Teddy talks och Fredags-filing – så innoverar Läkemedelsverket

– En av de mest centrala digitaliseringsfrågorna för mig just nu handlar om kompetens och resurser. Om vi inte kan hitta och behålla rätt kompetens som är med och driver utveckling i organisationen, kommer vi ingen vart. Det är människorna som är viktiga, säger Pelle Persson, CIO, Läkemedelsverket.

It-organisationen på Läkemedelsverket består av ungefär 100 medarbetare – en arbetsstyrka som nästan har fördubblats på drygt fem år. En del av Pelle Perssons arbete handlar om att dela med sig av detta, och att försöka locka fler talanger att komma och arbeta på myndigheten.

– Det är verkligen inte alla som vet att vi har en av Uppsalas största it-enheter och har alla aspekter av it i huset. Det är en rolig arbetsplats med bra lagkänsla. Vi arbetar i agila team och är en myndighet som har ett viktigt samhällsuppdrag. Något som även är viktigt för de som jobbar på it.

Teddy talks och Fredags-filing

För att lyfta nya idéer och sprida kompetens – alltifrån mjukare organisationsrelaterade förslag till supertekniska lösningar – har man vid några tillfällen kört Teddy talks, som av Pelle Persson beskrivs som en ”en mjukare och gosigare variant av Ted Talks”.

– Vi ordnar helt enkelt en egen konferens, Teddy talks, där medarbetarna står för ämnena och håller korta föredrag.

Ett annat inslag med liknande profil är "fredags-filing”, där 'fil' står för forum för innovation och lärande. Det innebär att medarbetare varannan fredag kan sätta av tid för att arbeta med vad hen vill, så länge det har att göra med innovation, att testa nya saker, eller att jobba över organisatoriska gränser.

– Allt detta går i linje med vår digitaliseringsstrategi om att kultur, inte bara teknik, ska stå i fokus. Vi behöver vara kulturbärare för framtiden, och vi måste ingjuta en vilja att våga testa idéer över hela myndigheten. Läkemedelsverket är ju en stor kunskapsorganisation där man traditionellt vill ha ”fakta på bordet” innan beslut fattas. Men när man ska driva verksamhetsutveckling och digitalisering måste man också våga testa och pröva sig fram, och ibland misslyckas för att faktiskt lyckas.

Utmaning: från innovation till implementation

Under pandemiåren lyckades Läkemedelsverket, som så många andra organisationer, att ställa om fort. Det handlade bland annat om att ”freda de” som dels arbetade med läkemedel som det riskerade bli brist på, dels med analys av biverkningar av de nya vaccin som kom.

Men Pelle Persson tillstår, trots bevisen om förmågan till snabb omställning under pandemin, och trots innovation i fokus på olika sätt, att det inte alltid är så lätt att leva som man lär och få utrymme att snabbt gå från innovation till implementation.

– Vi har en verksamhet som styrs otroligt mycket av stora EU-lagstiftningar som också innehåller krav på it-stöd. Vi måste ha olika system för vår medicinteknik, från veterinärmedicin till kliniska prövningar, som samtidigt måste kopplas ihop på olika, säkra sätt. Det tar mycket tid i anspråk. Det är först den senaste tiden jag känner att vi börjar se att vi kan få mer utrymme att driva innovationsbitarna och förhoppningen är att det ska leda till fler smarta, interna lösningar framgent.

Molnmiss en risk

Tekniken klarar ofta av det mesta, enligt Pelle Persson, och menar att det snarare är juridiken och lagstiftning som inte hänger med tekniken som sätter stopp för utveckling. För honom är molnfrågan ett sådant tydligt exempel.

– Min bild är att vi i offentliga Sverige är väldigt försiktiga och att man i många andra EU-länder har en helt annan hållning och går mycket längre i användandet av molntjänster och annan ny teknik. Jag tror att detta på sikt är strategiskt riskabelt och att det kan få oss att halka efter både i digitaliseringshastighet och kompetensförsörjning för offentlig verksamhet i Sverige.