Så ska 21 länsstyrelser skapa en standardiserad, kostnadseffektiv och modern digital arbetsplats

Berätta, vad gör ni och vad innefattar era roller i Länsstyrelsen?

– Jag heter Abraham Ström och jobbar som enhetschef på it-avdelningen på Länsstyrelsen, för alla 21 län. Mitt ansvarsområde i huvudsak är it-arbetsplats, användarstöd; allt som egentligen rör våra medarbetares arbetsplats, säger Abraham Ström, enhetschef it, Länsstyrelsen.

– Och jag heter Doris Nicht, jag sitter i min vardag på Länsstyrelsen i Blekinge men i den här rollen som jag är här, är jag objektägare för verksamheten, för it-arbetsplats, och speglar verksamhetens behov gentemot vad it kan leverera, säger Doris Nicht, objektägare, Länsstyrelsen.

Beskriv lite vad det är ni försöker göra tillsammans?

– Vi försöker skapa en kostnadseffektiv arbetsplats som möter verksamhetens behov, som är modern och som verksamheten känner är precis vad vi behöver, säger Doris Nicht.

Stora verksamheter, hur ser behoven ut och hur skiljer de sig?

– Ja, det är 21 myndigheter som ska samordnas i en it-arbetsplats. Så behovsbilden är väldigt differentierad - det är en utav de största utmaningarna vi har, det och effekthemtagningen i verksamheten. Jag skulle säga att det är precis därför Doris och hennes team jobbar med behovsinventeringen; för att kunna ta den till oss på it så att vi kan omforma den till en effektiv standardiserad it-arbetsplats, säger Abraham Ström.

Hur har det gått att samla de här behoven i en målbild eller en gemensam vision?

– Det är en utmaning för det är 21 länsstyrelser, så man kan säga att det är 21 behov och de ser väldigt olika ut. Även om alla länsstyrelser har samma uppdrag, så jobbar man på väldigt olika sätt i respektive länsstyrelse. Det vi försöker göra är att lyssna in vilka behov som är starkast och sen gå vidare med dem, och se vad som är möjligt. Och försöka vara tydliga med att nu har vi samlat in de här behoven, vi går den här vägen - tyvärr ni andra det kommer inte funka att jobba på det sättet. Men vi försöker göra det på ett sätt så att alla känner sig hemma i det vi väljer, så att det blir bra, säger Doris.

Vad blir viktigt när man ska försöka driva en sådan här förändring, jag tänker i form av egenskaper?

– Ledarskapet i alla de här frågorna är superviktigt. Vi måste entusiasmera och få med oss medarbetarna på den här resan. Det gäller allt från - och jag kan svara mest för it-sidan - när vi etablerade verksamhetsbenet nu i januari i år så var det självklart att min del av organisationen blev lite förvirrade och tänkte ”ska de komma in här nu och ta plats” till att alla våra medarbetare nu har förstått, att det här är ju en avlastning. Nu behöver inte it komma på själva vad det egentligen är alla län vill ha. Utan nu får vi den hjälpen. Men det är klart, där är det mycket tillit och det tar tid, och man måste låta det ta lite tid. Så att vi hittar det här samarbetet, säger Abraham.

Och från verksamhetssidan?

– Jag tänker att mycket har varit att hitta en bra struktur och organisation för hur vi ska möta det här, hur ska vi ta samtalet, hur ska vi bygga tillit hos 21 länsstyrelser, hur ska vi få alla landshövdingar att tycka samma som vi. Det är en liten utmaning i det och jag tror att precis som Abraham sa, är ledarskapet oerhört viktigt och att våga stå för det man säger, och vara tydlig. Att också berätta att om vi går den här vägen så blir det de här effekterna, gör vi inte det så blir det de här effekterna. Så att det hela tiden blir effekthemtagning; vad är nyttan, vad blir risken om vi inte gör det. Det är liksom hela tiden den resan som är, där vi står, säger Doris.

Om vi tänker den här effekthemtagningen, när hoppas ni se resultat av den?

– Det är ytterligare en utmaning som vi har konstaterat, för det är 21 länsstyrelser och någon länsstyrelse har 140 medarbetare medan Västra Götaland har 1000 kanske. Det är klart att behoven ser väldigt olika ut, och att man jobbar på väldigt olika sätt. Vi pratar effekthemtagning för alla 21 gemensamt, säger Doris.

Så det är lite samarbete där, att man får dela på vinsterna så att säga?

– Så är det. Sen är det ju så här, för att vi ska kunna gå mot en AI-stödd digital arbetsplats eller för att den ska vara modern i form av hur vi genomför digitala möten, så måste vi standardisera och vi måste göra det enhetligt för samtliga län. Det kommer sig utav att processerna också ensas naturligtvis, att vi gör på samma sätt - och det här är jobbigt och det är motigt, det kommer det att vara. Men jag har ju tur, jag har Doris som löser det åt mig!

Om vi blickar framåt det närmsta året, vad kan vi hoppas på i ert fall?

– Det vi hoppas på är att vi har lyckats bygga så mycket tillit hos organisationerna att de börjar lita på vägarna vi väljer, att det blir bra. Så att vi får lite andrum och lite luft att jobba vidare och skapa nytta för varje länsstyrelse i sig sen. För varje gång vi måste jobba med att förklara och förtydliga blir det långa processer. Jag vill ju förkorta processerna, jag vill att det ska gå snabbare - vi vill inte att det sitter fast någonstans. Så det är väl det jag hoppas att vi kan uppnå det närmsta året nu, att korta ner den här processtiden för varje beslut vi tar, avslutar Doris Nicht, objektägare, Länsstyrelsen.

Abraham, finns det något annat på din önskelista?

– Ja, det är den här ambitionen att standardisera. För mig innebär det att jag underlättar it-driften. Ju mindre utbud vi har, men som kan leverera exakt det som verksamheten behöver, så blir hela vår it-organisation ännu mer effektiv. Så det är på min önskelista, avslutar Abraham Ström, enhetschef it, Länsstyrelsen.