Smidigare lån på Ikea

– Vi har gått från ungefär 220 stycken lånedatorer till 30 stycken i vår nya lösning, vilket sparar oss minst en miljon kronor om året, och om vi räknar in personalkostnader och tid blir nog siffran betydligt högre ändå. Det är pengar som vi nu kan använda till annat, säger Krister Lindström, IT Operation Owner på Ikea of Sweden.

Din dator i fem dagar

Ikea of Sweden är bolaget inom Ikea-gruppen som har ansvar för att designa och producera varor och har omkring 2 200 anställda på kontoret i Älmhult i Småland. Precis som på alla andra arbetsplatser händer det givetvis att datorer går sönder, blir stulna, eller glöms hemma. Men för att man ska kunna fortsätta arbeta som vanligt erbjuder ofta arbetsgivaren lånedatorer.

På Ikea of Sweden har man sedan tre månader tillbaka en Traka-lösning för sina lånedatorer som innebär att de ligger inne i smarta skåp, som enkelt öppnas med de id-kort som personalen redan bär. En dator lånas ut i max fem dagar, och personen som datorn är knuten till under låneperioden kan endast öppna det skåp där datorn hämtades ut ifrån.

– Det är ett säkert system som vi inte haft några problem med sen införandet i höstas. Datorerna har vår Ikea-plattform och är fullt krypterade. De har endast de mest nödvändiga programmen för att hålla licenskostnaderna nere, säger Krister Lindström.

Vänt på stenar

När lånedatorerna tidigare fanns ute på de olika avdelningarna tog det en hel del tid i anspråk, och det var dessutom svårt för personalen att hålla rätt på alla datorer.

– Det var ingen som riktigt hade synat den här delen av lånedatorer särskilt noggrant innan vi började ta itu med det på allvar för ungefär ett år sedan. Då var den övergripande tanken att varje avdelning behövde mellan fem och sju datorer, vilket snabbt blir pengar både i hårdvara och i licenser. Men efter att ha avslutat andra projekt och vänt på lite stenar såg vi att det fanns pengar att spara även här, säger Krister Lindström.

Idé från varuhusen

Det var efter att ha sett hur smidigt personalen arbetade på varuhusen med ett liknande system för de personliga plattorna de har i sitt arbete där, som Krister Lindström hörde av sig till samma leverantör och undrade om det inte gick att ta fram ett liknande system fast för datorer.

Sagt och gjort: ungefär ett år senare dök skåpet upp i de nyrenoverade lokalerna i Älmhult, och togs i bruk.

– Min målsättning är att göra det så enkelt som möjligt för alla, och det här är verkligen ett win-win-concept. Vi sparar pengar, och personalen är nöjda. Än så länge har de 30 datorerna inte tagit slut och allt går enligt vår plan. Ibland hör jag hur folk som hämtar ut en dator för första gången utbrister hur smidigt systemet är, och då är det klart att man ler lite inombords, säger Krister Lindström.