Bodina banar väg för mer RPA i Boden

Bodens kommun är just nu inne i ett RPA-arbete där man ska automatisera fem stycken verksamhetsprocesser. Den första processen som redan automatiserats är Registrering av externa och interna kundfakturor på kommunens ekonomiavdelning. 

I arbetet har projektledaren Malin Jansson försökt komma bort från tekniken och istället fokusera mer på intern marknadsföring och att involvera verksamheten. Kommunen har med hjälp av en illustratör och workshops skapat Bodens första digitala medarbetare, vid namn Bodina, som tar hand om kundfakturorna.

– Verksamheten har själva fått vara med och bestämma vem den digitala medarbetaren är, vad hon ska heta, hur hon ska se ut, och så vidare. Vi på it vet att det egentligen bara är kod i bakgrunden, så det behöver inte verksamheten fokusera på. Det ska vara lite roligt att jobba med teknik också, säger Malin Jansson, verksamhetsutvecklare digitalisering och utveckling i Bodens kommun, och fortsätter:

– Bodina har blont hår, kommunens gröna färg på sin tröja och ett passerkort som alla som arbetar på ekonomiavdelningen behöver.

Behövs en stor teknikomställning

Innan utvecklingen av Bodina gjorde kommunen en förstudierapport. I den såg man att kommunen är i behov av en stor teknikomställning, där många verksamheter som inte är speciellt teknikvana kommer att behöva förändra sina arbetssätt. 

– Vi såg att vi kommer att behöva ge oss in i verksamheter som inte är så vana med teknik. För att kunna identifiera rätt processer att automatisera behövde vi avdramatisera situationen. Istället för att prata kod och skript pratar vi processer, och istället för att kalla Bolina för en robot kallar vi henne en nyanställd digital medarbetare. För det är ju egentligen vad Bolina är, en medarbetare som gör det hon blir tillsagd att göra. 

I arbetet har Malin Jansson tagit inspiration från Ronneby kommun och deras digitaliseringsstrateg Emma Hessbo. 

– Vi har sett att mottagandet blir något mer än “bara” implementerad teknik. Verksamheten sänker garden och är tacksamma över att vi kommer och hjälper dem att arbeta mer effektivt med hjälp av teknik, men också med en gnutta glimt i ögat. 

Framåt ska Boden automatisera diverse processer inom socialförvaltningen. Här har chefer en tung administrativ arbetsbelastning, vilket RPA ska underlätta en aning. 

– Vi vill kunna avlasta cheferna och har kartlagt många processer som skulle kunna automatiseras. En sådan är behörighetsbeställningar, som vi nu försöker bygga åt socialförvaltningen. RPA är väldigt bra på att sätta en roll i ett system, och sedan integrera det med andra system. 

– Tanken är sedan att kunna återanvända processerna i våra andra förvaltningar inom kommunen.

Vann pris för elevassistenten Bodil

Under 2022 vann Bodens kommun pris för årets it-serviceinitiativ genom arbetet med den digitala elevassistenten Bodil. En assistent ämnad för kommunens elever, som tar sitt avstamp i deras behov. Och det digitala arbetet fortsätter.

– Jag försöker hela tiden att titta på hur verksamheter kan arbeta annorlunda på lång sikt. Jag som förändringsledare har ett ansvar i att få medarbetarna att förstå vad som sker, och är de inte vana med teknik tar vi det till deras nivå. 

– För oss i kommunsfären handlar det också om att vara en attraktiv arbetsgivare genom att välja modern teknik. Det råder kompetensbrist och en hög konkurrens om arbetskraften, så vi behöver nyttja teknik som kan avlasta våra medarbetare. Det finns forskning som visar att framtiden för kommuner kommer att bli ännu mer utmanande, så vi behöver rigga för den.