Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Lejondrottningen och Trelleborg

Trelleborgs kommun kan dela in tiden i före och efter Cecilia Lejon, som med hjälp av mod och AI vänt upp och ner på vedertagna sanningar om socialtjänstens uppdrag och förutsättningar.

Text anne hammarskjöld Foto adobestock 2 januari 2018 ledarskap

trelleborg.jpg

– Vi kommer inte att klara välfärden utan digital teknik men för att ta vara på möjligheterna som den erbjuder behöver varje verksamhet hitta sitt varför – varför behöver vi till exempel en robot för biståndshandläggning, säger Cecilia Lejon som fram till oktober 2017 var förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd i Trelleborgs kommun och är nominerad till Årets Digitaliseringsledare 2018.

Under sina elva år i Trelleborgs kommun har Cecilia Lejon vänt upp och ner på en rad etablerade syn- och arbetssätt. Det är nog ingen överdrift att påstå att verksamheten kan delas in i före respektive efter Cecilia Lejon. Hon kom till Trelleborg efter fem år som chef för arbets- och utvecklingscentret i Rosengårds stadsförvaltning i Malmö med målet att få så många som möjligt i arbete. En ambition hon tog med sig till sitt nya uppdrag som chef för socialförvaltningen.

CeciliaLejon_2.jpg

Cecilia Lejon är nominerad till Årets Digitaliseringsledare 2018.

– När jag kom till Trelleborg tog det 7-9 månader från ansökan om stöd och insatser till ett möte med en arbetsmarknadssekreterare. Så ser det fortfarande ut i många kommuner. Jag tittade på siffrorna och sa att det är ska ta två dagar. Mina kollegor tittade på mig som jag var från Mars och sa att det är omöjligt. I dag tar det mindre än två dagar.

Tillitsbaserat ledarskap

Omställningen till den radikalt mycket kortare handläggningstiden var inte spikrak eller smärtfri för organisationen men steg för steg ledde den framåt. Bland annat utvecklade kommunen nära samarbeten med det lokala näringslivet och insatser som inte ledde till arbete lades ner. Många timmars interna diskussioner om ledarskap, kompetens och organisation mynnade ut i en ledstång för det fortsatta arbetet med värdeskapande för kommuninvånarna.

Läs mer: Robot styr försörjningsstöd i Trelleborg

– Vi formulerade fyra principer att styra efter enligt tankar om tillitsbaserat ledarskap som knappt fanns då. En av våra principer handlar om 85/15, alltså att 85 procent av alla sökande omfattas av vanliga administrativa flöden, medan 15 procent snabbt behöver fångas upp och erbjudas speciella insatser. Många organisationer fokuserar på de 15 och det kräver andra flöden och många gånger handlar det om att uppfinna hjulet varje dag. Genom att utgå från 85 procent blev det möjligt att förenkla administrationen och snabbare kunna hjälpa människor till arbete och självförsörjning.

Mina kollegor tittade på mig som jag var från Mars och sa att det är omöjligt.

Cecilia Lejon

Förlegat synsätt

De långa handläggningstiderna inom ekonomiskt bistånd har sitt ursprung i en förlegad syn på människor och på välfärdsstatens uppgift, tycker Cecilia Lejon.

– Systemet bygger på ett gammalt fattigvårdstänk som misstänkliggör och skuldbelägger människor. Vi måste våga tro på medborgarnas kapacitet och vilja att ta ansvar. Vi måste också våga fråga oss varför vi arbetar med det vi gör – är det för att vi vill vara med och utveckla ett bättre samhälle är det som det ska vara. Men det finns mycket godhet som mest handlar om människans eget behov av att vara god och då finns det anledning att se upp. Vi formas alla av de system vi verkar i och om systemet har problem blir resultatet därefter.

Cecilia Lejon tycker ändå att den offentliga sektorn har ett oförtjänt dåligt rykte när det gäller innovation och utveckling.

