Uddevalla kommun bygger struktur för smartare it-beslut

Thore Andersson är it-strateg på Uddevalla kommun där han började som tekniker för 32 år sedan. Då var de tre stycken på it-avdelningen, idag är de 45 – varav hälften jobbar med utveckling. 

– Att vi är så många som jobbar med utveckling tycker jag är väldigt spännande, säger Thore Andersson. 

Han berättar att de idag bland annat jobbar med Power platform och utvecklar olika e-tjänster, appar och inför automatisering. Mycket handlar om AI, bland annat har det tagit fram en AI-funktion som transkriberar, sammanfattar och dokumenterar samtal till text och används av socialtjänsten i kommunen.  

Frustration ledde till en it-beslutsprocess 

Uddevalla kommun var tidigt ute med att etablera en it-beslutsprocess som inkluderade både förvaltning och verksamhet. Detta var 2020. Processen hjälpte dem att organisera och strukturera verksamhetens it-behov på ett mer effektivt sätt. Och tidigt i beslutsledet fick de in både informationssäkerhet och it-krav.

– Bakgrunden till beslutsprocessen var att det fanns en frustration, det var helt enkelt för spretigt. Vi skojade om att det slängdes pingisbollar eller disketter på vårt bord och vi visste inte vad vi skulle prioritera, eller i vilken ände vill skulle börja, säger Thore Andersson. 

Tanken om att etablera en tydlig beslutsprocess för it hade länge legat och grott i Thores tankar, och tillsammans med dåvarande it-chef presenterade de sina tankar för kommundirektören och förvaltningschefer i verksamheten. 

 – Det är inte självklart att en idé landar, men det här fick gehör och alla utryckte ett behov av att samordna och få ett bättre helhetsperspektiv för att också kunna göra rätt prioriteringar, säger Thore Andersson.  

Samverkan mellan it och verksamhet 

It-beslutsprocessen har trimmats och förbättrats genom åren och är till stor hjälp för att strukturera kommunens digitalisering och driva verksamhetsutvecklingen framåt.  

– Vi hade inget bra forum för att ta hand om verksamhetens behov. Det är ju verksamheten – som socialtjänst, samhällsbyggnad eller barn- och utbildning – som är det viktiga i kommunen. De har ett behov och de har störst insikt i vad som saknas för att underlätta i deras arbete. Sedan behöver det paketeras, formaliseras och lyftas för att på ett strukturerat sätt komma till beslut och utföras. 

Thore förklarar att it-avdelningen har behovskoordinatorer som arbetar mot en eller flera förvaltningar. Dessa koordinatorer samarbetar med förvaltningarnas verksamhetsutvecklare ute i verksamheten. Detta är en del av kommunens it-råd, och de träffas varje vecka för att diskutera behov och prioritera insatser. 

– Vi är idag ett välfungerande maskineri, allt är väldigt tydligt och man vet vilka steg man behöver följa i processen för att komma till ett beslut.  

Mandat och tydlighet i prioriteringar 

Han berättar att it-chefen har mandat att säga nej om verksamhetsbehovet inte passerat nödvändiga steg i it-beslutsprocessen. Processen gör det tydligt för it och verksamheten att prioritera utifrån fastställda kriterier, följa it-krav och upprätthålla informationssäkerhet. Beslutsprocessen finns för att nyttja kommunens resurser på bästa sätt med en central uppföljning som är transparant. Beslut som tas ska vara till nytta för medborgare och näringsliv.  

– En annan viktig faktor för oss inom offentlig verksamhet är att vi enligt SKR:s prognos ska klara av 125 procent välfärd med 75 procent av resurserna. Vi på it behöver utveckla smarta lösningar utifrån verksamhetens behov för att frigöra personaltid. Då är automatiseringar och AI extremt viktigt, säger Thore Andersson. 

Förenklade processer och checklistor 

De senaste åren har de förbättrat beslutsprocessen ännu mer genom att ha tydliga funktionella krav, säkerhetskrav och standard it-krav vid upphandlingar och egenutveckling. 

– Vi har som en bruttolista beroende på vilken tjänst som ska utvecklas, där man kan plocka det man behöver utifrån en grundmall. Det kan vara en upphandling, en systemutveckling eller en molntjänst. Genom detta material kan en stor del av grundjobbet vara gjort, säger han. 

När man jobbar med tydliga processer och checklistor blir det mer rätt än fel menar Thore. Fem år in i arbetssättet så kan han konstatera att det går snabbare, det blir tydligare och det råder ett bra samarbete mellan it och verksamhet.  

– Beslutsprocessen handlar egentligen om att fånga upp behoven som finns i verksamheten. Att bereda dem på ett strukturerat sätt och fatta beslut om huruvida det ska genomföras eller inte. Och det är en av våra viktigaste framgångsfaktorer i kommunens digitaliseringsarbete, avslutar Thore Andersson, it-strateg på Uddevalla kommun.