Mycket verkstad att modernisera it för bilhandlare

– Verksamheterna måste äga sin egen digitalisering. Det är lätt att raljera och göra sig lustig över ett sådant uttalande, men det är verkligheten vi lever i år 2022. En av mina största uppgifter, och samtidigt utmaningar, är att få hela vår organisation att arbeta efter den devisen, säger Vilar De Sousa Vieira, it-chef för Borås Bil.

Det nästan 90 år gamla familjeföretaget Borås Bil är den största bilaktören i Sjuhärad och säljer och reparerar bilar på en handfull filialer i och runt Borås. Sedan sex månader tillbaka är Vilar De Sousa Vieira chef för it-avdelningen, vilken den första tiden i stort sett enbart bestod av honom själv.

– En stor del av vår drift och support är outsourcad vilket är helt OK. Däremot kan man aldrig helt plocka bort den viktiga närstödsfunktion som finns i en onsite-support. Därför har vi anställt personal som kan hjälpa verksamheten på nära håll.

150 system i konservativ bransch

För Vilar De Sousa Vieira är den moderna it-chefen en verksamhetsutvecklare, dit du kan vända dig med förslag på förbättringar eller bara för att flagga om processer och arbetsmoment som tar (onödigt) lång tid.

I dagsläget beskriver han ett bolag med över 150 olika it-system som alla är sammankopplade i ett komplext nät. Några av programmen är så kallade DMS, Dealership Management Systems, alltså informationssystem skapade specifikt för hantering av bilförsäljning och all eftermarknad.

Med en så pass omfattande flora av programvaror, och en bransch som dessutom är förhållandevis konservativ beträffande vad en återförsäljare får och inte får göra i sin (it-)hantering av olika bilmärken, är det enligt Vilar De Sousa Vieira inte så konstigt att utmaningen är stor att modernisera och digitalisera.

– Att system- och verksamhetsveckla är en relativt dyr process. Den affärsnytta jag tänker mig om vi effektiviserar våra arbetssätt och system kanske inte kommer visa sig på 5-10 år, men det är kliv som vi måste ta. Vi måste få våra medarbetare att tänka mer i banorna om varför de gör saker, och om och var det finns förbättringspotential. 

Verksamhetsutveckla utan stuprör

Ett annat skäl till att hitta smartare lösningar i det dagliga arbetet för de runt 250-300 medarbetarna, är att man undviker stuprör och att bli alltför personberoende. Fram till idag har det varit en regel snarare än undantag, eftersom det är så många olika system att hålla reda på, och varje person skaffar sig den kunskap som krävs för att kunna utföra sitt arbete, i sitt specifika verktyg. 

– Det här är en jätteutmaning för oss. Det är nästan lite av en HR-fråga som vi måste få bukt med.

Fokus på kompetens…

Kommande 6-18 månader kommer för Vilar De Sousa Vieira i huvudsak att handla om att identifiera vilken typ av kompetens som behövs för att underlätta och konkret skapa de lösningar som verksamheten efterfrågar.

– När vi väl hittar de processer som vi vill standardisera och automatisera kommer vi att behöva resurser som är duktiga på detta. Vi planerar även att anlita kompetens inom produktivitet för som det ser ut nu används inte alla våra verktyg, till exempel Microsoft 365-plattformen, i den utsträckning som vi har möjlighet. 

…och säkerhet

En annan aspekt handlar om säkerhet. Vilar De Sousa Vieira och hans kollegor har under året identifierat att det, precis som för många andra små och medelstora bolag, finns en hotbild mot bolaget. Och inte sällan är det via intet ont anande medarbetare som förövarna försöker att ta sig in.

Enligt Vilar De Sousa Vieira spelar det ingen roll hur mycket säkerhetsteknik som implementeras eftersom människan alltid kommer vara den största riskfaktorn.

– Därför är det viktigt att börja i den änden. Vi kommer via en plattform öka medvetenheten kring informationssäkerhet och på så sätt eliminera en av det viktigaste riskprocesserna: människan. Från klick på otillbörliga länkar kan vi plocka statistik, skapa utbildningsunderlag, automatisera utbildningsutskick vid aktivering av phishing-länkar med mera.