Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Kommunens nya kultur

vännäs stationshus.jpg

Genom e-tjänstesamarbete med andra kommuner och en arbetsgrupp som arbetar för smarta förbättringar ska Vännäs kommun möta sina medborgare på ett nytt sätt. För att förenkla för alla bör leverantörer erbjuda flexiblare lösningar. 

– Målet med vår digitaliseringsresa är att kunna erbjuda en bättre service till medborgarna. För att lyckas på digitaliseringsresan är det bra att ha en resplan, kanske speciellt för en liten kommun som ska klara av den stora omställningen som digitalisering innebär idag. För vår del startade planeringen med att ta fram en digital agenda, säger Anders Henriksson, it-chef på Vännäs kommun.

Verksamheters egen utveckling

Den digitala agendan i Vännäs kommun har funnits i ungefär ett och ett halvt år. I samband med att agendan blev klar startade kommunen även upp ett team med syfte att stötta verksamheterna i digitaliseringsresan och som har i uppdrag att fokusera på verksamhetsutveckling. I teamet ingår it-chefen, verksamhetsutvecklare samt en kommunikatör.

– Det viktigaste är att verksamheterna känner att de äger sin egen utveckling och känner ett ansvar för att arbetet går framåt, men att de har stöd av teamet inom till exempel processkartläggning.

Inte bara teknik

Arbetet handlar också om att skapa en kultur i kommunen och att förändring blir någonting positivt samt att visa på snabba förbättringar, även om de flesta förändringar kan ta tid. Alla förbättringar handlar inte om nya tekniska lösningar. Ibland kan istället en förändrad arbetsprocess utan införande av tekniska hjälpmedel vara det som krävs för att underlätta arbetet i verksamheterna.

Det är knappast effektivt att behöva etablera ytterligare RPA-lösningar.

– För Vännäs kommun består digitaliseringsarbetet till 70 procent av verksamhetsutveckling, 20 procent kommunikation och 10 procent av teknik, säger Anders Henriksson.

E-tjänstsamarbete

Samtidigt som kommunen förbättrar sitt arbete internt ingår man i ett samarbete i Region Västerbotten för att ta fram digitala e-tjänster för medborgarna. Samarbetet leds av Skellefteå kommun där ett digitalt kontor stöttar de deltagande kommunerna i arbetet. 

Samarbeten på det här sättet är en viktig faktor för att även Vännäs som mindre kommun ska kunna etablera en plattform för e-tjänster till medborgarna. I varje kommun som deltar i samarbetet finns en kontaktperson som kan hålla sig uppdaterad gentemot det digitala kontoret och stötta verksamheterna när de är mogna för att implementera digitala tjänster. 

– Utmaningen här är att få det interna arbetet så effektivt som möjligt genom att kunna koppla handläggningen från de digitala medborgartjänsterna mot våra kommunala interna it-system. Även vi som liten kommun har över hundra stycken olika system inom våra olika verksamhetsområden.

För mycket stuprör

Anders Henriksson tror att kommuner historiskt nog köper på sig mer it än de behöver eftersom systemen hittills har tenderat att vara ganska specifika till vissa arbetsuppgifter och låsta. Vännäs vision kring it-systemen är att de i framtiden ska kunna bygga en horisontell plattform med hjälp av sina leverantörer och att de inte ska behöva förlita sig på paketerade stuprörslösningar, utan snarare köpa just stöden de behöver för att koppla på i den befintliga plattformen.

– Att välja rätt hård- och mjukvara är inte alltid lätt. Det är en stor fråga som involverar många olika kompetenser på både kommun- och leverantörssidan. Jag välkomnar därför att regeringen fått upp ögonen för hur en säker och kostnadseffektiv it-drift för den offentliga sektorn kan etableras.

– Det är ju knappast effektivt som det är idag att landets myndigheter och 290 kommuner upphandlar gamla it-system som är så resurskrävande att vi efter införande måste etablera ytterligare RPA-lösningar för att våra medarbetare ska kunna fokusera på värdeskapande arbetsuppgifter, säger Anders Henriksson.

11 november 2019 Uppdaterad 18 mars 2020 Reporter Tim Leffler digit Foto Mostphotos

Rekommenderad läsning