Experter: Så undviker vi framtidens it-haverier

– Man kan inte modernisera genom att köpa ett system som heter Millennium – det borde funnits signaler redan i namnet. Millennium var aldrig ett digitaliseringsprojekt, utan ett it-projekt enligt den gamla skolan som vi körde på 90-talet. Det köps in en stor gammal dinosaurie som man försöker återuppliva, trots att den varit utdöd i evigheter. Det är inte så modern utveckling går till, säger Johan Magnusson, professor i informationssystem vid Göteborgs universitet, under en paneldiskussion på E-förvaltningsdagarna i Stockholm. 

De senaste åren har ett antal stora it-projekt inom offentlig sektor kostat stora summor pengar, men pausats eller stoppats innan de knappt hunnit användas. Två exempel på detta är de digitala nationella proven och vårdplattformen Millennium.  

Under rubriken “Hur undviker vi framtidens it-haverier?” diskuterade Johan Magnusson, Göran Westerlund, digitaliseringsansvarig i Alingsås kommun och Claudia Gardberg Morner, riksrevisionsdirektör på Riksrevisionen, där den sistnämndes roll bland annat är att granska hur statliga medel används och om myndigheter bedriver sin verksamhet effektivt. 

Tidigare i år publicerade Riksrevisionen en granskning av 1 094 digitaliseringsprojekt hos 136 olika myndigheter med en samlad budget på 40 miljarder kronor. Närmare hälften av dessa projekt försenades, överskred budget eller båda delarna.

– Och fem procent lades ner – ofta efter flera år – helt utan resultat. Så det handlar inte om otur här, utan om systematiska brister i hur digitaliseringen styrs, följs upp och leds. Detta innebär inte bara bortkastade resurser utan även förseningar i samhällsservice, säger Claudia Gardberg Morner.  

”Fanns tidiga signaler på att Millennium inte höll måttet” 

Ett av alla omfattande och misslyckade it-projekt är som tidigare nämnt Millennium, vårdinformationssystemet som pausades i VGR i november 2024 och som nu har stoppats helt. Under det mångåriga arbetet med implementeringen av systemet jobbade Göran Westerlund som projektledare för kommun-Millennium i Alingsås, och han har nu en del tankar om vad som gick fel. 

– VGR ställde diverse krav som bara jättestora, multinationella bolag kunde leverera på. Exempelvis Cambio och Cosmic – som andra regioner använder sig av – kunde inte lägga anbud. Man byggde ett monster där även kommunerna skulle kopplas in; det tillkom verksamhetssystem för elevhälsa och en portal för alla 49 kommuner i Västra Götaland. VGR hade alltså en uttalad ambition av vad man ville göra, men tekniken bakom Millennium utvecklades på 90-talet och höll inte måttet.  

Enligt Göran Westerlund fanns det tidiga signaler och tydliga åsikter om att Millennium inte var tillräckligt bra, men ”toppstyre och tystnadskultur” gjorde att dessa inte alltid togs på allvar.  

– Från start var många positiva till Millennium, åtminstone på kommunsidan där jag var verksam. När vi sedan blev besvikna tog ledningen in nya positiva personer i projektet till nästa år. Deras positivitet gick också över efter några månader. Det var som en konstant besvikelseprocess.  

– Många försökte komma med ärliga invändningar och synpunkter men efter två–tre år gav man upp och bara lät det rulla på. Några sade något i stil med: “Det här kommer gå åt pipsvängen, det är bara att kolla på urspårningen.” Inifrån sjukhusen var tystnadskulturen ännu tydligare. Tyvärr förlorar man människorna på vägen när projekt styrs så hårt uppifrån. 

Sätt in kontrollpunkter och skippa prestigen 

Hur ska då offentlig sektor agera annorlunda framöver för att undvika stora it-haverier framöver? Enligt Claudia Gardberg Morner är det bland annat en lednings- och prestigefråga. 

– Det som Göran beskriver låter ju lite som att stoppa en atlantångare – det är så många som har investerat i ett projekt att det finns en prestige i att den fördefinierade planen bara måste hålla. Detta är inte önskvärt. När användare eller experter inte känner sig trygga med att lyfta problem fortsätter projekt fastän förutsättningarna inte finns. Här behöver istället ledningen aktivt efterfråga avvikelser och risker. Mod är bra, annars förflyttar vi oss inte framåt. Övermod och prestige är mindre lyckat. 

Därutöver vill Claudia Gardberg Morner se att offentlig sektor sätter in kontrollpunkter längs vägen i sina projekt.  

– Vid dessa kontrollpunkter ställer sig aktören frågor som: Har vi uppnått det vi tänkte vid den här tidpunkten? Finns förutsättningarna för att fortsätta? Fungerar det inte vid en viss kontrollpunkt drar man i nödbromsen.  

– Det är även en kulturfråga. Det måste vara okej att säga till om något inte fungerar speciellt bra. Dokumentera allt och dela dessa erfarenheter myndigheter emellan. På så sätt kan vi lära oss av våra misstag.  

Sverige behöver mer utvecklingsresurser 

Johan Magnusson anser i sin tur att Sverige har ett enormt digitalt arv vilket gör att våra utvecklingskostnader tiofaldigas. På den punkten behöver offentlig sektor stärka upp sin utvecklingsförmåga.  

– Sverige har under väldigt många år underdimensionerat resurser och kompetens kring digital teknik och it. Fokuset kring it har varit att hålla kostnader nere – mediankommunen i Sverige har noll utvecklingsresurser. Varför misslyckas de här projekten? Jo, för att vi inte har någon kompetens.  

Dessutom tycker Johan Magnusson att experter borde blandas in när stora projekt som Millennium dras igång. Men allra helst bör stora projekt undvikas helt och hållet. 

– Utför inga stora projekt. Börja med användarna och starta i liten skala. 

– Om du inleder ett stort projekt, sätt in experter som kan göra någon sorts trycktester: Är det här ett initiativ som går i linje eller stick i stäv med teknikens utveckling? Vilka är de tio vanligaste problemen som uppkommer om vi utför det här projektet som tänkt? All den här kunskapen finns.  

Göran Westerlund håller med om att det är viktigt att lyssna på användarna.  

– Jag drev ett projekt för tio år sedan kring en skolportal, där olika lärare kom med diverse önskemål. Vi behövde lyssna in dem hela tiden och anpassa portalen därefter.  Det kan vara jobbigt ibland, men vaccinet mot framtida haverier är att lyssna på användarna, säger han, innan Claudia Gardberg Morner fyller i: 

– Och gör en ordentlig behovsanalys i början. Vem efterfrågar egentligen det här? I Millennium-fallet vill jag ödmjukt föreställa mig att man i ett tidigt skede pratade med läkarna, och frågade hur plattformen skulle fungera för dem. Men tvärtom verkar det som att man inte gjorde det, i och med att läkarna blev så överraskade när de såg resultatet.