Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Rätt väg för Transportstyrelsen

bilar-transportstyrelsen960640.jpg

Från kaos till kontroll. Med hjälp av automation, struktur och samarbeten har Transportstyrelsen fått koll på sina licenser. Resultatet är lägre kostnad och tydliga system.

 För att kunna leva upp till en hög säkerhetsnivå så behövs rutiner och principer och i viss mån är jag spindeln i nätet på myndigheten då jag hela tiden jobbar tätt ihop med beslutsfattare, applikationsägare, inköpsenheten och slutanvändare. Det är även viktigt att i ett tidigt skede av ett nytt projekt vara involverad i licensfrågor för att hinna påverka och undvika fallgropar vad det gäller risker och kostnader, säger Jimmy Wallebring, licensansvarig på Transportstyrelsen. 

Jimmy Wallebring arbetar för att organisationen ska vara rätt licensierade ur ett legalt perspektiv. Det vill säga att ha licens för alla programvaror som används och att följa avtalsvillkoren.

– Transportstyrelsen ska för varje tidpunkt inneha en optimal sammansättning av licenser. Vi måste upprätthålla en proaktiv licenshantering där det sker kontinuerliga överväganden kring vilka programvaror och licensformer som vi ska teckna. Många avtal sträcker sig över lång tid och kostnaderna för en programvara över hela dess livscykel måste tas i beaktning. 

– Det är också viktigt att kontrollera alla nya programvaror. Detta gör vi med hjälp av en tydlig inköpsprocess som bland annat ser till att alla nya programvaror ska vara godkända ur ett säkerhetsperspektiv samt ha en utpekad applikationsägare.

Lång väg hit

Men så här har det inte alltid sett ut. När Jimmy Wallebring 2011 började på Transportstyrelsen så hade myndigheten ingen licensansvarig. Han började tidigt att sköta ärendena som hade med licenser att göra, och behovet av mer struktur och uppföljning blev allt tydligare. 2015 blev Jimmy Wallebring därför licensansvarig på Transportstyrelsen, en roll som han själv fick bygga upp med stöd från it-ledningen och myndighetens licenspartner.

Då fanns ett massivt jobb framför honom då han behövde identifiera alla licensbevis och avtal. Mörkertalet var stort och bevisen fanns i mejl, pappersform, funktionsbrevlådor och så vidare. Detta behövde redas ut för varje programvara. Ett arbete som tog lång tid.

Om någon applikation inte har använts på exempelvis tre månader, så avinstalleras den automatiskt. Det kan spara mycket pengar.

Jimmy Wallebring

 Det är därför licenshantering är något man behöver jobba med hela tiden, annars kan allt falla rätt snabbt. Det gäller att hålla sig ajour och kolla upp tillverkarnas komplexa licensregler, har man missat att de bytt licensregler blir det till exempel mycket svårare att klara en licensrevision sedan. Men det är inte alltid så lätt att vara helt uppdaterad överallt  här är ordning och struktur navet.

Som hjälp att skapa ordning använder sig Jimmy Wallebring av Snow License Manager, ett program som registrerar alla applikationer, licenser och avtal på ett ställe. Där kan man bland annat se hur länge licenserna är giltiga och med hjälp av notiser och rapporter agera i god tid innan avtal och licenser riskerar att löpa ut.

 Här kan man också bygga in automatiseringar. Vad gäller avveckling av programvara så kan man se om någon applikation inte har använts på exempelvis tre månader, och då avinstalleras den automatiskt. Det kan spara mycket pengar.

Hjälper varandra

Jimmy Wallebring förespråkar samarbeten. Ibland träffar han licensansvariga på andra företag, organisationer och myndigheter för att diskutera gemensamma frågor.

 Sammanfattningsvis så kan jag nu fyra år senare säga att vi har kontroll över våra licenser, vilket både känns roligt och väldigt skönt. Men arbetet fortsätter såklart, säger Jimmy Wallebring.

8 mars 2019 Uppdaterad 11 mars 2019 Reporter Fredrik Adolfsson digit Foto Adobestock

Rekommenderad läsning

Flygbild Över Autobahn

Digital EU-snabbväg

15 dec 2020 digit

En ny sajt ska underlätta för både företag och privatpersoner i EU att hitta utföra ärenden och hitta information digitalt inom hela EU. I Sverige har DIGG hjälpt 60 svenska myndigheter att ansluta sig till youreurope.eu.

Malmö Civic Lab

Labbet gör Malmö smart

24 aug 2020 digit

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Drönare Regler

Drönarregler skjuts upp

10 jun 2020 digit

På grund av coronapandemin har EU beslutat sig för att skjuta på införandet av nya drönarregler. Kraven på registrering och drönarkort gäller därmed från 1 januari 2021, istället för 1 juli 2020.

dronarfoto.jpg

Guide för drönare

7 maj 2020 digit

Från och med 1 januari 2021 gäller EU:s nya regler för drönarflygning. Nu har Transportstyrelsen lanserat en guide där du som användare kan se vad som gäller. 

tre söta robotar städar mot gul bakgrund.jpg
video
ett samarbete med ibm

Botten som lyfter kundtjänst

17 feb 2020 digit

Arbetet i kundernas CRM-system blev snabbt allt mer tidskrävande för Fastighetssnabben. IBM:s molnbaserade RPA-lösning ger mer tid till medarbetarna att ägna sig åt kunder och att genomföra förbättringar.

forskare i labbet.jpg
video
Ett samarbete mellan Red Hat och Voister

Universitet som väljer Openshift

13 feb 2020 digit

Göteborgs universitet ska byta plattform för sin webbplats. I arbetet kommer Red Hat Openshift att hjälpa utvecklarna med att hantera, utveckla och testa alla appar som byggs, med det tydliga målet att allt ska gå snabbare.

kvinna tittar ointresserat och besviket i kameran.jpg

Missen med RPA

11 dec 2019 digit

Det finns stora förhoppningar bland företag om möjligheterna med RPA och intelligent automation. Samtidigt har nästan 70 procent glömt bort ett av de viktigaste resultaten av effektiv automatisering.

dalahastar.jpg

Beslut om blockkedja

6 dec 2019 digit

Lantmäteriet och DIGG har fått i uppdrag av regeringen att prova ny teknik för automatisering i offentlig förvaltning. När uppdraget är slut ska materialet samlas in för att kunna användas vidare. 

blå 3draket skjuts upp.jpg
video

Snabb it på Nordea

19 nov 2019 digit

Automation och ett öppet API har påskyndat all utveckling på Nordeas it-avdelning. Utöver snabbare resultat har det nya arbetssättet också sparat tid för bankens medarbetare.