Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

MS hos Uppsalahem

När Uppsalahem går in i Office 365-plattformen är prio att fokusera på behov och att involvera ledningen. Allt för att öka tryggheten och säkra att Microsoft-produkterna verkligen används.

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 11 maj 2020 digit

Uppsalahem Katt

– Det är lätt hänt att it-avdelningen sköter sitt och hamnar vid sidan av övriga företaget, men för oss har det varit viktigt att genom bland annat workshops involvera vd, ledningsgrupp och mellanchefer för att visa att vi kan modernisera hela bolaget med hjälp av it, inte minst vad gäller digitala arbetssätt och att skapa en arbetsplats som personer vill jobba på. Det gäller att få alla att förstå att verksamhetsutveckling är samma sak som digitalisering, säger Åsa Engström, it- och digitaliseringschef på Uppsalahem.

– Det är klart att vi på it ska lösa problem för de anställda, men det är lika viktigt att ta kommandot och synliggöra outforskad potential. Vi vill få verksamheten att se möjligheter, göra dem beredda att byta perspektiv och tänka på andra sätt. It ska inte vara ett hinder eller något man måste använda sig av, utan det ska minimera hinder och effektivisera våra kollegors dagar.

För Åsa Engström, som så många andra, är tiden den största utmaningen i ett lyckat digitaliseringsarbete. Anställda kan lätt se digitalisering som något som adderas till det de redan gör löpande, men här gäller det att påvisa att tiden de lägger nu kan spara in tid i nästa steg. 

– Som med mycket annat gäller det att avsätta tid för att få tid. Visa på nyttor och börja i små steg. Ett exempel kan vara att ta fram ett arbetssätt hur ni delar dokument. Det är ett litet steg men som ger snabbt resultat. Du har utvecklat verksamheten utan att de upplevt som betungande. 

Teams och kontor i samspel

Ett av de nuvarande projekten handlar om att få medarbetare att använda Teams i sitt dagliga arbete. Här har det varit viktigt att inte rulla ut det som ett it-projekt, utan som ett enkelt verktyg som löser ett antal behov. Företaget är även i en förflyttning till aktivitetsbaserade kontor, och däremellan finns vissa beröringspunkter.

Åsa Engström

Åsa Engström, it- och digitaliseringschef på Uppsalahem.

– Att se den fysiska arbetsplatsen och det digitala kontoret hemifrån som två olika miljöer är förlegat, eftersom det ena inte funkar utan det andra. Teams gör det lättare att komma in i det aktivitetsbaserade kontoret och nya arbetssättet som det medför. Här har ledningsgrupp och mellanchefer varit involverade och pushat medarbetarna till att lära sig dra nytta av verktyget.

– Alla behöver veta hur de exempelvis bokar möten, delar dokument och genomför möten och känna att de har verktygen som krävs för att lyckas, annars leder det lätt till mer arbete och ökad frustration.

Viktigt är därför att alla anställda känner att de kan ställa krav på tekniken. Upplever de en otrygghet och tycker att tekniken är krånglig kan det få konsekvenser även i den externa digitaliseringen. Sänkta trösklar mellan it och övrig verksamhet är A och O. 

– Det blir en ond spiral om anställda tycker att det är krångligt med exempelvis Teams, därför att då kommer de inte vilja använda det externt heller. Den rådande situationen med coronaviruset förutsätter även att i stort sett alla vet hur man har videomöten. Då får inte trösklarna vara för höga, alla behöver känna sig bekväma med det och våga ställa dumma frågor. 

