Bättre SFI och smartare stad med Malmö Civic lab

– Till SFI sker 100 startansökningar i veckan men 22 procent faller ur på grund av att ansökningsprocessen drar ut på tiden. Ibland kan det ta månader och då har den sökandes levnadssituation hunnit förändras. Nu har vi snabbat på och automatiserat hela processen, säger Måns Adler, medgrundare Malmö Civic lab.  

Malmö stad har med Civic lab hämtat inspiration från andra europeiska städer, bland annat Amsterdam och London, och har involverat personer från startups. Verksamheten startade i slutet av 2018 och ett av de första stora projekten var ansökningarna till SFI. 

Tidigare skrev personer in sig på plats i receptionen och fick boka tid till ett tio minuters möte med helt manuella processer. Nu sker inskrivningen digitalt och mötet har blivit till ett e-formulär, som personen kan fylla i när han eller hon vill. 

– Via e-tjänsten gör sedan personalen en bedömning som är fullgod i jämförelse med det tidigare mötet, och minskar även köerna som de sökande hamnar i. Den lösningen kostade 200 000 kronor att utveckla, men vi har samtidigt sparat in årliga kostnader som motsvarar tre heltidsanställningar. 

Lösningen: en cykel

Ett annat Civic lab-projekt handlar om att förbättra situationen för kommunens hemlösa. Antalet hemlösa är nästan konstant 450 i kommunen, och efter att de ansökt om boende får de sova på hotell under tiden. Ansökningsdokumenten får av säkerhetsskäl inte mejlas, vilket gjorde att Civic lab såg chansen att korta processen genom att sätta in matchningsmöten varje torsdag med MKB, Malmö Kommunala Bostads AB, och cykla mellan de fem olika socialförvaltningarna i kommunen.

– Här såg vi ett problem i att man hade designat en process med hotellnätter som drar enorma kostnader, en process som vi försökte snabba på. En hotellnatt kostar 1100 kronor men nu har vi kortat ner den snittliga väntetiden med 12 dagar. Det nya tillvägagångssättet gör att kommunen både sparar in fem miljoner kronor årligen och underlättar för de hemlösa. Och då var lösningen egentligen bara en cykelresa. 

Ytterligare ett exempel kommer från Malmös socialtjänst där brukare och socialsekreterare på grund av sekretess haft problem med en omständlig rumsbokningsprocess. Där har ett nytt digitalt verktyg minskat tiden det tar att boka möten med en minut per tillfälle. 

– Det kan låta som en liten skillnad men med våra 325 socialsekreterare som har 40 möten i månaden blir det en hel del tid som går att lägga på annat. 

Hur har reaktionerna varit?

– I de förvaltningarna vi varit i är bemötandet positivt. När vi kan arbeta ad hoc, förändra arbetssätt och visa konkreta resultat, utan att det behöver vara en process på två år, så skapar det motivation både för oss, brukare och anställda. 

Civic lab har nyligen gått från att vara en projektverksamhet till en permanent verksamhet i kommunen. Det ser Måns Adler som ett kvitto på att arbetssättet är effektivt och att det bevisligen finns områden där kommunen kan fortsätta utvecklas. 

– Det är väldigt roligt när vi får engagera oss till 100 procent och äta, jobba, diskutera och lära känna de olika förvaltningarna över tid. Det finns en enorm volym av välfärdsutmaningar i offentlig sektor som vi kan hjälpa till med framöver.