-WAN går alla anställda lokalt ut på internet vilket förbättrar upplevelsen och alla får snabbare access till sin information.

Digital lycka

När det kommer till digitalisering arbetar Holmen hela tiden efter begreppet digital happiness. Det viktigaste vid införandet av en ny funktion är nämligen att tänka efter om den kan skapa en ökad smidighet och därmed leda till en digital lycka.

– Vi ställer oss alltid frågan om det vi ska införa ger digital lycka, antingen till användaren eller till oss som levererar it, eller allra helst till bägge parter. Vi är inte där ännu men vi siktar på total digital lycka.

I det här förändringsarbetet har det, enligt Richard Haag, varit viktigt att börja i rätt ände. På Holmens it-avdelning har de därmed försökt lära sig de flesta delarna i Office 365 innan de började visa upp nya verktygen till resten av koncernen.

– Du måste jobba med verktygen innan du skapar nya digitala tjänster för andra. Det går inte att be folk att börja använda något om du inte kan kommunicera och påvisa förändringarna som verktyget kan leda till. Kan du inte förklara varför de ska förändra sig så kommer de tappa förtroendet för dig. Och digitalisering handlar om att förändra beteenden, det är då man har uppnått något. Samma sak gäller med digitala tjänster ut mot kunder, du måste jobba digitalt för att kunna sälja digitalt.

Roboten Gordon

Som en del av de nya möjligheterna kring innovation har koncernen byggt Gordon, en robot som hanterar inkommande fakturor för anställdas företagskort. Med hjälp av en AI-modell upplärd av historiska fakturor, Power Automate och Azure AD ska roboten hantera en liten, men tidskrävande, del av fakturaflödet.

– Gordon tar emot fakturan, hanterar den och kan via Azure AD automatiskt skicka en notifiering direkt till kortinnehavaren om att de har fakturor att hantera. Även till chefen när det är dags att påminna om fakturorna. I det här arbetet är det en förutsättning att städa i sitt AD och se till att det är bra uppdaterat.

– Det här har varit en manuell process tidigare, men automationen ska spara mycket tid åt de anställda som jobbar med ekonomi. Vi kommer att automatisera många fler arbetsflöden i framtiden.

Framöver ser Richard Haag en bättre användning av data som ett nav i Holmens utveckling och digitalisering.

– Skogsindustrin har varit duktiga på att spara data länge, men vi är inte lika duktiga på att använda den. För att bli bättre här gäller det att hitta rätt partners då vi inte kommer orka göra allt själva. Vi behöver även släppa på kontrollbehovet och våga lita på resultaten från bland annat ML-algoritmer. Då kan vi fortsätta rida på den digitala vågen som pandemin gett oss, för att på så sätt utvecklas vidare och bli mer databaserade.