Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Effektiv energi med O365

Det finns många stenar på vägen när två organisationer med föråldrade it-system ska slås ihop till något mer lönsamt. För energi- och miljöbolaget ESEM har fokus på ansvar och struktur banat vägen för förändring. 

Text anne hammarskjöld Foto adobestock 13 februari 2019 digit

kraftnat-i-solsken.jpg

– Inför arbetet med vår it-strategi var vi noga med att definiera begreppet digitalisering som förflyttning, och det har präglat hur vi arbetar sedan dess. Det innebär till exempel att informationssäkerhet är något annat än it-säkerhet och här har våra GDPR-förberedelser fungerat som en bra katalysator för organisationen, säger Per Larsson, it-chef på ESEM, Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö.

ESEM är resultatet av ett samarbete mellan två kommunala energibolag med målet att effektivisera och sänka kostnader. Sedan starten 2014 har man också med gemensamma rutiner och ett smartare arbetssätt uppnått en effektivisering på 100 miljoner kronor.

Tufft utgångsläge

Nu arbetar organisationen med ESEM 2.0 för att göra ännu mer med samma resurser. Digitaliseringen spelar en viktig roll och Per Larsson och hans kollegor på it-avdelningen har inte tagit några genvägar under förberedelserna för det han beskriver som ”ett verksamhets- och inte ett it-projekt” som berör 500 medarbetare och 1 000 användare.

Det har orsakat en del frustration i organisationen men vi försöker förklara skillnaden mellan nice to have och need to have.

per larsson , it-chef på esem

– Under 2016 la vi grunden för den it-strategi som finns på plats sedan förra året. Vi började med en omfattande nulägesanalys kring ett ganska tufft utgångsläge med föråldrade system och plattformar samt en organisation som behövde utvecklas. Genom att kombinera behov och utmaningar i målområden, till exempel den effektiva medarbetaren respektive effektiv drift, har vi kunnat formulera en målarkitektur med tydliga ansvarsområden för den fortsatta utvecklings- och förändringsresan.

Struktur är en förutsättning för att jobba allt mer effektivt. ESEM:s styrmodell för tjänsteorienterad it innehåller bland annat en krav- och arkitekturfunktion som omfattar såväl it-kompetens som verksamhetskännedom.

– Tillsammans med en extern partner har vi tillsatt en arkitekturfunktion som bland annat ska gå igenom interna it-investeringar så att de verkligen fyller verksamhetens behov, och att det inte redan finns en liknande lösning på plats. Det innebär bland annat att affärsområden med samma behov får dela lösning. Det har orsakat en del frustration i organisationen men vi försöker förklara skillnaden mellan nice to have och need to have.

Tydliga förändringsledare

Parallellt med den strategiska förändringsprocessen byter ESEM plattform till Office 365 och Windows 10. Nu pågår flera projekt som ska hämta hem effekterna.

– Projektet Arbetsyta och digital arbetsplats drivs i nära samarbete med olika delar av organisationen. Som exempel upphandlar vi ett nytt dokumenthanteringssystem som ska förenkla administrationen och spara tid. Det är enheten för verksamhetsutveckling som driver det projektet, och deras roll som förändringsledare har varit en resurs som vi kommer jobba vidare med.

Kloka strategier i alla ära, framgångsrik digitalisering handlar i mångt och mycket om klokt ledarskap och det finns på ESEM.

– Vår vd Mats-Erik Olsson har sedan starten gett oss sitt fulla stöd och förstår vad som behöver göras och varför. Vi har också startat ett it-råd på ESEM, som är ett nytt forum för organisationens beslutsfattare att diskutera dessa frågor. Det är en stor framgång för vårt arbete, avslutar Per Larsson.

Rekommenderad läsning

Gul Sol Mot Gul Bakgrund

Smartare sol-el

26 aug 2020 digit

Det ska bli lättare att välja den bästa platsen för förnybara energikällor. Det hoppas forskaren Goran Milutinovic som utvecklat en ny och effektivare metod.

Dator Kaffe Och Telefon Mot Orange Bakgrund

Samsung i Windows 10

26 aug 2020 digit

I nya Windows 10 kommer de som har en Samsungtelefon att kunna öppna sina appar på datorn. Det är ett steg mot att kunna spegla appar på datorn, något som Microsoft vill arbeta för.

många händer i luften som vinkar.jpg

Hejdå Office

7 apr 2020 digit

Office 365 ändras till Microsoft 365 för de flesta av Microsofts abonnemang. Anledningen är att Office-paketet idag omfattar mycket mer än de traditionella programmen Word, Excel och Powerpoint, som Office-namnet ofta förknippas med.

drönare i förgrund och elledning i bakgrund.jpg

Drönarkoll på el

19 mar 2020 digit

Karlskoga Energi & Miljö ska bevaka sina högspänningsledare med drönare. Den typen av bevakning anses vara snällare för miljön, djur och människor jämfört med bevakning med hjälp helikopter.

morätter skurna och upplagt i ett mönster.jpg

Så kom ST in i matchen

27 jan 2020 digit

På bara några år har fackförbundet ST vänt utvecklingen från digital ökenvandring till att vara en förebild för andra. Med visionen om it som tjänst följde också en bunt morötter i form av verktyg som Outlook och Onenote.

balonger svävar ut från en öppen dörr.jpg
video
Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

Därför väljer Skövde Teams

11 okt 2019 digit

När verksamheterna i kommunen ville ha ett mobilt arbetssätt föll valet på Teams. Resultatet är färre mejl och ett snabbare och enklare samarbete. 

hamn-deltaterminal.jpg

App i hamn

2 okt 2019 digit

Med en ny app för tidrapportering sparar Delta Terminal tre arbetsdagar i administrativt arbete varje månad. Appen är utvecklad via Powerapps och helt anpassad för bolagets verksamhet. 

två händer plockar grönsaker i en affär.jpg
video
ett samarbete mellan microsoft och voister

Ica behöver bara Teams

23 aug 2019 digit

Ica jobbar intensivt för att utveckla goda kundrelationer och möjligheter för kunder att handla via nätet. En stor hjälp i arbetet har varit övergången till Teams.

adobescan-kille.jpg
video
ett samarbete mellan adobe och voister

Smidig e-signatur för alla

16 aug 2019 digit

Adobe och Microsoft går mot en framtid med 100 procent digitala flöden. E-signaturplattformen Adobe Sign har färdiga integrationer i alla Office 365-program som rör dokumenthantering och ger möjligheter att skapa, samarbeta, spåra och skicka dokument för signatur eller godkännande i samma system oavsett enhet.