Tips och råd för lyckad digitalisering

  1. Anställda kan ha förutfattade meningar och rädslor för vad it är. Det höjer tröskeln. Det viktigaste är att förklara svåra saker på ett begripligt sätt, prata behov och möjlighet, inte teknik. Det är med förtroende som trösklar sänks. Berätta att ni gör det tillsammans. 
  2. Visa på förbättringar. Små lösningar löser små problem som tillsammans löser större problem. Att vi som it-avdelning har en vision att hela företaget ska använda Teams är helt ointressant för resterande verksamheten. Bryt ner det i små steg så att alla kommer igång. Bryt ner problem som dyker upp i små hinder, som ni ihop kan ta er över successivt. 
  3. De anställda måste också känna trygghet i att de kan ställa krav på tekniken. Den finns egentligen bara till för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete. Förutom säkerhetsrelaterade frågor finns det få saker som en anställd kan göra fel, ifall ett system fungerar som det ska. Om det finns ett problem så går det att lösa. Det är ofta systemets fel, inte användarens. Det behöver de förstå.

Rekommenderad läsning

maria och jesusbarnet på färgat glas i en kyrka.jpg
video

Digital kyrka i tiden

5 maj 2020 digit

Ökad efterfrågan på digitala gudstjänster och jourhavande präster är några effekter som Svenska kyrkan ser under rådande pandemi. När allt blir mer normalt hoppas samfundet på digitala lösningar för att boka dop och att alla 22 000 anställda ska ha tillgång till Office 365. 

gem och häftstift i glada färger.jpg
video
ett samarbete mellan Microsoft och Voister

AJ:s agila arbete

27 apr 2020 digit

Med Power BI får AJ Produkter bättre koll på lönsamhet, nyckeltal och affärer. Det menar Johan Petersson, CIO på AJ Produkter.

växjö.jpg
video

Växjö växer med Teams

18 jul 2019 digit

I Växjö har kommunen utbildat över 4000 medarbetare i hur de kan arbeta smartare efter förflyttningen till molnet och Office 365. Redan nu har verktyg som Flow och Forms varit centrala för att förenkla ärendehantering och med Teams samlas många av arbetsrutinerna under ett och samma tak. 

morätter skurna och upplagt i ett mönster.jpg

Så kom ST in i matchen

27 jan 2020 digit

På bara några år har fackförbundet ST vänt utvecklingen från digital ökenvandring till att vara en förebild för andra. Med visionen om it som tjänst följde också en bunt morötter i form av verktyg som Outlook och Onenote.

minecraft-satya.jpg

Nyheter från Ignite

4 nov 2019 digit

Lagra data via glas, integrerad AI i ditt Microsoft 365 och möjligheten att använda Azures tjänster även i andra molnmiljöer, var några av nyheterna under Satya Nadellas keynote på Microsoft Ignite.

närbild på skor på campare i närbild när de går.jpg

Vagabonds väg framåt

25 nov 2019 digit

Skoföretaget Vagabond städar ut gamla system och förbereder för Microsofts senaste produkter. Med en global organisation och nya onlinebutiker ligger fokus för bolagets nya CIO Jesper Lagernäs på att bygga en proaktiv it-avdelning med smart infrastruktur.

vallmoblommor och annat i närbild på en äng.jpg

LRF:s nya it-miljö

30 mar 2020 digit

Lantbrukarnas riksförbund har satsat på en effektiv digital miljö för att stödja verksamheten. Utöver verktygen i Office 365 har it-avdelningen gjort sig av med gammalt arv och ser redan effekterna av moderniseringen. 

två robotar skakar hand.jpg

Två sidor av samma bot

19 mar 2020 digit

Kombinationen bra service och hög integritet är emellanåt svår att uppnå med digitala assistenter. Därför är det viktigt att själv kunna välja vilken information du vill dela med dig av. Det menar Sören Berglund, it-chef, Umeå universitet.

färgglatt godis.jpg
video
Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

MS bjuder på O365

25 mar 2020 digit

Antalet hemmajobbare i Sverige har fullkomligt exploderat i takt med coronavirusets utbredning. För att underlätta för all verksamhet erbjuder nu Microsoft kostnadsfri användning av Officepaket och därmed kan Teams bli navet för allt arbete på distans.