Säkerhet och konsolidering högst på Motalas priolista

Vad händer i din verksamhet just nu? 

– Det händer en hel del. Tyvärr har vi fått fokusera på vår cybersäkerhet den senaste tiden. Och det är inte så roligt, men ett nödvändigt ont. Vi har sett att det verkligen ökar med attacker gentemot vår kommun, så det har vi jobbat jättemycket med. Det är den tråkiga delen, säger Pia Sandström, it-chef, Motala kommun. 

Hur gör man det? 

– Vi har faktiskt jobbat väldigt länge med det. Dels har vi haft revisioner och vi jobbar med olika typer av intrångsförsök, där vi analyserar resultaten och tittar på vad är det vi behöver jobba med. Så vi har faktiskt en riktigt bra plan som vi försöker att följa och åtgärda problemen. Sedan behövs det pengar och då får man prioritera. Så det ser lite olika ut, men med de här akuta sakerna som händer så försöker vi att samla ett team som jobbar med frågorna så att vi så snabbt som möjligt kan fatta beslut och komma vidare. Vi har fått bra ingångar till vår verksamhet, så att vi kan fatta de här snabba besluten, för de får ju såklart konsekvenser för vår verksamhet. 

Vad händer i övrigt med verksamheten? 

– Det är mycket fokus på utveckling och allting som händer. Och där har vi jobbat dedikerat med något som vi kallar för en digital plattform, det vill säga hur vill vi att våra medborgare och våra kunder i Motala ska uppfatta oss som kommun. Här har vi tittat på hur våra kundgränssnitt ska se ut, vi kan inte ha kundgränssnitt i varje verksamhetssystem, utan vi måste samla oss och göra det här på ett bra sätt. Så vi började med kundgränssnittet och sedan har vi tittat på de gemensamma komponenterna. Vad kan vi dela med andra? Och vad kan vi återanvända av de bra lösningar vi redan har. 

Vad hoppas ni uppnå med det? 

– Vi får bättre kontroll över vår egen information och över våra kostnader. För idag betalar vi väldigt mycket i prenumerationstjänster till exempel kring integrationer som olika leverantörer har mellan varandra. Jag skulle säga att vi inte har en total kostnadsbild över hur mycket pengar vi lägger på det här i kommunen. Så bara att få kontroll känner jag är en förutsättning för den digitala transformeringen som vi är på väg in i, men vi har ännu mycket kvar att göra. 

Hur lätt är det för it och verksamhet att kroka arm i den här resan? 

– Det är såklart en utmaning, men jag känner att vi har skapat ganska bra förutsättningar för det. Vi har skapat något som vi kallar för ett digitalt team, digitaliseringsteamet, och där är it tillsammans med alla verksamheter aktiva. Vi träffas regelbundet, minst en gång i veckan. När vi har gemensamma aktiviteter har vi också gemensamma arbetsmöten varje vecka. Det gör att vi får en förankring ute i vår verksamhet samtidigt som vi också kan få fart i de här frågorna som är så viktiga. 

Vad är målbilden? 

– Målbilden är ju såklart att vi ska minska antalet verksamhetssystem och ha mer gemensamma komponenter att jobba med. Exempelvis vet jag inte hur många ärendehanteringssystem vi har, där vi hanterar våra kunder på olika sätt. Här vill vi få en ökad kontroll över alla de här flödena och över den här informationen. Därmed hoppas och tror jag att vi bygger bra förutsättningar för en bra digitalisering framåt. 

Vad har ni för tidsplan? 

– Tidsplanen är inte riktigt satt, vi har satt förutsättningarna, vi har satt målbilden. Men målbilden förändras ju såklart hela tiden. Och det ska den ju göra, men vi har åtminstone en målbild att jobba mot och vi har också analyserat hela arbetet och håller på att arbeta fram en tidsplan.

– Efter sommaren hoppas jag att vi ska ha en lite mer konkret tidsplan där vi vet vad som är viktigast att vi jobbar med bland alla prioriterade aktiviteter. Just nu skjuter vi ganska så brett, vi vill införa allting såklart men vi har inte resurser för det, vi måste prioritera och vara överens om vad som är viktigast, avslutar Pia Sandström, it-chef, Motala kommun.