Så mycket tid sparar Norra Skog med M365 Copilot

Mellan november 2024 och februari i år genomförde Norra Skog en pilot av M365 Copilot. 20 medarbetare med varierande teknikintresse, roller och befattningar inom bolaget valdes ut till att delta i piloten. Fredrik Lekander, verksamhetsutvecklare på Norra Skog, ledde arbetet och fokuserade i början mycket på att pilotdeltagarna skulle få in en vardaglig tillämpning av verktyget.

– Det finns många studier som visar att dagligt användande är en viktig faktor om man ska få några nyttoeffekter. Att endast tilldela licenser ger inget värde per automatik – används de inte innebär det bara ökade kostnader. Jag försökte pränta in i deltagarna att använda Copilot minst tio minuter per dag och nöta in det i arbetssättet, säger Fredrik Lekander.

Här har inställningen hos deltagarna varit viktig. Enligt Fredrik Lekander finns en tydlig korrelation i att de som har investerat mest tid i verktyget är de som har upplevt högre nöjdhet och större tidsbesparingar i arbetet.

– Det krävs både mod och kreativitet att tänka nytt och se var Copilot kan passa in i ens arbetsprocesser och skapa värde. Det är lätt att tänka att Copilot blir “ytterligare ett verktyg” som man ska lära sig utöver sitt vardagliga arbete. När man kommit över den tröskeln – som är olika hög för alla – kommer den riktiga avkastningen.

Ett bra stöd för de som kämpar med tekniken

Intressant var också att personer som är mindre tekniskt bevandrade upplevde störst nytta, enligt Fredrik Lekander.

– Min tolkning av detta är att Copilot även kan fungera som teknisk support 24/7, där användare genom vanligt talspråk kan få hjälp med saker och ting. Det kan också vara så att personer som har det lite kämpigt med tekniken är mer benägna att hitta nya sätt att arbeta.

I pilotarbetet med Copilot har Norra Skog räknat på ROI, vilket dock kan vara relativt komplicerat när det handlar om generativ AI, enligt Fredrik Lekander. Det är svårt att visa på hårda data vad pilotdeltagarna har uppnått jämfört med vad man skulle ha uppnått utan Copilot. Därför bad han istället deltagarna att göra en självskattning på hur mycket tid de har tjänat in per vecka.

Här uppgav 90 procent av deltagarna att de hade sparat tid, medan 10 procent inte hade märkt någon tydlig skillnad. 

– Den genomsnittliga tidsbesparingen för alla användare i pilotfasen landade på 1 timme och 56 minuter i veckan. Med andra ord sparade pilotdeltagarna cirka 25 minuter om dagen på att nyttja Copilot men det kan vara stora individuella skillnader, säger Fredrik Lekander.

Ökad effektivitet med sammanfattningar

Sammanfattning i Teams var den mest populära och tidsbesparande funktionen. Numera är dessa mötessammanfattningar något som Norra Skog rekommenderar medarbetare att använda vid varenda möte – även vid möten med externa deltagare, efter att ha frågat om medgivande.

– Funktionen transkriberar hela mötet och är därmed perfekt för att verifiera vad som sagts. Om jag exempelvis har glömt om det var Anders eller Anna som sade en viss sak under ett långt möte eller blir osäker på vem som tog bollen om det ena eller andra, kan jag fråga Copilot efter att mötet är slut. Detta sparar mycket tid jämfört med att behöva skicka ett mejl till båda personerna.

En annan – mer oväntad – effekt från piloten var att deltagarna blev mer nyfikna på hela Microsofts 365:s produktportfölj.

– Allt eftersom kunskapen om Copilot ökade fick de även en djupare förståelse för kopplingarna mellan andra produkter i M365, speciellt gällande Loop och Planner. Exempelvis såg de möjligheterna med att använda Loop inne i Teams, hur detta kan förenkla samarbeten och så vidare. Det var lite som att användandet av Copilot knöt ihop säcken för hela M365, säger Fredrik Lekander.

Personligen uppskattar Fredrik Lekander även den nya funktionen Följ möte. Med Copilot installerat finns ett tredje alternativ utöver att acceptera eller tacka nej till en mötesinbjudan – nämligen att följa det.

– Jag har trummat in vanan att följa möten jag blir inbjuden till, även om jag inte kan delta i dem. På så sätt kan jag ta del av mötestranskriberingen och klicka fram delar som är intressanta för mig. Exempelvis kan jag läsa igenom när jag själv nämndes under mötet och varför. Men oftast frågar jag bara Copilot.

Copilot rullas ut i verksamheten

Efter att pilotperioden hade nått sitt slut fick deltagarna frågan om de var intresserade av att behålla sin Copilot-licens, och svaret var entydigt – 100 procent svarade ja. 

Nu går Norra Skog in i en ny fas där man ska rulla ut Copilot brett i verksamheten.

– Norra Skog är en medlemsägd förening vars uppdrag är att gynna ett fritt, ansvarsfullt och lönsamt skogsägande för våra 27 000 medlemmar. Att M365 Copilot ska generera praktisk verksamhetsnytta för oss har en varit avgörande faktor för beslut om kommande utrullning. Genom att nyttja verktyget har vi sett att vi kan uppnå förbättrade arbetssätt, vilket gynnar föreningen i stort och ökar medlemsnyttan, säger Fredrik Lekander.

I första utrullningsvågen ska 100 medarbetare, cirka en tredjedel av bolagets tjänstepersoner, erhålla licenser. På sikt är tanken att alla tjänstepersoner ska få tillgång till verktyget.

– Det är kö till att få licens, vilket såklart är ett drömläge ur mitt perspektiv som verksamhetsutvecklare. Men detta kan också innebära en ökad teknisk diskrepans, där skillnader i AI-kunskaper blir än tydligare mellan medarbetare med licens och utan. Detta ska vi motverka genom en obligatorisk grundkurs i AI-förståelse för samtliga medarbetare. Därigenom kan alla förstå grunderna i AI och få en mycket kortare startsträcka när de väl får sin Copilot-licens eller andra AI-verktyg.