Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Bäst på upphandling

Uppsala 960640
Uppsala har utsetts till Sveriges bästa klimatstad. Upphandling med mätbara krav på hållbarhet och ett tajt samarbete mellan it- och hållbarhetsavdelningen har varit viktiga verktyg för att uppnå FN:s Agenda 2030.

– Modellen med funktionskrav och förhandling har blivit väldigt uppskattad av våra leverantörer. Det har inte gått över en natt men med varje upphandling har arbetet blivit allt bättre, bland annat med rätt underlag i form av stöd av RFI, Request for Information, säger Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.

Förutom funktion och förhandling är hållbarhet en viktig variabel i Uppsala kommuns it-upphandlingar. Kommunens hållbarhetsarbete bygger på FN:s Agenda 2030 och har fått stor uppmärksamhet. I år har till exempel WWF, Världsnaturfonden, utsett Uppsala till Sveriges bästa klimatstad.

– Vi har engagerat hållbarhetsavdelningen i vårt it-upphandlingsarbete, till exempel nu när vi gör en upphandling av multifunktionsskrivare. Vi använder oss av en blandning av vedertagna standarder från till exempel TCO och RBA, Responsible Business Alliance, men också med specifika krav. Om vi har ledande organs rekommendationer som miniminivå har vi ett mycket bra utgångsläge.

Kommuner och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar.

Partnerskap inom upphandlingar

Nu är det lite knappt fem år sedan Uppsala kommun började se möjligheterna till närmare partnerskap med leverantörerna i sina it-upphandlingar. Vid den tiden fick it-enheten centralt ansvar för samtliga it-system och lösningar.

– Innan dess använde verksamheten olika avtalsmallar och samarbetade på olika sätt med olika it-leverantörer. Över tid uppstod en del oklarheter om ansvarsområden och åtaganden som bland annat påverkade samarbetet. Vi försöker nu upprätthålla en högre affärsmässighet i våra avtal och relationer med leverantörer.

Den organisatoriska förändringen innebär att upphandlingar görs i samråd med den berörda verksamheten. Många av de större upphandlingarna görs i grunden med funktionskrav och förhandlad upphandling.

– Steg för steg ser vi att dessa it-upphandlingar leder till goda samarbeten med våra leverantörer. Vi försöker gå från ett vi och ni-tänk och försöker jobba mot gemensamma mål. Allt inom ramen för LOU, lagen om offentlig upphandling.

Funktion först

Den verksamhet som planerar en upphandling bildar en arbetsgrupp som formulerar vilka krav, arbetssätt och uppgifter som upphandlingen ska omfatta. Juridiska frågor och övriga formalia hanteras av Per Luks och hans kollegor på kommunens upphandlingsenhet.

– Tar vi HR-avdelningen som exempel kan funktionen förenklat formuleras som systemet ska kunna betala ut lön enligt kommunala regelverket månadsvis och givetvis med mer specifika krav.

– Eller om det gäller en pc-upphandling att datorerna ska fungera enligt en viss nivå på prestanda och produktutbudet ska uppdateras utifrån marknadsutvecklingen ställda utifrån vissa mätetal. På så sätt går vi ifrån tekniska detaljer och diskuterar funktionen med leverantörerna. Vi minskar risken för att få en kopia av vad vi redan har och öppnar för att förändra och förbättra våra arbetssätt.  

Samordning och hållbarhet

Det nya arbetssättet kan räknas hem både i förbättrat arbetssätt, processförbättringar, investeringar och hållbarhet.

Luks Proffe

Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.

– Kommunens verksamhet är utspridd medan it-funktionen är central. Istället för att varje förvaltning har sitt eget system, kan flera nu använda samma system. När det gäller hållbarhet gör centralt samordnad konfiguration och distribution av datorer och skrivare att vi kan få till mer miljösmarta transporter, för att bara ta ett exempel.

Många inom den offentliga sektorn är intresserade av Uppsalas strategi för it-upphandlingar.

– Kommunala verksamheter och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar kring detta. Jag har också hållit föreläsningar i olika forum, bland annat Upphandlingsmyndigheten.

Nu jobbar Uppsala kommun för att på olika sätt förfina kraven i sina it-upphandlingar.

– Bland annat försöker vi formulera än mer mätbara krav på hållbarhet. Precis som vi förhandlar oss fram till att kunna förändra en teknisk leverans under avtalsperioden, vill vi ha möjligheten att ändra kraven på hållbarhet när utvecklingen av till exempel nya material gör det möjligt, säger Per Luks.

14 december 2020 Uppdaterad 17 december 2020 Reporter Anne Hammarskjöld digit Foto Adobestock, Uppsala kommun

Rekommenderad läsning

Fin Skogstomt Utanför Ett Fönster

Örnsköldsvik flyttar hem

29 mar 2021 digit

För att alla medarbetare ska ha en så bra arbetsmiljö som möjligt ombesörjer Örnsköldsviks kommun att alla har den utrusning de behöver när de jobbar från hemmet. Det gäller allt ifrån skärm och tangentbord till arbetsstol, och allt levereras hem till de anställda.

Motorsåg960640

Husqvarna delar verktyg

25 mar 2021 digit

Inför påsk rullas Grannboxen ut, en delningstjänst där grannar erbjuds att abonnera på ett fullt verktygsskåp. Nu söks villaägare i Stockholm, som kan tänka sig att testa det nya cirkulära konceptet.

En Dimmig Skog I Alsace I Frankrike

Sandvikens hållbaraste kontor

23 mar 2021 digit

Nya kontor på Sandbacka Science Park har fokus på hållbarhet och all utrusning, inklusive it och datorer, är återanvända produkter. De sex kontoren är avsedda för startups och småföretag och intresset har varit stort, långt innan inflyttning.

En Talarstol Med Två Mikrofoner

Kommunpolitik på distans

22 mar 2021 digit

Södertälje kommun har fattat beslut under fullmäktigemöten på distans, med ibland drygt 100 ledamöter. Den stora utmaningen har inte varit att få till de tekniska lösningarna, utan att utbilda alla ledamöter hur tekniken fungerar.

Axfood Matsvinn

Mindre svinn på Axfood

11 mar 2021 digit

Automatiserade varubeställningar och handdatorer som identifierar varor med kort datum har minskat matsvinnet från Axfoods butikskedjor till rekordsiffran 1,26 procent.

Olika Mjölkprodukter Och Ägg Mot Gul Bakgrund

Norrmejerier optimerar rutten

2 mar 2021 digit

Norrmejerier kör långa sträckor för att leverera varor till sina kunder. För att minska klimatpåverkan arbetar bolaget både med ruttoptimering och samdistribution.

Träd 960640

AI gör Sverige klimatsmart

24 feb 2021 digit

AI kan hjälpa oss att möta klimatutmaningarna och genom forskning, en gemensam databank och övergripande samarbeten kan Sverige bli bäst på området. Det visar en ny rapport från bland annat AI Sweden och Rise. 

Färgglada Piller

Kalmar signerar digitalt

19 feb 2021 digit

Kalmar kommun har gått över till digital signering för läkemedel inom äldreomsorgen. Det innebär bland annat en större säkerhet för de 3 700 insatserna som sker varje dag inom kommunen.

Flicka Sitter Framför Dator Hemma Och Gör Skoluppgift

Brister i undervisningen

17 feb 2021 digit

Utmaningen med distansundervisning under pandemin har varit att ha en bra och spontan kommunikation mellan lärare och elev. Samtidigt är förhoppningen att undervisning på distans ska bereda vägen för ett bättre regelverk för fjärrundervisning. Det menar forskaren Anna Åkerfeldt.