Degerfors satsar på AI-driven schemaläggning: "Det här är framtiden"

– Vi står inför en utmaning: våra äldre blir bara fler och fler, samtidigt som vår arbetsföra befolkning blir färre. Vi kan inte använda de resurser vi har till att sitta fast med administration och scheman när vi behöver jobba med det vi ska – att vårda och ta hand om de som behöver oss, säger Linda Svensson, processledare för socialförvaltningen i Degerfors kommun.

Linda Svensson har lett ett framgångsrikt pilotprojekt som pågått i ett år för att testa AI-driven schemaläggning inom vården. Syftet med pilotprojektet har varit att undersöka hur ett AI-baserat verktyg kan effektivisera schemaläggningen, samtidigt som kvalitet, arbetsmiljö och delaktighet bibehålls eller förbättras.

Resultaten är hittills lovande och schemaläggningsprocessen har förenklats. Linda Svensson uppskattar att man kan minska tiden för schemaläggning med 90 procent. Under det gångna året har man testat systemet på två boenden med mindre personalstyrka, men nu är man redo att ta nästa steg och introducera verktyget inom hemtjänsten.

AI-schematjänsten: Från skepsis till succé

Den demografiska utmaningen var den huvudsakliga anledningen till att Socialförvaltningen i Degerfors Kommun valde att testa en AI-schematjänst specialiserad på just schemaläggning inom sjukvården, med målet att vinna tid och frigöra resurser. 

Linda Svensson har trott på projektet från start, men är särskilt glad över det positiva mottagandet från personal och chefer. Flera som initialt var skeptiska har nu omvärderat sin uppfattning och ser fördelarna med det nya systemet.

– Det är alltid läskigt att träda in i något nytt, att förlora kontrollen över något som man varit väldigt delaktig i. Men vinsten i tid och energi för både chefer och personal är enorm, menar hon.

Med den nya AI-plattformen anger personalen enbart sina lediga helger, varpå algoritmen genererar scheman utifrån de regler och riktlinjer som matats in i systemet.

I och med att Degerfors var en av de första kommunerna i landet att testa plattformen har man haft möjlighet att påverka dess utformning. Bland annat genom att finjustera funktioner som förenklar arbetet med att säkerställa att schemat blir både rättvist och optimalt för varje enskild personal och deras sysselsättningsgrad.

– Det går att lägga mycket tid på att skruva och justera och lägga in fler och fler regler och riktlinjer i systemet, men nu har vi sett att algoritmen är så pass smart att den löser det oftast bättre utan alltför mycket input från oss. Så en lärdom är att våga ta steget tillbaka och lita på processen.

Förändringsresa med transparens och delaktighet

Linda Svensson betonar att implementeringen av AI-schemaläggning är mer än bara en teknisk uppgradering – det är en förändrings- och kulturresa. Att överlåta schemaläggningen till en AI-plattform innebär att man går från invanda arbetssätt till att omfamna nya, mer effektiva metoder.

– Våra anställda behöver ha inflytande i sina scheman för att få livspusslet att gå ihop. Den nya plattformen gör det enklare att hantera individuella önskemål på ett transparent och rättvist sätt.

Under pilotprojektet, som fokuserade på sexveckorsscheman för två boenden, har projektgruppen med enhetschefer och schemaadministratörer arbetat aktivt med transparens. Personal har varit välkommen att ansluta till möten och dialogen har varit central.

– Vi har haft öppna diskussioner och dialoger. Vi har varit transparanta i projektet. Det har hela tiden varit viktigt att få med all personal på resan, annars kommer det aldrig att lyckas. Alla behöver se fördelarna för att resultatet ska bli så lyckat som möjligt, säger Linda.

Nästa steg: Hemtjänsten och potentialen med AI

Det nya arbetssättet erbjuder dessutom en stor flexibilitet genom att enkelt kunna testa olika scheman och justera dem vid behov.

– Det är enkelt att testa nya idéer som personalen har. Funkar det så funkar det, om inte justerar vi tillbaka, utan att förlora särskilt mycket tid på det.

Denna flexibilitet gör systemet mycket inkluderande, vilket är avgörande för att lyckas med både förändringen och kulturen på arbetsplatsen, menar Linda. Nu väntar alltså hemtjänsten, där man ska implementera åttaveckorsscheman.

– I nuläget är personalen inom hemtjänsten nyfiken och positiv. Man vill komma igång och börja testa. Men självklart finns det även de som är mer skeptiska och är rädda för att tappa kontrollen över sin tid.

Utmaningen framöver är att inte fastna i gamla mönster när man tar sig an en större personalstyrka. Linda Svensson betonar vikten av att tänka nytt, chefernas roll i att leda förändringen och fokus ligger på att skapa hållbara scheman för personalen.

– AI är ett verktyg som kan avlasta vår tid för att bättre använda våra resurser. Jag kan inte tänka mig att vi ska gå tillbaka till att manuellt jobba med scheman igen. Det här är framtiden, avslutar Linda Svensson, processledare för socialförvaltningen i Degerfors kommun.