Så skapade Halmstad kommun en cirkulär it-modell

När Nicklas Jarl tillträdde som chef på it-service i Halmstad kommun 2020 satte teamet en ambitiös förändringsplan gällande var de ville befinna sig om fem år. Visionen om hur det nya arbetssättet skulle vara byggde på tre nyckelord: användarcentrerat, datadrivet och cirkulärt.

Målet var att förlänga livslängden på varje enhet och sluta med automatiska byten. En dator byts först när användaren vill eller vid fel eller säkerhetsrisk. Ansvaret flyttades från it-avdelningen till användaren.

BI blev katalysatorn

I senaste CIO Analytics svarar nästan sex av tio att man har en ambition av att använda Business Intelligence-verktyg (BI). För Halmstads kommun har arbetet med data och analys blivit ett viktigt stöd i förändringsresan mot en mer användarcentrerad och hållbar enhetshantering.

– I BI har vi all vår data i våra verksamhetssystem, det är därifrån vi styr all automation och informationsdistribution. Det är tydligt att BI gav oss den fakta vi behövde för att göra ett nytt business case runt klientägandet och det väckte frågeställningen: ”Varför byter vi våra datorer efter tre år?”, säger Nicklas Jarl.

Med hjälp av uppföljning och analys kan kommunen i dag följa upp livscykelhanteringen av sina cirka 45 000 enheter med förlängd användning och användarinitierade utbyten – en förändring som både sparar pengar och är snäll mot miljön.

Transparens och visualisering

Målet var att skapa full transparens och visualisera alla enheter – från chef till medarbetare. Idag kan varje person se vilka enheter, program och abonnemang som är kopplade till dem och vad de kostar, medan chefer får överblick över sina team. Visualiseringen är en del av det datadrivna arbetssättet och gör it-miljön både användarcentrerad och transparent.

– Den här överblicken blir som ett digitalt fotavtryck, förklarar Nicklas Jarl.

Resultatet? Inga datorer står längre oanvända. Om en enhet inte används lämnas den tillbaka eller får en ny ägare via kommunens interna marknadsplats.

Omloppet – en intern marknadsplats

Under våren 2025 lanserades Omloppet, ett internt marketplace där enheter kan överlåtas mellan medarbetare. Eftersom ingen enhet längre är knuten till en specifik verksamhet kan resurser cirkulera fritt.

– Verksamheter inom kommunen hyr sina enheter av it-service, och via Omloppet kan de nu enkelt överlåta sina hyresavtal och enheter till andra verksamheter, förklarar Nicklas.

Det betyder att fullt fungerande datorer inte blir liggande – en stor vinst för ekonomi, miljö och samarbete mellan verksamheter.

Kulturella utmaningar och stora vinster

Förändringen har inte bara handlat om teknik. Den största utmaningen har varit att ändra beteenden och flytta ansvaret från it till individen.

– Vi har gått från att centralt förbereda varje enhet till en användarcentrerad modell. Nu registreras varje ny dator automatiskt direkt till användaren vid första inloggningen, vilket gör att enheten anpassas individuellt med rätt inställningar och säkerhetsfunktioner från start. Ansvaret ligger nu hos individen att initiera ett byte. Det sker inte längre automatiskt. Det har krävt digital mognad och nya arbetssätt, säger Nicklas Jarl.

Överlag är de flesta positiva till det nya sättet att hantera it-enheter. I ett större perspektiv har det varit väldigt hjälpsamt för många verksamheter. Nicklas Jarl berättar om barn- och ungdomsförvaltningen som haft ett centralt ägande på 10 000 enheter, vilket gjort det svårt att få en överblick och veta vilken dator som är var och hos vem.

– Här har vi hjälpt dem att placera ut ägandeskapet av enheterna. Nu ser de allting på ett helt annat sätt. Det har underlättat hanteringen och inneburit stora besparingar då man undviker att enheter bara ligger oanvända.

Arbeta steg för steg

Efter fem år är visionen verklighet: Halmstad kommun arbetar idag mer datadrivet, användarcentrerat och cirkulärt. Att vara där de är nu har tagit tid och det har varit ett kontinuerligt förbättringsarbete, menar Nicklas Jarl. För att lyckas måste man arbeta målsökande och sträva mot något, ta det bit för bit, steg för steg.

– Många vill veta allt innan de tar beslut, men vänta inte för länge. Agera när du har tillräckligt med information och följ i stället upp löpande, avslutar Nicklas Jarl, chef för utveckling och digitalisering vid it-service, Halmstad kommun.