Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Sätt gränser för licenser

Postnord arbetar aktivt med Software Asset Management, inte minst eftersom det finns mycket pengar att spara om det sköts på rätt sätt. 

Text Tim Leffler Foto Mostphotos 10 oktober 2018 digit

brevlådor på rad på en röd stuga2.jpg

– Jag har arbetat med licenshantering i över 20 år och min erfarenhet är att det är ganska styvmoderligt behandlat. I princip vilket företag som helst har koll på hur många skrivbordsstolar de har, men när, hur många, och för hur mycket pengar man köpte in sina Office-paket är inte lika självklart, säger Sven Gehlsdorf, licensansvarig på PostNord.

Precis som många vittnar om att GDPR har varit ett ypperligt tillfälle att få ordning på de data man hanterar, kan en bra licenshantering vara en vinst för företaget.

Det skulle vara unikt att våga vara proaktiv

Sven Gehlsdorf , Licensansvarig, PostNord

– Antingen har man fler licenser än vad man har användare, och det förlorar man onödiga pengar på. Eller så har man för få licenser och det är olagligt. En tredje variant är att man faktiskt har koll på sina licenser, men det kan ändå vara så att man inte utnyttjar de inköpta verktygen till fullo. Har man köpt en Porsche vill man ju utnyttja den till max, menar Sven Gehlsdorf.

Licenser inte alltid prioriterat

En av utmaningarna med att ha koll på mjukvaran, som man använder inom företag är att området licenser är lite oprioriterat. Om man saknar en skrivbordsstol på kontoret, så ser man oftast det ganska tydligt och då är det inte så att medarbetare själva går ut och köper en ny.

Men om man saknar en viss typ av mjukvara kanske en medarbetare tar saken i egna händer och laddar ner programmet via nätet eller köper det över disk med företagets resurser.

– Jag har nog aldrig varit med om att ett företag har försökt fuska och komma runt licensbetalningen, utan det handlar om misstag, personer som installerar produkter som kräver licens, och man gör det utan att förstå konsekvenserna, säger Sven Gehlsdorf.

För att få bättre översikt över vilka licenser och tjänster som cirkulerar inom företagets fyra väggar finns det en del tjänster och lösningar man kan använda, bland annat från svenska Snow Software eller från amerikanska Flexera.

Dessa mjukvaror går igenom dina installerade programvaror och matchar det sedan mot inköpta och registrerade licenser. Men det räcker inte med att enbart installera detta och tro att man är klar, menar Sven Gehlsdorf.

sven gehlsdorf, postnord.jpg

Sven Gehlsdorf, Postnord

– Det är bara det första steget. Sedan handlar det om att ta kontroll och minimera antalet medarbetare som ansvarar för inköp av licenser. På Postnord har vi centraliserat inköpen så att vi verkligen får uppsikt över vad vi har. Man börjar med en inventering, sen är kontroll och styrning nyckelord. Det gör dessutom att vi får koll på eventuella erbjudanden, bättre villkor och priser, eller vilken leverantör vi i första hand bör vända oss till, när vi bestämmer oss för att köpa in nya programvaror.

Risk för böter

Om man inte har koll på sina licenser riskerar man att få böter, eller till och med fängelse i värsta fall. De stora företagen som säljer licenser gör slumpvisa kontroller, så kallade audits, och har du inte koll på dina licenser när de kommer får du dels böter, dels betala för all programvara som du har installerat och det oaktat om du använder den eller inte.

– Jobbar du aktivt med så kallad Software Asset Management (SAM) finns det undersökningar som visar att du kan spara uppemot 30 procent av dina mjukvarukostnader, eftersom du dels slipper böter vid kontroll, dels överlicenserar du inte dig. Därför jobbar jag och mina kollegor aktivt med SAM på Postnord, säger Sven Gehlsdorf.

Hur ser du på framtiden för er del?

– Min vision med Postnords licenshantering är att vi på sikt blir mer proaktiva och bjuder in våra mjukvaruleverantörer att granska oss istället för att som idag vara reaktiva. Det skulle i så fall bli som en sorts kvalitetskontroll över hur våra rutiner och processer fungerar och i det fall det skulle visa sig att vi inte är korrekt licensierade kommer vi självklart att köpa de licenser som vi saknar. Det skulle verkligen vara att sticka ut hakan, och mig veterligen så skulle det vara unikt att våga göra så.

Rekommenderad läsning

Så tar PostNord Logistics nya marknader

9 aug 2017 Digit

LMK_samtliga_kassar_2014_2.jpg LMK_samtliga_kassar_2014_2.jpg LMK_samtliga_kassar_2014_2.jpg

Med kunder som Linas Matkasse och Dagab jobbar PostNord Logistics med en ny affärsplan för termoverksamheten. Genom smart användning av koncernens digitala muskelmassa är målet att erbjuda mervärden som uppdragsgivarna inte ens visste att de saknade. 

Hur skapar man nytta av Digital Signage?

25 maj 2016 digit

digital signage sofia bjureblad digital signage sofia bjureblad digital signage sofia bjureblad

Sofia Larsson och Magnus Bjureblad från Atea föreläste på Atea Bootcamp om fördelarna med digital skyltning. 
– Digital Signage är världens bästa kommunikationsverktyg, säger Sofia Larsson. 

"Är som Lego för vuxna"

26 maj 2016 digit

lego.jpg lego.jpg lego.jpg

Appar är ett utmärkt sätt att driva innovation och vice versa. Det är dessutom ett signum för molnmogna företag. Det menar Anders Wendt, affärsområdesrepresentant på Microsoft.

Office 365 får Scanias hjul att rulla

26 maj 2016 digit

scania bootcamp scania bootcamp scania bootcamp

De kommande åren väntar en stor utrullning av Office 365 för Scania. Inom ett par år ska alla användare ha gått från konton on-premises till molnet. Det är en stor utmaning för ett företag med över tusen service- och försäljningsställen bara i Europa.

Så jobbar Hylte för skolans bästa

2 jun 2016 digit

Joke och hylte.PNG Joke och hylte.PNG Joke och hylte.PNG

Joke Palmqvist, ansvarig för skola på Microsoft, och Malin Thydén Kärrman, it-samordnare på Hylte kommun, diskuterar svårigheterna att få skolor och it-verksamheter att komma överens och få med alla på digitaliseringståget.  

Microsoft tar hjälp av användarna

2 jun 2016 digit

bertman.JPG bertman.JPG bertman.JPG

Erik Bertman, vice vd på Microsoft Sverige, pratar om företagets utveckling och framtid. Han ser den nuvarande förändringsfasen som en av de mest spännande någonsin i och med bland annat digitaliseringen och Windows 10.  

IoT är lösningen för trångbodda

2 jun 2016 digit

bergdahl bolwell.JPG bergdahl bolwell.JPG bergdahl bolwell.JPG

I nästa våg av Internet of things kommer vardagen för många av oss att underlättas. Andrew Bolwell från HP Labs och Stefan Bergdahl från HP Sverige ger konkreta exempel.

Stena Metall molnförbereder

8 jun 2016 digit

snip stena metall.JPG snip stena metall.JPG snip stena metall.JPG

Annika Hansson från Stena Metall och Peter Falk, regionchef på Atea, diskuterar Stenas arbete, de bådas samverkan och vad som krävs för att digitaliseringen ska lyckas.