Östersund efterfrågar öppna API:er till utveckling

Östersund har efter pandemin blivit en mer it-mogen kommun med nya digitala processer inom bland annat samhällsbyggnad och bygglov samt inom omsorgen. Ett exempel inom omsorgen är nya signeringslistor.

– Nu signerar personal inom vård och omsorg brukares medicinlistor digitalt istället för via papper. Brukare tar ofta mediciner flera gånger om dagen, så de papprena kunde lätt bli röriga. Genom att signera att medicinen är tagen direkt i mobilen blir det enklare för personalen och informationen hanteras säkrare, säger Marie Fryklöf, it-chef i Östersunds kommun.

Leverantörer låser in data

En stor utmaning med att alltmer blir digitalt är dock att it-leverantörer låser in data i deras gränssnitt. Marie Fryklöf ser gärna att Östersunds invånare ska kunna logga in på ett enda ställe och där få tillgång till all sin medborgardata, men detta är inte möjligt i dagsläget.

– Där skulle de kunna kolla bygglov, avgifter, dagisplats och så vidare. Men istället behöver medborgarna hoppa runt i våra leverantörers e-tjänster. Vi måste använda oss av deras plattformar, då dikterar de villkoren och styr datan.

Går det att lösa?

– Det är ett stort bekymmer att leverantörer vill behålla sin data i sin egen plattform. Det borde gå att lösa med krav på öppna API:er vid upphandlingar.

Förändra arbetssätt

Ytterligare en utmaning handlar om att koppla ihop verksamhetsutveckling med digitalisering och it. Dessa tre delar behöver jobba mer ihop, annars kommer inte förändringstakten kunna gå tillräckligt fort.

– En kommun har alltid begränsade resurser. Vi måste få chefer ute i verksamheterna att förstå att digitalisering handlar om förändrade arbetssätt. De ska inte fortsätta göra samma saker som de alltid gjort, samtidigt som vi på it adderar 4-5 saker till. Digitalisering handlar också om att sluta göra saker. Det måste både chefer och medarbetare förstå. 

Hur ska ni lyckas med det?

– Vi ska försöka få medarbetare mer involverade i förändringsprocessen, så att de på riktigt förstår varför de ska sluta göra vissa saker. Det är först då vi kan nyttja våra resurser på bästa sätt. Därutöver ska vi använda oss av digitala styrverktyg ute i verksamheterna.

Hur kommer Östersunds kommun att se annorlunda ut om 24 månader?

– Då kommer vi ha släppt pappersarbetet fullt ut och arbeta med helt digitala arbetsflöden.

– Vi flyttar även i ett nytt kommunhus nästa år vilket kommer medföra ett nytt, aktivitetsbaserat arbetssätt. Här blir en utmaning att förändra sättet hur alla medarbetare jobbar så att vi optimerar de olika ytorna, har tillräckligt med mötesrum och samtidigt lyckas med sekretessen så att vi även framöver kan säkra vår information, säger Marie Fryklöf.