Energikostnader ökar behovet av vassa verksamheter i Vellinge

– Vi har stort fokus på framförallt två saker nu. Dels vårt digitaliserande av kundmötet med våra invånare och företagare, dels hur vi arbetar processorienterat med vår digitala transformation, säger Thomas Jarbo, it- och digitaliseringschef, Vellinge kommun.

Vad innebär en processorientering?

– Att vi kartlägger våra processer, aktivitet för aktivitet, för att optimera vårt arbetssätt och till exempel hitta aktiviteter som är repetitiva och som skulle kunna automatiseras. 

Hur går ett sådant arbete till?

– Kartläggningen är första steget, och redan där brukar det finnas en hel del insikter att dra. När vi visualiserar våra processer ser vi helt enkelt naturliga flaskhalsar, eller moment där vi jobbar ineffektivt. Det första steget är ju att sudda bort dem och optimera flödet. Det gör vi med respektive verksamhet, och vi har olika forum tillsammans med till exempel utbildning, omsorg och samhällsbyggnadsavdelningen.

Har du något exempel på någon process ni har förändrat?

– Allra senast var det onboarding-processen, som vi lanserade i början av oktober och som nu är digitaliserad och i stora drag automatiserad. Vi har också skolstartstjänsten som vi lanserade för tre år sedan, och många bidrags- och tillståndsprocesser som kräver någon typ av handling eller kvalitativ bedömning, med mera.

Och syftet är att effektivisera och underlätta för medarbetarna?

– Ja, det stämmer. Det finns ju otroligt mycket tid att spara. Och den tiden gör att vi kan räcka till för fler, och de som möter oss på våra digitala kontaktytor kan få snabbare service och bättre insyn i våra ärenden.

Hur arbetar Vellinge med it-säkerhet?

– Vi har jobbat stenhårt under året sedan kallduschen vi alla vaknade upp till den 24 februari när Ryssland gick in i Ukraina. Vi arbetar med aktiv övervakning, ännu mer utförlig backup-hantering och vi tränar vår beredskap på olika scenarios. Det handlar ju i grund och botten om att ha kontroll över information, identitet och åtkomst.

En annan utmaning handlar ju om de höga energikostnaderna, inte minst för södra Sverige. Hur hanterar man det som kommun?

– Det är ganska besvärande, får man väl säga. Och utöver elkostnader har vi också gaskostnaderna som drabbar just Vellinge kommun väldigt hårt. Jag skulle säga att detta ytterligare driver behovet av omställning, och att vi arbetar på andra sätt för att kunna täcka de kostnaderna och den kostnadsbilden som finns. Det beror just nu på energikostnader, men det är också en demografisk förändring som gör att detta blir ett kontinuerligt arbete: att hela tiden effektivisera och stärka kvaliteten med samma medel.

Hur kan it och digitala lösningar hjälpa till där?

– En del av det handlar om självservice, det vill säga att låta våra kommuninvånare göra större delen själv när vi ser att det finns ett värde att vi kan skapa service. Vi optimerar våra processer för att minska tidsslöseri. Men det handlar också om att testa nya och innovativa lösningar, och helt nya arbetssätt som inte vore möjliga om vi inte hade digital teknik.

Avslutningsvis, var ser du Vellinge kommun om 18-24 månader?

– Då tror jag konkret att vi har hunnit utforska och blivit väldigt bekanta med möjligheten till automatiserat beslutsfattande. Det blev ju möjligt även för kommuner i somras när kommunallagen förändrades. Jag tror att vi har tagit till oss det på ett klokt sätt.

– Jag tror också att vi har blivit ännu bättre på att hantera vår data och information, så att vi kan få insikter och skapa bra beslut utifrån dessa.