Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Rätt väg för Transportstyrelsen

Från kaos till kontroll. Med hjälp av automation, struktur och samarbeten har Transportstyrelsen fått koll på sina licenser. Resultatet är lägre kostnad och tydliga system.

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 8 mars 2019 digit

bilar-transportstyrelsen960640.jpg

 För att kunna leva upp till en hög säkerhetsnivå så behövs rutiner och principer och i viss mån är jag spindeln i nätet på myndigheten då jag hela tiden jobbar tätt ihop med beslutsfattare, applikationsägare, inköpsenheten och slutanvändare. Det är även viktigt att i ett tidigt skede av ett nytt projekt vara involverad i licensfrågor för att hinna påverka och undvika fallgropar vad det gäller risker och kostnader, säger Jimmy Wallebring, licensansvarig på Transportstyrelsen. 

Jimmy Wallebring arbetar för att organisationen ska vara rätt licensierade ur ett legalt perspektiv. Det vill säga att ha licens för alla programvaror som används och att följa avtalsvillkoren.

– Transportstyrelsen ska för varje tidpunkt inneha en optimal sammansättning av licenser. Vi måste upprätthålla en proaktiv licenshantering där det sker kontinuerliga överväganden kring vilka programvaror och licensformer som vi ska teckna. Många avtal sträcker sig över lång tid och kostnaderna för en programvara över hela dess livscykel måste tas i beaktning. 

– Det är också viktigt att kontrollera alla nya programvaror. Detta gör vi med hjälp av en tydlig inköpsprocess som bland annat ser till att alla nya programvaror ska vara godkända ur ett säkerhetsperspektiv samt ha en utpekad applikationsägare.

Lång väg hit

Men så här har det inte alltid sett ut. När Jimmy Wallebring 2011 började på Transportstyrelsen så hade myndigheten ingen licensansvarig. Han började tidigt att sköta ärendena som hade med licenser att göra, och behovet av mer struktur och uppföljning blev allt tydligare. 2015 blev Jimmy Wallebring därför licensansvarig på Transportstyrelsen, en roll som han själv fick bygga upp med stöd från it-ledningen och myndighetens licenspartner.

Då fanns ett massivt jobb framför honom då han behövde identifiera alla licensbevis och avtal. Mörkertalet var stort och bevisen fanns i mejl, pappersform, funktionsbrevlådor och så vidare. Detta behövde redas ut för varje programvara. Ett arbete som tog lång tid.

Om någon applikation inte har använts på exempelvis tre månader, så avinstalleras den automatiskt. Det kan spara mycket pengar.

Jimmy Wallebring

 Det är därför licenshantering är något man behöver jobba med hela tiden, annars kan allt falla rätt snabbt. Det gäller att hålla sig ajour och kolla upp tillverkarnas komplexa licensregler, har man missat att de bytt licensregler blir det till exempel mycket svårare att klara en licensrevision sedan. Men det är inte alltid så lätt att vara helt uppdaterad överallt  här är ordning och struktur navet.

Som hjälp att skapa ordning använder sig Jimmy Wallebring av Snow License Manager, ett program som registrerar alla applikationer, licenser och avtal på ett ställe. Där kan man bland annat se hur länge licenserna är giltiga och med hjälp av notiser och rapporter agera i god tid innan avtal och licenser riskerar att löpa ut.

 Här kan man också bygga in automatiseringar. Vad gäller avveckling av programvara så kan man se om någon applikation inte har använts på exempelvis tre månader, och då avinstalleras den automatiskt. Det kan spara mycket pengar.

Hjälper varandra

Jimmy Wallebring förespråkar samarbeten. Ibland träffar han licensansvariga på andra företag, organisationer och myndigheter för att diskutera gemensamma frågor.

 Sammanfattningsvis så kan jag nu fyra år senare säga att vi har kontroll över våra licenser, vilket både känns roligt och väldigt skönt. Men arbetet fortsätter såklart, säger Jimmy Wallebring.

Rekommenderad läsning

lantmateriet-mixedrealirt-960640.jpg

MR och containrar för Lantmäteriet

15 okt 2018 digit

När Lantmäteriet omvärldsbevakar så är det bland annat Windows Server 2019, mixed reality, containrar och automatisering som är i fokus. Gemensamt för lösningarna är att de ska kunna leda till en ökad effektivisering inom flera olika områden. 

 

tjej-ostersund-rpa-960640.jpg
video

RPA fixar lönen i Östersund

28 sep 2018 digit

Under 2018 har en RPA arbetat på Östersunds kommuns löneavdelning. Den har frigjort tid för de anställda som kunnat fokusera på utveckling och nu tittar kommunen på ytterligare arbetsområden för roboten.

gacha-bus1.jpg

Busstur i ur och skur

22 nov 2018 digit

Det japanska företaget Muji har tillsammans med Sensible 4, ett finskt företag som utvecklar system för självkörande fordon, skapat en robotbuss som kan köra i alla väder.

svea-hovrätt-960640.jpg

VR och drönare i domstolen

20 feb 2019 digit

VR för att skydda brottsoffer och drönare för att effektivisera arbetet. Nu tittar Domstolsverket på ny teknik som kan underlätta för landets domstolar.

vallmo-sadesfalt-960640.jpg

Lantmäteriet utvecklar EU-blockkedja

18 jan 2019 digit

Lantmäteriet är, som många vet, en myndighet som alltid försöker vara i digital framkant. Bland annat arbetar de mycket med AI och blockchain. Nu har arbetet fört Mats Snäll, chef för digital utveckling, in i EU:s projekt European Blockchain Partnership. 

forare-pratar-i-kommradion.jpg

Tunga krav på regeringen

17 dec 2018 digit

För transportsektorn innebär det nuvarande stora teknikskiftet mot uppkopplade och självkörande bilar stora möjligheter för klimatet, ekonomin och rekryteringen. Men för att ta vara på fördelarna krävs en del insatser från såväl Skolinspektionen som regeringen.

folk kastar pappersflygplan mot blå himmel.jpg
video

Söderhamns smarta strategi

4 jun 2019 digit

En kommun med höga ambitioner och behov av automatisering och andra lösningar kan känna sig ganska ensam. Genom samarbetet med de fem andra hälsingekommunerna kan Söderhamn säkra både det papperslösa kontoret och hög kompetens inom digitalisering.

mycket folk på ett torg, bild tagen uppifrån.jpg

Krav på ny e-leg

18 apr 2019 digit

SKL vill göra det möjligt för alla personer att ha tillgång till en digital legitimation. Idag är det många som inte tillåts ett bank-id och därmed står de utanför en stor del av samhället, vilket också innebär mer jobb för kommuner och offentlig förvaltning.

sjalvkorande-fordon.jpg

Hotet mot kollektivtrafiken

4 jun 2019 digit

Keolis och Rise ska i ett forskningsprojekt utreda vilka tjänster och innovationer som krävs för att lyckas med självkörande fordon i kollektivtrafiken.