– I själva verket är den offentliga sektorn bra på att addera nya saker men samtidigt urusla på att släppa det gamla. Det i kombination med att verksamheten drivs i politiska fyraårscykler hindrar långsiktiga förändringar och förbättringar.

Årets Digitaliseringsledare

Årets Digitaliseringsledare är ett pris som delas ut av tidningen Chef och Atea under Chefgalan som äger rum den 8 mars 2018 på Grand Hôtel i Stockholm. Tanken med priset är att belöna en ledare som vågat visa vägen och lyckats göra sin organisation mer digital.

Mer tid åt människor

Efter valet 2010 beslutade Trelleborg att införa en ny organisation för bistånds- och arbetsmarknadsfrågor och Cecilia Lejon blev chef för den. En planeringsdag tre år senare blev startskottet till nomineringen Årets Digitaliseringsledare.

– Min närmsta medarbetare sa att det är ju ovärdigt att behöva ansöka om ekonomiskt bistånd via papper. Vi höll alla med och ett år senare var det möjligt att söka digitalt.

Sedan 2016 väljer 75 procent att söka ekonomiskt bistånd via nätet med e-legitimation. Systemet är integrerat med verksamhetsstödet och de kontroller av uppgifterna som ska göras sker parallellt. Resultatet är beslut inom 24 timmar och att medarbetarna kan ägna sig mer åt människor och mindre åt administration.

– Den digitala plattformen gör att vi kan lägga mänskliga resurser på att få folk i arbete. Det är värdeskapande för kommunens medborgare och företag. Samtidigt har vi gjort ansökningsprocessen värdigare genom att helt ta bort kraven på att lämna in handlingar. Du ska inte behöva stå till svars för att du köpt en påse chips till barnen en fredagskväll. De kontroller som ska göras mot andra ersättningssystem görs automatiskt och utan manuell dubbelkontroll. Vi har följt upp om detta innebär att bidragsfusket ökar men det visar sig inte vara någon skillnad i kronor och ören.

Roboten biståndshandläggare

Några månader senare tog Trelleborgs arbetsmarknadsförvaltning nästa stora steg i sin digitala utveckling. I februari 2017 blev AI en del av vardagen när en robot tog över biståndshandläggningen. Först på prov och sedan i maj i skarp drift. Det var en historisk satsning som visade sig ligga helt rätt i tid.

– Socialsektorn är tung och traditionsbunden och det fanns ingen annan kommunal förvaltning som hade en robot. Det fanns med andra ord en stor risk för bakslag men det visade sig att organisationen var mogen för den här stora förändringen. Vi hade våra bakslag tidigare, när vi utvecklade och förändrade organisationen. Förutom en mogen organisation råder det brist på socionomer i dag och det är tydligt för alla parter att människor behöver kunna lägga tid på att möta människor, inte på att kolla kvitton.

Göra rätt saker

När Cecilia Lejon i höstas lämnade sitt uppdrag som förvaltningschef inom arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd hade Trelleborg en kraftigt uppåtgående utveckling för andelen självförsörjande och en nedåtgående kurva för bidragsberoende.

Läs mer: Trelleborg prisat för sitt mod

Elva år är en lång tid och Cecilia Lejon har drivit en förändringsprocess som gjort en koloss på lerfötter smidig och snabb som en prima ballerina. Var hittar hon sin ork och sin drivkraft?

– Jag har själv funderat på det och ibland känner jag mig som en GB-glassgubbe. Även om det gungar ordentligt ibland lyckas jag ställa mig upp igen. Min styrka är min tro på individen och på alla människors lika värde. Jag är en stolt demokratins väktare i den offentliga sektorn. Ska vårt samhällssystem hålla och behålla sin trovärdighet måste vi göra rätt saker, inte bara göra saker rätt.

Cecilia Lejons arbete har tidigare uppmärksammats med bland annat Vinnovas innovationspris för utveckling av offentlig sektor 2016 och Guldlänken 2017. Hon är stolt och glad över den senaste nomineringen.

