Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

RPA gör jobbet i Norrtälje

Det blev vinst för alla då Norrtälje automatiserade bygglovsprocessen. Förutom effektivare processer fick de som ansökt 2,5 miljoner i återbäring. Nyckeln till en framgångsrik digitalisering är att involvera. Det menar Carina Nilsson och Bawar Akrawi.

Text Elisabeth Nore Foto Fredrik Kron, Adobestock 28 augusti 2018 digit

– Precis som hos alla andra är digitalisering i fokus i Luleå kommun. Vi har vår it-strategi och just nu gör vi en analys om vad vi har för system och ärenden och hur vi ska få ordning och reda i verksamheten, samtidigt som det pågår många småprojekt. Vi vill jättemycket men måste också få struktur på det vi vill göra, säger Carina Nilsson, chef på it-driftsavdelningen i Luleå kommun.

Hur ser det ut för er i Norrtälje, Bawar Akrawi?

– Vi har digitaliserat flera olika tjänster. Bygglovsavdelningen har till exempel kommit extremt långt där hela ansökningsprocessen sker digitalt, från ansökan till beslut, vilket har gjort arbetet enormt mycket effektivare. På så sätt har vi också kunnat sänka avgiften för bygglovsärenden. Vi har kunnat betala tillbaka 2,5 miljoner till kunderna tack vare det. Och idag får man dessutom rabatt när man söker bygglov digitalt som en motivation, säger Bawar Akrawi, CIO i Norrtälje kommun.

Hur gjorde ni rent strategiskt för att komma dit?

– Jag tror att det är viktigt att inte glömma att digitalisering är en verksamhetsfråga, inte en it-fråga, och att mina chefskollegor i andra verksamheter ser möjligheterna med digitalisering. Bygglovsdirektören såg tidigt att det fanns ett användningsområde. Sen jobbar vi med inspiration och försöker titta på andra kommuner. Vi har kört Trelleborg-modellen med försörjningsstöd och nu tittar vi på möjligheten att automatisera vaccinationsprocessen, med planering, inhämtning av samtycke, uppföljning och dokumentation. Där kan vi bli först i Sverige.

Kan ni använda samma uppbyggnad för fler tjänster?

– Det tror jag, inte minst för att det inspirerar andra chefer i ledningsgruppen att det ger resultat. Det har blivit som en snöbollseffekt och fler hör av sig till oss och vill verkligen titta på dessa områden. Senast var det ekonomichefen som undrade hur de kunde utnyttja robotisering och automatisering. Det är spännande.

Hur stödjer er it-avdelning verksamheterna?

– Vi startade resan för fem-sex år sedan där vi insåg att vi behövde komma närmare verksamheterna för att kunna göra skillnad. Vi kommer förstås fortsätta att leverera datorer och annan it, men jag tror att den stora skillnaden görs när vi förstår verksamheternas behov och kan inspirera dem. Jag har tre kundansvariga vars uppgift är att åka ut och analysera it-behoven och arbeta med detta i respektive förvaltning, säger Bawar Akrawi.

– Vi har en liknande avdelning som heter digital utveckling med åtta personer som har fokus på det. Det måste vara verksamheten som är drivande, men vi blir så inblandade eftersom kompetensen än så länge är störst hos oss på it på det området, säger Carina Nilsson.

Hur sprider man den kompetensen?

– Genom att blanda in dem. Vi har ett projekt nu som vi kallar för Violen, verksamhetsnära införande av O365, som är brett över hela kommunen, och där det finns ambassadörer i varje förvaltning som går in för att lära alla att använda de digitala verktygen. Det tror vi jättemycket på, för att de sen i sin tur ska kunna förstå och komma med nya krav, säger Carina Nilsson.

Rekommenderad läsning

Trelleborgs kommun 960640.jpg

Robot styr försörjningsstöd i Trelleborg

12 jul 2017 digit

I Trelleborgs kommun sköter inte längre handläggare de arbetssökandes ansökningar om försörjningsstöd, det gör istället en robot. Det nya initativet har lett till bättre medborgarservice och att de anställda på kommunen istället kan fokusera på att få folk i arbete.

norrtälje.jpg

Robotar automatiserar i Norrtälje

22 dec 2017 digit

I Norrtälje har kommunen robotiserat ansökan till försörjningsstöd. Nu tittar de på om även andra delar av verksamheten kan automatiseras.

badplats i skellefteås skärgård.jpg
video

RPA för växande Skellefteå

3 sep 2018 digit

Skellefteå kommun planerar för 80 000 invånare år 2030. För att det ska bli verklighet krävs att it-avdelningen stöttar verksamheten och att RPA implementeras. Det menar Anna Källsved, it-chef, Skellefteå kommun.

elefant utan fågel på huvudet.jpg
video

5 kommuner bättre än en

14 sep 2018 digit

I Uppland har fem kommuner gått samman för att förenkla digitaliseringsutmaningarna med målet att tillsammans bli utsedda till årets it-kommun år 2023. Bland annat hoppas de kunna ha gemensamma löne- och ekonomisystem och att dela på licenser.

tjejer på surfbrädor i kanal i lomma.jpg
video

Signera mera i Lomma

20 aug 2018 digit

I en kommun hanteras mängder av dokument som ska signeras. Lomma kommun tar nu fram en lösning som ska underlätta och påskynda arbetet, inte minst för att öka transparensen gentemot medborgaren.

 

gullig-gata-i-kalmar.jpg

Kalmar utvecklas med GDPR

24 jul 2018 digit

Med ny digitaliseringsledare och snart fibernät till kommunens alla hushåll är Kalmar redo för ytterligare milstolpar på sin digitaliseringsresa. Men ensam är inte starkt och goda grannar är en nyckel till framgång.

brevlådor på rad på en röd stuga2.jpg

Sätt gränser för licenser

10 okt 2018 digit

Postnord arbetar aktivt med Software Asset Management, inte minst eftersom det finns mycket pengar att spara om det sköts på rätt sätt. 

oresundskraft-hoganas-hamn-960640.jpg
video

Så förändras Öresundskraft

15 aug 2018 digit

På Öresundskraft pågår resan från traditionell it-drift till att it-avdelningen blir ett med företaget. För att lyckas med förändringen krävs samverkan och mod att utmana och skrota lösningar som inte bidrar till utveckling.

tre kossor på en äng tittar in i kameran på nära håll.jpg
video

Vinster med samlad it

26 jun 2018 digit

Göliska IT ansvarar för it i sex kommuner i Västergötland och på samma sätt hanterar skånska Unikom it för Höör, Hörby och Östra Göinge. Enligt Anders Thörn, vd Göliska, har samarbetet lyft it i regionen och nu hoppas Cecilia Alvesson, vd Unikom, på en liknande effekt.