Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Ronney jobbar jämt

Sedan mitten av februari använder Ronneby en RPA för att hantera ansökningar av ekonomiskt bistånd. Resultatet är snabbare hantering och mer tid till annat för medarbetarna, något som uppskattas inte minst under coronatider.

Text Fredrik Adolfsson Foto Ronneby kommun 6 april 2020 digit

ronney-ronneby960640.jpg

Ann-Christin Berg, Emma Hessbo, Åsa Karlsson och Ronney.

– Vår RPA Ronney plockar upp ansökningarna på natten, utför preliminära beräkningar och påbörjar utredningar. När jag kommer till jobbet på morgonen har jag allt underlag för ansökningarna som inkom dagen innan och kan utgå ifrån Ronneys beräkningar. Sedan utför jag, eller en kollega, det juridiska beslutsfattandet, säger Åsa Karlsson, socialsekreterare på socialförvaltningen i Ronneby kommun.

Tankarna att införa RPA i socialförvaltningen drog igång när Ronneby i februari 2019 införde e-tjänsten digital ansökan för ekonomiskt bistånd. På bara några månader lyckades Ronneby förändra användarbeteendet och nu kommer 70 procent av alla ansökningar digitalt. Dessa 70 procent arbetar Ronney med, samtidigt som han är involverad i vilande ansökningar och utbetalningar, oavsett om dessa kommer in digitalt eller ej. 

– Om vi gör bedömningen att vi behöver ytterligare information, så ber vi den biståndssökande om det och placerar ärendet i vilande-kategorin. När det fylls i skickar Ronney tillbaka informationen till oss, vilket sparar mycket tid. Tidigare började vi alla dagar med att manuellt söka igenom vilande-kategorin. Sedan lägger Ronney även in samtliga ansökandes utbetalningar efter handläggarens beslut. Själva utbetalningen görs sedan av administrationen efter godkännande av enhetschef.

Alla med på tåget 

Sedan e-tjänsten infördes arbetar de 14 handläggarna i kommunen på ett nytt sätt. Tidigare delade alla handläggarna på alla arbetsuppgifter. Nu har de delat upp sig i två grupper där den ena gruppen handlägger ansökningar och den andra fokuserar på att träffa personerna som söker bistånd, vilket ska kunna hjälpa dem att snabbare hitta egen försörjning.

– RPA:n frigör resurser för ett ännu större fokus på personliga möten med de sökande, vilket innebär att rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter, säger Emma Hessbo, digitaliseringsstrateg i Ronneby kommun.

Rätt kompetens används till rätt arbetsuppgifter.

– Här har det varit viktigt att få med alla på tåget. Ny teknik kan vara skrämmande och anställda kan ibland vara rädda om sina arbetsuppgifter, men här har hela arbetsgruppen varit involverad i förändringarna och därmed ställt sig positiva till automatiseringen. 

Läglig lansering

Ronney har varit i bruk sedan mitten av februari och de har redan märkt en positiv effekt med bland annat snabbare och mer enhetliga beslut på ansökningar. Dessutom har coronaviruset inneburit en hel del mer vård av barn och högre sjukfrånvaro för medarbetarna, men Ronney jobbar konstant. 

– Vi har en aning lägre personalstyrka i dagsläget och hushållen som ansöker om ekonomisk bistånd ökar, så timingen för vår lansering kunde inte ha varit bättre. Visst var det några komplikationer i början och vi fick starta om systemet någon gång, men nu flyter det på bra, säger Emma Hessbo.

Vad är nästa steg?

– Vi är glada över att vara först i länet med att använda RPA för ekonomiskt bistånd, men vi är långtifrån klara. Vi planerar att Ronney även ska ta hand om våra nyansökningar, inte bara de återkommande. Det ska vi snart ha på plats.

– Sedan spanar vi in möjligheterna att automatisera andra processer och aktiviteter som är regelbundna och tidskrävande. Vi har även märkt att andra i kommunen är nyfikna på det vi åstadkommit och vilka möjligheter som finns för dem, avslutar Emma Hessbo. 

Rekommenderad läsning

man och kvinna i liten motorbåt på havet.jpg
video

Därför älskar kommunerna RPA

16 aug 2018 digit

Robotisering, automatisering och GDPR driver på utvecklingen i svenska kommuner. Uddevalla och Avesta är två kommuner som tar fram lösningar för att medborgarnas och kommunens bästa, men parallellt behövs tid och utbildning för att lära nytt. 

folk kastar pappersflygplan mot blå himmel.jpg
video

Söderhamns smarta strategi

4 jun 2019 digit

En kommun med höga ambitioner och behov av automatisering och andra lösningar kan känna sig ganska ensam. Genom samarbetet med de fem andra hälsingekommunerna kan Söderhamn säkra både det papperslösa kontoret och hög kompetens inom digitalisering.

en glad foxterrier.jpg
video

Tintin knegar i Östersund

3 sep 2019 digit

Östersund vill bli en av de framstående digitaliserade kommunerna i Sverige. För att nå dit krävs det att man kompetensutvecklar och får samtliga medarbetare att förstå nyttan med de nya verktygen. Och att nya RPA-kollegan Tintin kan dra sitt strå till stacken.

snip swedbank1.JPG
video

Swedbank automatiserar för säkerhet

6 okt 2017 digit

Med 16 000 medarbetare i framförallt Sverige och Baltikum har Swedbank en stor och omfattande klientstruktur. Automation ger en snabb och säker leverans och möjlighet till utveckling. 

cirkuskonster-pa-hog-niva.jpg
video

Mölndal möts om RPA

12 jun 2019 ledarskap

Alla vill ha smarta lösningar men få vill ha ansvaret för utvecklingsarbetet och ofta är kunskapen bland politiker skral när det kommer till digitalisering. Mölndals stad samverkar med grannkommunerna kring utveckling av RPA och lägger mycket tid på att förklara it. 

lantmateriet-mixedrealirt-960640.jpg

MR och containrar för Lantmäteriet

15 okt 2018 digit

När Lantmäteriet omvärldsbevakar så är det bland annat Windows Server 2019, mixed reality, containrar och automatisering som är i fokus. Gemensamt för lösningarna är att de ska kunna leda till en ökad effektivisering inom flera olika områden. 

 

postnord-stralfors-960640.jpg

Strålfors automatiserar rubbet

22 okt 2018 digit

På Postnord Strålfors blir allt fler kunder digitala, och därmed går företaget all-in på datainsamling och automation. Nyligen har de automatiserat deras datacenter och i nästa fas ska nätverken gå samma väg till mötes. 

rapsväxt i närbild.jpg

RISE smarta skördar

10 dec 2018 digit

Nu startar RISE en testbädd för digitaliserat jordbruk som erbjuder svenska industriföretag goda möjligheter att etablera sig i jordbruksbranschen. Uppkopplade åkrar och avancerade system för dataanalys ska bidra till ett mer lönsamt jordbruk enligt FN:s resolution Agenda 2030 för hållbar utveckling.

byggkranar och blå himmel.jpg

It som förändrar världen

24 maj 2019 ledarskap

Solceller, butiken Mjukvaruhuset och RPA i Trelleborg har ett ord gemensamt: Mod. Det har aldrig varit viktigare att våga och förutsättningarna att lyckas har aldrig varit bättre än nu. Det menar Peter Falk, chef innovation och affärsutveckling på Atea.