Ursäkta röran: Malung-Sälen bygger om it-verksamheten

– Mitt uppdrag är egentligen att bygga om hela it-verksamheten från grunden. Det innebär ju inte bara förändring på it, utan kommer att påverka hela kommunverksamheten. Den förändringen kommer vi att behöva bedriva i ganska många spår eftersom att det berör många områden. Alltifrån teknik och säkerhet till det mer verksamhetsnära vad gäller arbetssätt, modeller, it-styrning, med mera. Framförallt ledning och styrning kommer vi att ha ett stort fokus på, säger Mia Hagström, it-chef Malung-Sälens kommun.

Vilka är de största utmaningarna i ett så pass omfattande arbete?

– En utmaning är att vi är en väldigt liten kommun. För att överhuvudtaget komma någonvart på en sådan här resa kommer vi att behöva samverka med andra och ta hjälp av våra it-partners. Vi måste genomföra resan i ganska små och kontrollerade steg. I och med att vi är inne och förändrar i så många olika delar av verksamheten kommer vi att behöva ha en färdplan, så att vi ser till att samverka mellan de olika spåren. Det är den största utmaningen, skulle jag säga.

Och parallellt ska ju det vanliga kommunlivet också rulla på, inte sant?

– Ja, vi kan inte stänga i fyra år och säga att vi återkommer när vi är klara, hehe. Samtidigt som vi genomför den här förändringen från grunden ska vi stötta verksamheten och leva upp till de krav och behov de har. Det blir en balansgång, förstås. Och det gör att vi behöver förstå att detta, tillsammans med det faktum att vi är en liten kommun, kommer att ta ganska lång tid. Vi måste alltså hela tiden tänka i två perspektiv och tänka långsiktigt utan att släppa målet med blicken, samtidigt som vi är tvungna att fatta kortsiktiga här-och-nu-beslut för att inte stanna av helt och hållet. Det är en konst.

Hur lyckas ni med det?

– Jag tror att man först och främst måste inse att det här inte är en it-fråga. Vi kommer inte kunna lösa detta med enbart teknik, utan det involverar ledning, it, leverantörer – alla. Vi behöver genomföra det här gemensamt. Men det är ju naturligtvis en fördel att ha ledningens förtroende och att ha dem i ryggen. På så sätt kan förändringen sippra ner i organisationen på många olika sätt och i många olika kanaler.

– Vi behöver därför också arbeta upp en acceptans. Förståelse kommer vi nog inte få idag för precis allting, för det här kommer att göra ont till viss del. Men med en förståelse till varför vi gör någonting kan i alla fall leda till acceptans över tid.

Vart tror du att ni är på den här resan om 18 månader?  

– Om 18 månader hoppas och tror jag att vi har skapat mer struktur, tydlighet, och att vi har lite fler effektiva modeller och metoder på plats. Vi har nog också skruvat en hel del på vårt arbetssätt som gör att vi har rört oss närmare målet. Vi kommer att ha satt upp mätpunkter och årliga mål, så att vi ser att vi tar oss mot målet även om stegen är små. Det här kommer att ta lång tid.

Hur kommer invånarna att märka förändringen?

– Inledningsvis kommer de troligen inte att märka speciellt mycket. Men tanken är ju att de inom en snar framtid har en effektivare kommun och tillgång till bättre och fler digitala lösningar som exempelvis e-tjänster. Som invånare ska du känna att det är lättare att ta kontakt med kommunen, att följa dina ärenden och att ha en dialog med oss. Min förhoppning är att vi på kommunen uppfattas som mer effektiva och professionella.