Så underlättar Microsoft hybridarbetet med Viva, Intune och Copilot-agenter

Den digitala medarbetarupplevelsen – i vissa sammanhang kallat DEX – diskuteras alltmer hos både medarbetare och arbetsgivare. En starkt bidragande anledning till detta kan vara att 76 procent av medarbetare och chefer vill jobba i en hybridform, med en mix av kontors- och hemarbete varje vecka, enligt undersökningar från Gartner och Microsoft. Få vill jobba hemifrån varje dag, och få önskar vara på kontoret hela tiden.

– Detta gör den digitala medarbetarupplevelsen än viktigare. Oavsett om man arbetar hemifrån eller på kontoret ska de digitala verktygen fungera. Det måste vara enkelt och användarfokuserat, därför att varje gång någon fastnar i diverse teknikstrul försvinner energi, glädje och produktivitet, säger Nina Rapp, affärsområdeschef för Modern Work på Microsoft Sverige.

Detta hade Microsoft i åtanke när man utvecklade plattformen Microsoft 365 (även kallad M365), vilket enligt Nina Rapp är grunden i Microsofts digitala medarbetarupplevelse.

– Vår ledstjärna i M365 är människan i fokus. Alla tjänster ska hänga ihop och fungera tillsammans. Det ska vara produktivt och säkert, med en plattform av verktyg som pratar med varandra. Anställda ska inte heller behöva logga in i varje enskild tjänst utan en gång med single sign-on, möjliggjort av Entra ID i botten.
Inom Microsoft 365-plattformen finns en stor mängd tjänster, bland annat Viva, Intune och Copilot som alla är en del av den digitala medarbetarupplevelsen, men på olika sätt.

Kommunikation och mätbarhet med Viva

Tjänsten Viva lanserades i inledningen av 2021 för att möta verksamheters förändrade behov under covidpandemin. När distans- och hybridarbete blev mer regel än undantag ansåg Microsoft att det behövdes ett verktyg för att skapa välmående, produktiva hybrida team. I Viva finns tre grundben: kommunikation, utveckling och mätbarhet.

– Med Viva kan bland annat chefer lättare kommunicera ut företagsnyheter, ledarskapsfrågor och dylikt till hela organisationen, vilket det fanns ett stort behov av under pandemin. Viva har även en lärande- och utvecklingsdel som gör det enklare för enskilda att växa i sitt arbete.

– Det tredje benet är mätbarhet vilket gör att organisationer kan identifiera insikter och trender inom organisationen, för att enklare möta olika behov och sätta rätt strategier. Du kan som enskild person också se över hur du arbetar, få produktivitetsinsikter och potentiellt hitta en bättre balans mellan jobb och fritid.

Enhetshantering med Intune

För att arbetsupplevelsen ska fungera smärtfritt krävs även en del arbete som inte syns. Detta sköter Intune som är en del i Microsofts grundplatta för enhetshantering, och spelar en viktig roll vad gäller både säkerhet och användarupplevelse. Intune hjälper till att säkerställa att nya datorer, telefoner och användare snabbt och säkert kan integreras i företagets it-miljö.

– It-avdelningar brukar älska Intune och vi på Microsoft älskar Intune, men företagsanvändare vet sällan vad det är för något. Och det är positivt – det betyder att verktyget fungerar smärtfritt och bra. Vissa verktyg syns mer för användare och andra är tysta hjältar.

Versioner av Copilot

Det allra mest synliga och omdiskuterade verktyget just nu är dock Copilot, som har två olika versioner. Den mest grundläggande är den webbaserade Copilot-chatten som är tillgänglig utan extra kostnad för alla Microsoft 365-användare. Utöver denna finns också Microsoft 365 Copilot, som får tillgång till din företagsinformation och kan implementeras in i funktioner som Teams, Outlook, Excel och andra M365-appar.

Har man tillgång till M365 Copilot går det även att experimentera med “agentisk AI”, och det här är det riktigt roliga börjar, menar Nina Rapp.

– Agenter kan göra saker mer på kommando, än annan generativ AI. Jag tror att vi alla kommer se oss som chefer över våra agenter framöver och att vi kommer se en ny dynamik i team framöver. Med agentisk AI har vi möjlighet att rita om ramarna för arbete helt, där vi kommer kunna delegera vissa typer av arbetsuppgifter till våra digitala kollegor, det vill säga agenter.

Egna och färdigbyggda agenter

Nina Rapp förklarar att det är möjligt att utveckla egna agenter eller använda redan färdigbyggda sådana. Ett exempel på en färdigbyggd är Translator Agent, som i Teamsmöten kan realtidsöversätta vad som sägs från svenska till exempelvis engelska eller franska.

– Jag kan även ge ett exempel på egen agent. Säg att du är en medarbetare som alltid får frågor om din verksamhets kunskapsbibliotek innehållandes policys, utbildningsmaterial, processdokumentation och så vidare. I stället för att behöva svara på dessa frågor skapar du en agent som lär sig allt om kunskapsbiblioteket, och lägger upp den på intranätet. Om någon ändå ställer frågor till dig kan du hänvisa direkt till agenten.

Och detta är något som alla medarbetare kan göra, oberoende av teknisk bakgrund, då detta görs med några enkla klick och naturligt språk.

– För några år sedan introducerades  low code som koncept, vilket innebar minimal handkodning för att utveckla applikationer. Nu har vi introducerat nästa steg i utvecklingen med no code – det vill säga att ingen kodning krävs. Detta är en mycket spännande utveckling med att de som är närmast en verksamhetsutmaning kan skapa en agent som svarar upp mot behovet. Häromdagen såg jag en kollega vars elvaåriga dotter skapade en agent för hemläxor på under en minut.

Det ställs ju ökade säkerhetskrav på och från verksamheter nuförtiden. Hur går det egentligen ihop med hybridarbete och en smidig, produktiv digital arbetsupplevelse?

– De två delarna är helt förenliga, enligt mig. Produktivitet och säkerhet är inbyggt tillsammans i M365-plattformen. Framför allt när man har M365 E5 så har organisationer inte bara utökat skydd i plattformen – det finns även många funktioner som gör det enklare för anställda att göra rätt med till exempel automatisk klassificering av dokument.

– Jag vill även slå ett slag för multifaktorautentisering som stoppar attacker i upp till 99 procent av fallen. Detta innebär ju ett extra steg för användarna, men kommunicerar man ut varför det behövs får medarbetarna en högre förståelse. Sedan är det ju såklart viktigt att säkerhetsutbilda alla medarbetare.

Hur kommer våra digitala medarbetarupplevelser att förändras framöver?

– Digitala medarbetarupplevelser kommer att utvecklas och formas utefter arbetsplatsernas och anställdas behov, där användarvänlighet kommer vara kritiskt. Just nu och den kommande tiden kommer fokus att ligga på den stora förändringen av att arbeta med generativ AI, där nästa steg är att växla upp med agenter och digitala kollegor. Jag ser fram emot att vi alla bygger mer kunskaper för att bli agent-chefer och leda våra digitala team, avslutar Nina Rapp.