Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Växjö växer med Teams

Växjö kommunen har utbildat drygt 4 000 medarbetare i hur de kan arbeta smartare med hjälp av molnet och Office 365. Redan nu är verktygen Flow och Forms centrala för att förenkla jobbet och med Teams samlas många rutiner på ett ställe.

– Vi arbetar mycket för att hålla ihop it och med verksamhetsutveckling. Det har dessutom format hur vi organiserar oss och vilka frågor vi fokuserar på framöver, säger Pontus Berglund, digitaliseringschef i Växjö kommun.

Hur är ni organiserade?

– Sedan i våras är vi organiserade i två delar. Vi har dels en it-enhet som fungerar som en traditionell leveransorganisation, dels en digitaliseringsenhet, som jag leder och där även våra verksamhetsutvecklare ingår. Det är en tydlig signal om att digitalisering är en fråga om verksamhetsutveckling.

Vad är aktuellt just nu för dig?

– Vi arbetar med ganska mycket frågor. Vi stöttar våra verksamheter med de strategiska bitarna, vilket är otroligt viktigt för förändringsarbetet. Att kunna förankra hos medarbetare var vi är på väg är en annan viktig del, och att vi har en gemensam riktning och gemensamma prioriteringsgrunder, så att vi fokuserar på rätt saker.

– Sedan har vi naturligtvis massor av initiativ på gång där vi försöker stötta dem som vi bedömer har bäst potential att lyckas. Mycket handlar om att använda det vi redan har. Det är otroligt centralt. Vi har bland annat gjort en förflyttning till Office 365.

– Vi klassrumsutbildade över 4 000 medarbetare, vilket gav oss en grund att stå på för att verkligen använda de verktyg vi har. Vi ser nu att när vi lägger in en liten växel och medarbetarna är utbildade med verktygen framför sig, kan man börja arbeta med koncept som vardagsdigitalisering. Där använder vi kraften i de verktygen vi har till att bygga smarta lösningar.

Har du något exempel på vardagsdigitalisering?

– Ja, till exempel kommunhälsan. Tidigare har det varit mycket mejl och telefonsamtal och det har varit svårt att få en uppföljning på de ärenden som kommer in. Nu använder vi styrkan i Forms, Sharepoint och Flow och bygger enkla applikationer där användarna möter ett formulär, som därefter taggas och byggs på med information som användarna inte behöver ange själva. Sedan landar det in i en struktur där chefen får en översikt och handläggarna kan följa sitt ärende. Det blir helt enkelt mycket lättare att arbeta.

Det låter smart. Hur har ni arbetat med utbildning?

– Den stora utbildningsinsatsen som vi har gjort har varit oerhört viktig för oss. Sedan måste man ha medarbetare som går lite före och har lite mer kompetens och där har vi nyttjat vår it-enhet. Vi har ett antal personer som arbetar som lösningsarkitekter och specialister. De har en kompetens och en förmåga att identifiera de lågt hängande frukterna och bygga smarta och enkla lösningar.

– Det är en fantastiskt häftig resa, bara att se hur man tar fram lösningarna. Det gör man inte genom att ta fram en lång kravspecifikation som man diskuterar, utan man sätter sig ner tillsammans och bygger en prototyp under ett mötets gång, gemensamt på en skärm. Det är naturligtvis en helt annan sak än att man ska försöka beskriva något som inte finns.

Vad tycker du bäst om i Office 365?

– Det är nog samma sak som alla andra tycker om just nu, det vill säga Teams. Där finns en enorm potential att öka produktiviteten, och förenkla samarbetet och dela information. Det är fantastiskt när man ser en del verksamheter som har börjat använda det och tagit en hel del kliv.

Vad handlar det om?

– Att man knyter in många informationskällor på en och samma gång. Jag satt med omsorgsförvaltningen häromdagen exempelvis, och såg hur de arbetade med sin utvecklingsenhet. Där har man utvecklat Teamsytan till att inkludera allt från anteckningar till hur man följer upp ärenden och väldigt mycket saker som är samlade på samma ställe nu. Man slipper helt enkelt att leta på flera olika ställen.

18 juli 2019 Reporter Elisabeth Nore digit Foto Fredrik Kron, Adobestock

Rekommenderad läsning

En Talarstol Med Två Mikrofoner

Kommunpolitik på distans

22 mar 2021 digit

Södertälje kommun har fattat beslut under fullmäktigemöten på distans, med ibland drygt 100 ledamöter. Den stora utmaningen har inte varit att få till de tekniska lösningarna, utan att utbilda alla ledamöter hur tekniken fungerar.

Ms Ignite 21

Molnfokus under Ignite

3 mar 2021 digit

Molnet förändrar världen på fem fundamentala sätt och stärker datahantering, AI och samarbeten världen över. Det menar Microsofts CEO Satya Nadella, som under sin keynote dessutom presenterade årets stora nyhet Microsofts Mesh, en helt ny plattform för MR, mixed reality.

Ansikten Östersnd 960640

It för teknikovana

16 feb 2021 digit

Östersund vill öka teknikvanan hos medarbetarna och de som bor i kommunen, bland annat genom att öka användningen av Ipads, videomöten och digitala utbildningar. Vissa projekt har varit lyckade, andra har stött på problem.

Böcker På Ett Bibliotek

Malmö först i Sverige

27 jan 2021 digit

Ett nytt och intelligent logistiksystem på biblioteken i Malmö stad ska göra det enklare för låntagarna och underlätta för personalen. Malmö är först i Sverige med det nya systemet och flera andra kommuner har redan visat intresse.

Ritad Gul Stjärna

Säffle bäst på Facebook

13 jan 2021 digit

Säffle är bäst i Sverige på att engagera sina medborgare på Facebook. En återkommande tonalitet, saklighet och att inte jaga gilla-markeringar är några av nycklarna till framgång.

Publik Stolar
video
Ett samarbete med Microsoft

Azure för publik sektor

1 dec 2020 digit

Microsoft lanserar Molndesign för Offentlig Sektor, en lösning som ska förenkla användandet av molntjänster i Microsoft Azure för kommuner, regioner och myndigheter.

Karl Oskar Och Kristina Monument I Karlshamn

Ny RPA-tid i Karlshamn

18 nov 2020 digit

Ett ärende som tidigare tog två veckor kan nu hanteras på en dag. Det är resultatet när Karlshamns kommun anlitade en RPA för att sköta två uppgifter på löneenheten. Digitala e-tjänster har varit en viktig förutsättning och nu tittar lönechef Annika Risberg på ytterligare processer att automatisera.

Tre Mute Ikoner

Hindra mute i Teams

12 nov 2020 digit

Motverka mute, ny offline-funktion och nya Teams-mallar. Microsoft Teams får ständigt nya uppdateringar i takt med att fler och fler användare ansluter sig till tjänsten.

Personer Sitter Med Ben I Kors Mot Vägg
video
Ett samarbete med Microsoft

Revision med Azure

6 nov 2020 digit

Nya samarbeten, rätt person på rätt plats och en framtidssäkrad plattform för både distansarbete och framtida tjänster. Så har Microsoft Azure hjälp revisionsbyrån Value & Friends.