– Tidigare utmärkelser har varit välkomna bekräftelser på att Trelleborg är på rätt väg. Den här nomineringen handlar om mig som ledare och det är jätteroligt.

Sedan oktober är Cecilia Lejon rådgivare offentlig sektor på PwC.

 

Rekommenderad läsning

AdobeStock_167757143_2.jpg

Trelleborg prisat för sitt mod

2 okt 2017 it i vården

Socialförvaltningen i Trelleborg har visat vad kreativitet och synergieffekter kan erbjuda medarbetare och vårdtagare. Mer arbetstid med människor och betydligt kortare handläggningstider är bara några resultat för kommunen som uppmärksammats med Guldlänken för sitt mod i förändring.

monica 960640.jpg

Monica Eckerdal - Årets digitaliseringsledare

10 mar 2017 årets digitledare

Med hjälp av digitalisering och chattfunktion ökade framkomligheten hos jourhavande präst. Monica Eckerdal är kvinnan bakom effektiviseringen av den livsviktiga verksamheten och får nu utnämningen som Årets digitaliseringsledare.

kalle-hultenheim-960640.jpg

Segla rätt för din verksamhet

30 maj 2018 ledarskap

I den digitala transformationen kan man inte härma andra utan man måste gå sin egen väg och våga att misslyckas. Det var några av ledorden under den inledande keynoten med Kalle Hultenheim och Peter Falk på årets Atea Bootcamp.

_DSC2440-3_2.jpg

Hållbart hela vägen för Malmö

26 okt 2017 ledarskap

Från nedlagda datorhallar till Skypemöten inom förvaltning och omsorg - för Malmö stad är hållbarhet en fråga om såväl de stora perspektiven som de små detaljerna. Resultaten är bland annat 98 procent miljömärkta IKT-produkter och en grönare attityd bland medarbetare och underleverantörer.

Ylva_Sundkvist 960640.jpg

Öppet, smart och optimerat - tre nyckelord för Piteå kommun

3 jan 2017 årets digitledare

Redan efter sex månader på sin nya tjänst som kommunchef för Piteå kommun så nominerades Ylva Sundkvist till det nya priset årets digitaliseringsledare.
 Jag blev otroligt överraskad, det kändes väldigt inspirerande och kul.

JonasOchArash12_fotoMagnusLiamKarlsson_960x640.jpg

"Alla företag måste bli mjukvaruföretag"

28 dec 2016 årets digitledare

Arash Gilan är vice vd på Viva Media och författare till boken ”Get digital – or die trying”. Han är en av de nominerade till tidningen Chefs pris för Årets digitaliseringsledare. För honom och hans bolag är målet med digitaliseringen tydligt: att förändra marknadsföringen i grunden.

inger_lindhe1_960x640.jpg

"Digitalisering kräver kommunikativt ledarskap"

29 dec 2016 årets digitledare

Inger Lindhe, chef för fastighetsinskrivningen på Lantmäteriet, är en av de nominerade till Årets digitaliseringsledare för sitt jobb med att systematiskt införa digitaliserade processer i en traditionellt manuell verksamhet.

suzanne jacobsson _960x640-blur.jpg

"Använd alla kollegor - ingen kan göra allt men alla kan göra mycket"

11 jan 2017 årets digitledare

Det finns 21 länsstyrelser i Sverige och Suzanne Jacobsson är tillfällig länsöverdirektör och avdelningschef för verksamhetsstöd på den näst största, nämligen Skånes. Nyligen blev hon av sina kollegor nominerad till Årets digitaliseringsledare.
– Digitalisering för mig handlar mer om processöversyn och att jobba teambaserat och mindre om enskilda ledare, säger hon.

eckerdal 960640.jpg

Digital präst räddar liv

27 jan 2017 årets digitledare

Monica Eckerdal digitaliserade Svenska kyrkan på ett sätt som har räddat liv. Som nationell samordnare för jourhavande präst fick hon ut tjänsten på internet och når nu fler användare än någonsin. Monica Eckerdal är nominerad till Årets digitaliseringsledare.