Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Ronney jobbar jämt

Sedan mitten av februari använder Ronneby en RPA för att hantera ansökningar av ekonomiskt bistånd. Resultatet är snabbare hantering och mer tid till annat för medarbetarna, något som uppskattas inte minst under coronatider.

Text Fredrik Adolfsson Foto Ronneby kommun 6 april 2020 digit

ronney-ronneby960640.jpg

Ann-Christin Berg, Emma Hessbo, Åsa Karlsson och Ronney.

– Vår RPA Ronney plockar upp ansökningarna på natten, utför preliminära beräkningar och påbörjar utredningar. När jag kommer till jobbet på morgonen har jag allt underlag för ansökningarna som inkom dagen innan och kan utgå ifrån Ronneys beräkningar. Sedan utför jag, eller en kollega, det juridiska beslutsfattandet, säger Åsa Karlsson, socialsekreterare på socialförvaltningen i Ronneby kommun.

Tankarna att införa RPA i socialförvaltningen drog igång när Ronneby i februari 2019 införde e-tjänsten digital ansökan för ekonomiskt bistånd. På bara några månader lyckades Ronneby förändra användarbeteendet och nu kommer 70 procent av alla ansökningar digitalt. Dessa 70 procent arbetar Ronney med, samtidigt som han är involverad i vilande ansökningar och utbetalningar, oavsett om dessa kommer in digitalt eller ej. 

– Om vi gör bedömningen att vi behöver ytterligare information, så ber vi den biståndssökande om det och placerar ärendet i vilande-kategorin. När det fylls i skickar Ronney tillbaka informationen till oss, vilket sparar mycket tid. Tidigare började vi alla dagar med att manuellt söka igenom vilande-kategorin. Sedan lägger Ronney även in samtliga ansökandes utbetalningar efter handläggarens beslut. Själva utbetalningen görs sedan av administrationen efter godkännande av enhetschef.

Alla med på tåget 

Sedan e-tjänsten infördes arbetar de 14 handläggarna i kommunen på ett nytt sätt. Tidigare delade alla handläggarna på alla arbetsuppgifter. Nu har de delat upp sig i två grupper där den ena gruppen handlägger ansökningar och den andra fokuserar på att träffa personerna som söker bistånd, vilket ska kunna hjälpa dem att snabbare hitta egen försörjning.

– RPA:n frigör resurser för ett ännu större fokus på personliga möten med de sökande, vilket innebär att rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter, säger Emma Hessbo, digitaliseringsstrateg i Ronneby kommun.

Rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter.

– Här har det varit viktigt att få med alla på tåget. Ny teknik kan vara skrämmande och anställda kan ibland vara rädda om sina arbetsuppgifter, men här har hela arbetsgruppen varit involverad i förändringarna och därmed ställt sig positiva till automatiseringen. 

Läglig lansering

Ronney har varit i bruk sedan mitten av februari och de har redan märkt en positiv effekt med bland annat snabbare och mer enhetliga beslut på ansökningar. Dessutom har coronaviruset inneburit en hel del mer vård av barn och högre sjukfrånvaro för medarbetarna, men Ronney jobbar konstant. 

– Vi har en aning lägre personalstyrka i dagsläget och hushållen som ansöker om ekonomisk bistånd ökar, så timingen för vår lansering kunde inte ha varit bättre. Visst var det några komplikationer i början och vi fick starta om systemet någon gång, men nu flyter det på bra, säger Emma Hessbo.

Vad är nästa steg?

– Vi är glada över att vara först i länet med att använda RPA för ekonomiskt bistånd, men vi är långtifrån klara. Vi planerar att Ronney även ska ta hand om våra nyansökningar, inte bara de återkommande. Det ska vi snart ha på plats.

– Sedan spanar vi in möjligheterna att automatisera andra processer och aktiviteter som är regelbundna och tidskrävande. Vi har även märkt att andra i kommunen är nyfikna på det vi åstadkommit och vilka möjligheter som finns för dem, avslutar Emma Hessbo. 

Rekommenderad läsning

man och kvinna i liten motorbåt på havet.jpg
video

Därför älskar kommunerna RPA

16 aug 2018 digit

Robotisering, automatisering och GDPR driver på utvecklingen i svenska kommuner. Uddevalla och Avesta är två kommuner som tar fram lösningar för att medborgarnas och kommunens bästa, men parallellt behövs tid och utbildning för att lära nytt. 

folk kastar pappersflygplan mot blå himmel.jpg
video

Söderhamns smarta strategi

4 jun 2019 digit

En kommun med höga ambitioner och behov av automatisering och andra lösningar kan känna sig ganska ensam. Genom samarbetet med de fem andra hälsingekommunerna kan Söderhamn säkra både det papperslösa kontoret och hög kompetens inom digitalisering.

Glasögon Och En Kopp Kaffe På Ett Bord

Göteborgs coronasurf

27 aug 2020 digit

Nu får göteborgare som 65 år eller äldre gratis hjälp för att surfa sig genom coronapandemin. Videosamtal med barnbarnen, hjälp med BankID och att utforska Youtube är några områden som efterfrågas. 

Handla Mat Helsingborg

Tinder för hjälp

7 sep 2020 digit

Med en ny app kopplar Helsingborgs stad ihop volontärer med personer i behov av hjälp. Under coronapandemin får bland annat personer i riskgrupper hjälp med att låna böcker, hämta paket och handla mat. 

Coronavirus Läkare 960640

SKR:s nya rapport

12 maj 2020 digit

Coronapandemin slår hårt på kommuner och regioner. Inte sedan andra världskriget har välfärden påverkats i en så snabb takt, som under vårens utbrott. Nu kräver SKR utökad ersättning till kommuner och regioner, att statsbidragen ökar och fler insatser på arbetsmarknaden. 

Rosa Ögonskydd Mot Turkos Bakgrund

Sov gott i Västerås

18 maj 2020 digit

Västerås gör numera 150 tillsynsbesök per natt via kameror. Det skapar mer tid för medarbetarna och brukarna upplever det som mindre störande, jämfört med att någon kommer hem till dem. 

Malmö Civic Lab

Labbet gör Malmö smart

24 aug 2020 digit

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Två Gula Stövlar I Vatten

AI hittar läckor

9 sep 2020 digit

Stockholm anlitar en AI för att hålla koll på stadens vattenledningar. Med hjälp av AI-nätverket kan minst 70 procent av läckorna upptäckas i förväg. 

Netflix På Mobil

Nej till hemarbete

10 sep 2020 digit

Netflixgrundaren ser inget positivit med hemarbete. Reed Hastings välkomnar sina medarbetare till kontoret, förutsatt att de har testat sig.