Bäst på upphandling
– Modellen med funktionskrav och förhandling har blivit väldigt uppskattad av våra leverantörer. Det har inte gått över en natt men med varje upphandling har arbetet blivit allt bättre, bland annat med rätt underlag i form av stöd av RFI, Request for Information, säger Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.
Förutom funktion och förhandling är hållbarhet en viktig variabel i Uppsala kommuns it-upphandlingar. Kommunens hållbarhetsarbete bygger på FN:s Agenda 2030 och har fått stor uppmärksamhet. I år har till exempel WWF, Världsnaturfonden, utsett Uppsala till Sveriges bästa klimatstad.
– Vi har engagerat hållbarhetsavdelningen i vårt it-upphandlingsarbete, till exempel nu när vi gör en upphandling av multifunktionsskrivare. Vi använder oss av en blandning av vedertagna standarder från till exempel TCO och RBA, Responsible Business Alliance, men också med specifika krav. Om vi har ledande organs rekommendationer som miniminivå har vi ett mycket bra utgångsläge.
Kommuner och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar.
Partnerskap inom upphandlingar
Nu är det lite knappt fem år sedan Uppsala kommun började se möjligheterna till närmare partnerskap med leverantörerna i sina it-upphandlingar. Vid den tiden fick it-enheten centralt ansvar för samtliga it-system och lösningar.
– Innan dess använde verksamheten olika avtalsmallar och samarbetade på olika sätt med olika it-leverantörer. Över tid uppstod en del oklarheter om ansvarsområden och åtaganden som bland annat påverkade samarbetet. Vi försöker nu upprätthålla en högre affärsmässighet i våra avtal och relationer med leverantörer.
Den organisatoriska förändringen innebär att upphandlingar görs i samråd med den berörda verksamheten. Många av de större upphandlingarna görs i grunden med funktionskrav och förhandlad upphandling.
– Steg för steg ser vi att dessa it-upphandlingar leder till goda samarbeten med våra leverantörer. Vi försöker gå från ett vi och ni-tänk och försöker jobba mot gemensamma mål. Allt inom ramen för LOU, lagen om offentlig upphandling.
Funktion först
Den verksamhet som planerar en upphandling bildar en arbetsgrupp som formulerar vilka krav, arbetssätt och uppgifter som upphandlingen ska omfatta. Juridiska frågor och övriga formalia hanteras av Per Luks och hans kollegor på kommunens upphandlingsenhet.
– Tar vi HR-avdelningen som exempel kan funktionen förenklat formuleras som systemet ska kunna betala ut lön enligt kommunala regelverket månadsvis och givetvis med mer specifika krav.
– Eller om det gäller en pc-upphandling att datorerna ska fungera enligt en viss nivå på prestanda och produktutbudet ska uppdateras utifrån marknadsutvecklingen ställda utifrån vissa mätetal. På så sätt går vi ifrån tekniska detaljer och diskuterar funktionen med leverantörerna. Vi minskar risken för att få en kopia av vad vi redan har och öppnar för att förändra och förbättra våra arbetssätt.
Samordning och hållbarhet
Det nya arbetssättet kan räknas hem både i förbättrat arbetssätt, processförbättringar, investeringar och hållbarhet.
Per Luks, strategisk it-upphandlare på Uppsala kommun.
– Kommunens verksamhet är utspridd medan it-funktionen är central. Istället för att varje förvaltning har sitt eget system, kan flera nu använda samma system. När det gäller hållbarhet gör centralt samordnad konfiguration och distribution av datorer och skrivare att vi kan få till mer miljösmarta transporter, för att bara ta ett exempel.
Många inom den offentliga sektorn är intresserade av Uppsalas strategi för it-upphandlingar.
– Kommunala verksamheter och andra offentliga verksamheter hör av sig för att fråga om hur vi jobbar kring detta. Jag har också hållit föreläsningar i olika forum, bland annat Upphandlingsmyndigheten.
Nu jobbar Uppsala kommun för att på olika sätt förfina kraven i sina it-upphandlingar.
– Bland annat försöker vi formulera än mer mätbara krav på hållbarhet. Precis som vi förhandlar oss fram till att kunna förändra en teknisk leverans under avtalsperioden, vill vi ha möjligheten att ändra kraven på hållbarhet när utvecklingen av till exempel nya material gör det möjligt, säger Per Luks.
Läs mer om ämnet:
