Ny digital gränsyta ska göra Växjö kommun mer relevant

– Vi vill kommunicera med våra medborgare på nya sätt som skapar en helt annan relevans. Många gånger gissar vi vad du behöver som medborgare, eller går efter vad vi vill kommunicera till dig. Det blir inte relevant och resulterar i väldigt mycket underhåll. Det gamla systemet är byggt på traditionella verktyg som vi måste upphandla om och om igen, vilket gör att vi fastnar i stuprör. Då kommer man inte framåt, säger Pontus Berglund, it- och digitaliseringschef på Växjö kommun.  

Målsättningen för Växjö är att i stället kunna jobba utifrån och in, och bygga den nya digitala gränsytan på verktyg som gör att plattformen blir långsiktigt beständig. Den kommer att innehålla webbapplikationer, mina sidor, olika typer av e-tjänster med mera. Allt baserat på öppna produkter som blir skalbara. 

– Gränsytan ska motsvara de förväntningar och krav som finns från medborgare idag. Att den blir skalbar gör att vi kan driva utveckling ihop med, och ha utbyte av, andra kommuner.

Jobbar med tydliga problem

För att komma i gång med arbetet har Växjö kommun inledningsvis tittat på två specifika utmaningar, där den ena har handlat om att få in ett ökat antal ansökningar till sommarjobb. 

– Vi började smått, och slängde bort allt som begränsar för att fokusera på vad användarna vill ha och behöver. Vi har tittat på det på ett datadrivet sätt, följt statistik från våra kontaktcenter och intervjuat användare kring deras behov. Allt med utgångspunkten att förenkla så mycket som möjligt.   
  
Och även om lösningarna varit enkla och inte är så snygga, har effekterna inte låtit vänta på sig. Ökad uppskattning, färre frågor till kommunens kontaktcenter och, som i fallet med sommarjobb, fler ansökningar. 

– Vi har bestämt oss för att jobba med tydliga problem där vi prövar konceptet direkt på verkligheten i stället för att teoretisera. Testerna har fallit väl ut så nu bygger vi på plattformen och skalar upp. Mer plattform, mer struktur och ett ännu bredare grepp. Det är jättespännande.  

Lyckad treenighet

Projektet bygger enligt Pontus Berglund på en lyckad treenighet mellan kommunikationsavdelningen, it- och digitalisering, och verksamheten.

– Kommunikation bygger om sitt sätt att se på hur de skapar värde, och vi från it står för verktygen i den takt de efterfrågas. Verksamheten hänger med på tåget.   
  
Bland utmaningar nämner Pontus Berglund att det finns många sätt att bygga en sådan här lösning på, och att det handlar om en ny leveransmodell där it-avdelningen inte kan förlita sig på en eller flera leverantörer.

– Vi får höga krav på oss själva, och måste vara ödmjuka och lyssna in andra som jobbar med detta, inom exempelvis näringslivet. Styrkan är att vi bygger något som vi gemensamt kan ansvara för på sikt. Vi prövar mycket och försöker lyssna in andra som gjort resan, även om de inte är i kommunal sektor där jag tror att vi är först ut.  
  
Vilka förebilder har ni? 

– Vi tittar mycket på våra egna konsumentbeteenden. Vi är ju som användare rätt känsliga för att byta tjänst eller produkt, om något inte är som vi vill ha det. Vi tar bort komplexitet och fokuserar på det som tillför något, och tittar också på kommuner som kommit längre med öppna plattformar och egen utveckling. På det området är givetvis Sundsvalls kommun en förebild som visat att konceptet verkligen fungerar.

Om ett år hoppas Pontus Berglund att den nuvarande lösningen är ersatt och att de skalbara gränsytorna är betydligt mer träffsäkra mot målgruppen. Fokus är medborgarens roll som individ och företagare. It ska forma en verktygslåda som passar det nya arbetssättet, och passa in den nya pusselbiten i sin existerande infrastruktur. 

– Det blir jätteviktigt att integrationen fungerar sömlöst så att vi kan flöda information mellan olika ställen vid den exakta tidpunkt den efterfrågas. Detta kommer att skapa förutsättningar för helt nya kliv.