Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Växjö växer med Teams

Växjö kommunen har utbildat drygt 4 000 medarbetare i hur de kan arbeta smartare med hjälp av molnet och Office 365. Redan nu är verktygen Flow och Forms centrala för att förenkla jobbet och med Teams samlas många rutiner på ett ställe.

Text Elisabeth Nore Foto Fredrik Kron, Adobestock 18 juli 2019 digit

– Vi arbetar mycket för att hålla ihop it och med verksamhetsutveckling. Det har dessutom format hur vi organiserar oss och vilka frågor vi fokuserar på framöver, säger Pontus Berglund, digitaliseringschef i Växjö kommun.

Hur är ni organiserade?

– Sedan i våras är vi organiserade i två delar. Vi har dels en it-enhet som fungerar som en traditionell leveransorganisation, dels en digitaliseringsenhet, som jag leder och där även våra verksamhetsutvecklare ingår. Det är en tydlig signal om att digitalisering är en fråga om verksamhetsutveckling.

Vad är aktuellt just nu för dig?

– Vi arbetar med ganska mycket frågor. Vi stöttar våra verksamheter med de strategiska bitarna, vilket är otroligt viktigt för förändringsarbetet. Att kunna förankra hos medarbetare var vi är på väg är en annan viktig del, och att vi har en gemensam riktning och gemensamma prioriteringsgrunder, så att vi fokuserar på rätt saker.

– Sedan har vi naturligtvis massor av initiativ på gång där vi försöker stötta dem som vi bedömer har bäst potential att lyckas. Mycket handlar om att använda det vi redan har. Det är otroligt centralt. Vi har bland annat gjort en förflyttning till Office 365.

– Vi klassrumsutbildade över 4 000 medarbetare, vilket gav oss en grund att stå på för att verkligen använda de verktyg vi har. Vi ser nu att när vi lägger in en liten växel och medarbetarna är utbildade med verktygen framför sig, kan man börja arbeta med koncept som vardagsdigitalisering. Där använder vi kraften i de verktygen vi har till att bygga smarta lösningar.

Har du något exempel på vardagsdigitalisering?

– Ja, till exempel kommunhälsan. Tidigare har det varit mycket mejl och telefonsamtal och det har varit svårt att få en uppföljning på de ärenden som kommer in. Nu använder vi styrkan i Forms, Sharepoint och Flow och bygger enkla applikationer där användarna möter ett formulär, som därefter taggas och byggs på med information som användarna inte behöver ange själva. Sedan landar det in i en struktur där chefen får en översikt och handläggarna kan följa sitt ärende. Det blir helt enkelt mycket lättare att arbeta.

Det låter smart. Hur har ni arbetat med utbildning?

– Den stora utbildningsinsatsen som vi har gjort har varit oerhört viktig för oss. Sedan måste man ha medarbetare som går lite före och har lite mer kompetens och där har vi nyttjat vår it-enhet. Vi har ett antal personer som arbetar som lösningsarkitekter och specialister. De har en kompetens och en förmåga att identifiera de lågt hängande frukterna och bygga smarta och enkla lösningar.

– Det är en fantastiskt häftig resa, bara att se hur man tar fram lösningarna. Det gör man inte genom att ta fram en lång kravspecifikation som man diskuterar, utan man sätter sig ner tillsammans och bygger en prototyp under ett mötets gång, gemensamt på en skärm. Det är naturligtvis en helt annan sak än att man ska försöka beskriva något som inte finns.

Vad tycker du bäst om i Office 365?

– Det är nog samma sak som alla andra tycker om just nu, det vill säga Teams. Där finns en enorm potential att öka produktiviteten, och förenkla samarbetet och dela information. Det är fantastiskt när man ser en del verksamheter som har börjat använda det och tagit en hel del kliv.

Vad handlar det om?

– Att man knyter in många informationskällor på en och samma gång. Jag satt med omsorgsförvaltningen häromdagen exempelvis, och såg hur de arbetade med sin utvecklingsenhet. Där har man utvecklat Teamsytan till att inkludera allt från anteckningar till hur man följer upp ärenden och väldigt mycket saker som är samlade på samma ställe nu. Man slipper helt enkelt att leta på flera olika ställen.

Rekommenderad läsning

ostersund-pa-hosten.jpg

Vård i molnet med O365

17 okt 2018 digit

När Sveriges till ytan tredje största län flyttar till molnet är det mycket som står på spel. Men tack vare snabba beslutsvägar och förståelse för verksamhetens utmaningar har mycket hänt på kort tid i Region Jämtland Härjedalen.

man och kvinna i liten motorbåt på havet.jpg
video

Därför älskar kommunerna RPA

16 aug 2018 digit

Robotisering, automatisering och GDPR driver på utvecklingen i svenska kommuner. Uddevalla och Avesta är två kommuner som tar fram lösningar för att medborgarnas och kommunens bästa, men parallellt behövs tid och utbildning för att lära nytt. 

varnamo-960640.jpg

Värnamo växer varaktigt

4 dec 2018 digit

Värnamo hoppas på att fler flyttar till den småländska kommunen. Planen är att vara 40 000 invånare år 2035 och för att det ska ske krävs samhällsnära tjänster, ett ökat fokus på hållbarhet och att rekrytera nya talanger.

socionom-pratar-med-barn.jpg

Tvekan i Trelleborg

30 okt 2018 digit

Att låta robotar besluta om Trelleborgs försörjningsstöd ger snabbare service, ökat fokus på medborgaren och större effektivitet. Samtidigt är frågan politiskt känslig eftersom den sökande är sårbar och det finns brister i transparensen. Det visar ny forskning från Göteborgs universitet.

scania-i-molnet.jpg
video

Scania väljer valfrihet

24 okt 2018 digit

Med målet att erbjuda sina 50 000 medarbetare full valfrihet i 100 länder driver Scania nu en pilot för Macanvändare i molnet. Jätteprojektet med många tekniska utmaningar blir en värdefull erfarenhet också för den övriga Volkswagen-koncernen.

solnedgang-over-centrala-uppsala.jpg
video

Uppsala uppskattar Teams

5 nov 2018 it i skolan

Med hjälp av Teams har utbildningsförvaltningen i Uppsala fått ny energi i arbetet med digitalisering. Nu kan information delas snabbt och enkelt och ger också möjlighet till nya samarbeten mellan pedagoger och rektorer.

röda hus i falun längs med faluån.jpg
video

Molnstrategin för Falu och Flen

14 jun 2018 digit

Kommunerna Falu och Flen må ha valt olika molnlösningar men resultaten har mycket gemensamt: att med medborgarna i centrum utveckla god service och smidig kommunikation helt enligt kraven från GDPR och svensk lag. 

kraftnat-i-solsken.jpg

Effektiv energi med O365

13 feb 2019 digit

Det finns många stenar på vägen när två organisationer med föråldrade it-system ska slås ihop till något mer lönsamt. För energi- och miljöbolaget ESEM har fokus på ansvar och struktur banat vägen för förändring. 

malmo-960640.jpg

W10 för Region Skåne

19 feb 2019 digit

Region Skåne rullar ut Windows 10 till 36 000 klienter och jobbar parallellt med projektet Skånes Digitala Vårdsystem. Båda delarna kommer att förändra regionens sätt att arbeta produktivt.