Rätt väg för Transportstyrelsen

– För att kunna leva upp till en hög säkerhetsnivå så behövs rutiner och principer och i viss mån är jag spindeln i nätet på myndigheten då jag hela tiden jobbar tätt ihop med beslutsfattare, applikationsägare, inköpsenheten och slutanvändare. Det är även viktigt att i ett tidigt skede av ett nytt projekt vara involverad i licensfrågor för att hinna påverka och undvika fallgropar vad det gäller risker och kostnader, säger Jimmy Wallebring, licensansvarig på Transportstyrelsen. 

Jimmy Wallebring arbetar för att organisationen ska vara rätt licensierade ur ett legalt perspektiv. Det vill säga att ha licens för alla programvaror som används och att följa avtalsvillkoren.

– Transportstyrelsen ska för varje tidpunkt inneha en optimal sammansättning av licenser. Vi måste upprätthålla en proaktiv licenshantering där det sker kontinuerliga överväganden kring vilka programvaror och licensformer som vi ska teckna. Många avtal sträcker sig över lång tid och kostnaderna för en programvara över hela dess livscykel måste tas i beaktning. 

– Det är också viktigt att kontrollera alla nya programvaror. Detta gör vi med hjälp av en tydlig inköpsprocess som bland annat ser till att alla nya programvaror ska vara godkända ur ett säkerhetsperspektiv samt ha en utpekad applikationsägare.

Lång väg hit

Men så här har det inte alltid sett ut. När Jimmy Wallebring 2011 började på Transportstyrelsen så hade myndigheten ingen licensansvarig. Han började tidigt att sköta ärendena som hade med licenser att göra, och behovet av mer struktur och uppföljning blev allt tydligare. 2015 blev Jimmy Wallebring därför licensansvarig på Transportstyrelsen, en roll som han själv fick bygga upp med stöd från it-ledningen och myndighetens licenspartner.

Då fanns ett massivt jobb framför honom då han behövde identifiera alla licensbevis och avtal. Mörkertalet var stort och bevisen fanns i mejl, pappersform, funktionsbrevlådor och så vidare. Detta behövde redas ut för varje programvara. Ett arbete som tog lång tid.

– Det är därför licenshantering är något man behöver jobba med hela tiden, annars kan allt falla rätt snabbt. Det gäller att hålla sig ajour och kolla upp tillverkarnas komplexa licensregler, har man missat att de bytt licensregler blir det till exempel mycket svårare att klara en licensrevision sedan. Men det är inte alltid så lätt att vara helt uppdaterad överallt – här är ordning och struktur navet.

Som hjälp att skapa ordning använder sig Jimmy Wallebring av Snow License Manager, ett program som registrerar alla applikationer, licenser och avtal på ett ställe. Där kan man bland annat se hur länge licenserna är giltiga och med hjälp av notiser och rapporter agera i god tid innan avtal och licenser riskerar att löpa ut.

– Här kan man också bygga in automatiseringar. Vad gäller avveckling av programvara så kan man se om någon applikation inte har använts på exempelvis tre månader, och då avinstalleras den automatiskt. Det kan spara mycket pengar.

Hjälper varandra

Jimmy Wallebring förespråkar samarbeten. Ibland träffar han licensansvariga på andra företag, organisationer och myndigheter för att diskutera gemensamma frågor.

– Sammanfattningsvis så kan jag nu fyra år senare säga att vi har kontroll över våra licenser, vilket både känns roligt och väldigt skönt. Men arbetet fortsätter såklart, säger Jimmy Wallebring.