Så revolutionerade RPA Läkemedelsverket

– Under vår senaste utvärdering i maj 2022 kunde vi se att våra digitala medarbetare har utfört arbete motsvarande flera miljoner kronor, och med en investeringsavkastning (ROI) på 7–8 gånger. Det är en otrolig tidsbesparing för verksamheten att automatiskt få hjälp med ifyllnaden av fält som annars behövde hanteras manuellt av en handläggare, säger Lars Jakobsson, projektledare för RPA-projektet på Läkemedelsverket.

RPA för narkotikaklassade läkemedel

Arbetet med RPA på Läkemedelsverket började i slutet av 2019. Då fick Lars Jakobsson i uppdrag att i samband med införande av ett systemstöd för handläggning av läkemedel med narkotikatillstånd vid utlandsresor, se över vilka möjligheter det fanns att automatisera delar av processen.

RPA identifierades som ett sätt att tillgodose de behov som fanns och en proof of concept (PoC) sjösattes för att få till en integration mellan två system. Resultatet blev lyckat.

– Medarbetarna på registraturen som diarieför dessa ärenden var nöjda. När sedan ekonomichefen fick reda på vad vi hade gjort, ville han starta ett liknande projekt på andra enheter, och vi började då etablera tekniken på ett bredare plan på myndigheten, säger Lars Jakobsson.

Förbättra arbetsmängd och datakvalitet

Målsättningen har redan från början varit att skapa förändringar och förbättringar avseende effektivisering, arbetsmiljö, och/eller datakvalitet.

– En grundläggande princip har varit att vi har velat ”lindra smärtor” i organisationen, där automationsförändring har efterfrågats. Vi ville ha ett ”pull” från verksamheten i fråga, och inte ett ”push” från oss. Samtidigt har vi från projektets sida hjälpt till i utvecklingen, och ibland har vi gemensamt kommit fram till att det är andra förändringar, snarare än en robot, som är rätt väg att gå, säger Lars Jakobsson.

”Att arbeta med att förbättra verksamheten med hjälp av automationer är bland det roligaste jag har gjort” och ”Allvert finns bara där och gör allt han ska. Man glömmer till och med bort att han finns”, är några av kommentarerna från Läkemedelsverkets medarbetare om sina nya robotkollegor.

Allvert ”föds”

RPA:erna, eller robotarna, har alla fått egna ”riktiga” namn. Det har varit ett sätt att försäkra verksamheterna om att detta är nya kollegor som ska stötta och avlasta, snarare än ersätta, mänskliga medarbetare.

– Vi hade en födelseannons när en av våra första robotar, Allvert, gick live den 2 oktober 2020. Han har sedan dess bidragit till stora, ekonomiska vinster och hjälpt oss med bland annat läkemedelssäkerhet. Utöver Allvert har vi exempelvis robotarna Alma och Civan som har liknande uppgifter i andra verksamheter.

Pandemin gjorde också att RPA blev extra uppmärksammat och eftertraktat på Läkemedelsverket. Under ett normalår får myndigheten in mellan 8 000 och 9 000 rapporter om biverkningar. Under pandemin landade denna siffra på nästan 100 000.

Bland annat hjälpte roboten Bivert till med nästan 100 000 så kallade duplikatkontroller och med 66 365 registrerade biverkningsrapporter.

– I biverknings­handläggningen har det funnits vissa typer av rapporter om misstänkta biverkningar där endast en snabb översyn har behövts hanteras av en människa, säger Lars Jakobsson.

”20 automationer i kö”

Själva projektet med att införa RPA har nyligen lämnats över till förvaltningen, och ansvarig för kommande automationssatsningar är förvaltningsledare Mats Wurmbach. Han vittnar om att intresset på intet sätt har svalnat. Tvärtom.

– I dagsläget har vi ungefär 20 nya utvecklingar på gång, och nu handlar det om att prioritera rätt och skapa ett bra momentum. Vi kommer även titta på nya typer av automationer som kombinerar robotar med AI-teknik.

Mats Wurmbach beskriver en organisation med snabba beslutsvägar, där hans dörr står öppen för den verksamhet som har en automationsidé.

Prioritering ges löpande utifrån hur RPA ger mest nytta för verksamhetsbehoven och då RPA bedöms vara rätt väg att gå utifrån teknikval och resurstillgänglighet.

Mats är med för att starta upp utvecklingen och backar sedan ur och låter verksamheten i fråga, tillsammans med utvecklare, ta över.

– Jag ska strax ut i fikarummet och äta glass här för att fira Alma, som är en av de senaste robotarna att starta sin tjänst. Att verksamheten är så engagerad tyder på en bra förankring, säger han.