Västerbotten nu på video

– Det här handlar i grunden om tre saker. Att få ut ett värde på varenda skattekrona, att leverera lika vård till våra medborgare oavsett var man bor någonstans och att leverera en bra och enkel lösning till våra användare, både i stad och på landsbygd. Detta är något som digitalisering kommer vara ett stöd för att leverera, och där är fungerande videomöten en viktig del, säger Sebastian Sandberg, AVK-förvaltare, Region Västerbotten.

13 000 användare

Region Västerbotten har utöver alla persondatorer drygt 400 dedikerade klienter med tillgång till videomötesplattformar av olika slag. Med 10 000 anställda och runt 13 000 användare som på ett säkert sätt ska kunna kommunicera dels med varandra, dels mot omvärlden, med målet att anställda ska kommunicera lika lätt med varandra som en läkare med sin patient på landsbygden.

Regionen har arbetat förhållandevis länge med videomöten och AVK-förvaltningen har valt att arbeta enligt devisen att om de inte kan sina egna grejor ska de inte hålla på. Sebastian Sandberg ledde arbetet med att installera all programvara och personalen utbildas i allt som de måste veta.

– Från ax till limpa. Vi sätter upp och vi underhåller och mina medarbetare står för supporten hela vägen.

Proaktivt arbete

Som stöd använder de som arbetar som supportgrupp en mjukvara där de får en grafisk överblick över alla samtal och uppkopplingar i realtid och kan se i förtid om en uppkoppling ser ut att ha problem.

– Ser vi att det börja svaja till på en lina och att data droppas kan vi kontakta kunden och tipsa om att exempelvis stänga av en programvara som ligger och snor bandbredd för att bilden ska bli bättre. Det är att arbeta proaktivt, och det är framtiden. Att kunna supportera i realtid är något som har växt och som bara fortsätter att växa.

Nackdelen med proprietära system

Erfarenheten med att sätta upp och underhålla videotjänster för så pass många enheter och användare har gjort Sebastian Sandberg något kritisk till de så kallade proprietära system som bara går att använda om de klienter som ska koppla upp sig använder samma mjukvara. Han menar att de stora bolagen måste ta ett samhällsansvar och bli mer öppna.

En nyckel till att bli mer öppen är att använda de standarder för videomöten som finns och som bland annat sätts av International Telecommunication Union, ITU. Men det gör exempelvis inte Google och Microsoft i sina grejor.

– Fördelen med ITU är att man kan få tag på varandra oavsett plattform, precis som att jag kan ringa till min farmors hemtelefon med iPhone. Fördelen med att inte följa ITU:s standarder är ju att man låser in folk. Med det sagt arbetar Microsoft aktivt för att bli mer öppna än vad det exempelvis var i Skype for Business, men de har en lång väg kvar och mycket arbete framför sig, säger Sebastian Sandberg.

Säkra möten

Region Västerbotten har valt en lösning som tillåter flera sätt att komma in i mötet man sätter upp, om det så är via webben, via en programvara, eller via mötesbokningar i Outlook. Det sker tack vare en tredjepartslösning som syr ihop de proprietära systemen.

Mötena är hundraprocentigt krypterade vilket inte minst är viktigt när det handlar om videomöten mellan en patient och en läkare exempelvis.

– Och där har vi också koll från centralt håll. Ser vi att någon kör ett okrypterat möte kan vi lätt meddela mötesbokaren så att hen blir medveten om detta. Vi kan även se om de ansluter sig med VPN-anslutning som redan är krypterad, och då blir det problem. Vi får en bättre övervakning överlag, helt enkelt, och användarna har redan nu börjat märka av det.

Vikten av utbildning

Den mesta av tekniken är alltså på plats. Och som i så många andra organisationer består nu det viktiga arbetet i att få med sig alla verksamheter och ta sig framåt tillsammans med dem. 

För Sebastian Sandberg är teknik bara en möjliggörare för att kunna arbeta mer effektivt.

– Det är lätt att vi teknikintresserade springer iväg och blir sugna på att leta efter nya tekniska innovationer när vi tycker att detta är på plats. Men alla är ju förstås inte lika teknikintresserade och för alla våra 10 000 anställda inom regionen är inte det här med videomöten en självklarhet bara för att det är det för oss på it-avdelningen. Därför handlar det nu om att utbilda, utbilda, utbilda och vara lyhörda inför varje verksamhets behov.