Så vill Lunds kommuns CIO innovera snabbare

– Väldigt mycket för mig och min avdelning handlar om att förvalta och drifta kommunens it på ett säkert och tryggt sätt. Det handlar om att hjälpa verksamheter om att förstå möjligheterna som finns med nya verktyg, och bidra med den kunskap vi har för att hjälpa dem med sina utmaningar, säger Johan Frithiof-Karlberg, CIO, Lunds kommun.

Lunds har som motto att kommunen ska skapa framtiden med kunskap, innovation och öppenhet. Som CIO gäller det för Johan Frithiof-Karlberg att vara med i upphandlingar och ha en överblick över allt som kommunens verksamheter vill utveckla med hjälp av it.

Studio stadshuset

Kommunen driver bland annat Studio Stadshuset, som är en slags innovationshubb dit verksamheter kan komma med sina behov och utmaningar. Och om något visar sig vara tillräckligt substantiellt påbörjar it en sprint tillsammans med verksamheten.

– Vi kör enligt Googles sprintmetodik, och skapar mocckups och prototyper. I våra projektmodeller finns konkreta effektmål om vad som ska uppnås, vilket är en förutsättning för att vi ska starta något överhuvudtaget. Därefter arbetar vi succesivt i steg, från enklare övningar till POC:ar, till större piloter och beta-lösningar innan vi rullar ut det i en fullskalig lösning. Med andra ord försöker vi i den utsträckning det går att arbeta utifrån en agil filosofi.

Finns det några utmaningar där?

– Jag tror att vi kan bli bättre på att bli snabbare under mellansteget. Vad jag menar med det är, att när vi har identifierat och gjort kalkylen för en lösning som vi tror skulle skapa ett värde och vara till stor nytta för våra medarbetare, tror jag att det skulle vara smartare att få fram en prototyp så fort som möjligt. Det kommer troligtvis att kosta lite mer där och då, i form av exempelvis externa utvecklingsteam, men vi kommer tidigare kunna hämta hem effekterna, vilket på sikt blir en vinst. Kort sagt ser jag gärna på att vi blir snabbare på att realisera de möjligheter vi ser och skapa nyttorna fortare.

En sprint som Lund håller på med just nu handlar om att hitta smartare och enklare sett att möta och stötta flyktingar som kommer till kommunen, och skapa en kontaktpunkt där kommunen kan möta nyanlända, så att inte hela ansvaret läggs på de personer som tagit sig hit, att kontakta kommunen.

Innovationsveckor och Frivilligkraft

Lund anordnar också innovationsveckor under varje vecka i kalendern som slutar på en nolla, då privat personer kan anmäla sitt intresse och bidra med idéer. Det var efter en sådan vecka som lösningen Frivilligkraft skapades, som är en tjänst där privatpersoner kan anmäla sig för att hjälpa till i kommunen med olika sysslor.

Under pandemin kunde det handla om att köpa och bära hem mat till personer i riskgrupp, och just nu om att anmäla sig för att hjälpa flyktingar från Ukraina på olika sätt.

– Det började inte som någon jättestor grej, men tjänsten har vuxit organiskt. Den håller verkligen på att bli något storskaligt.

RPA och automatisering

Som för många andra kommuner ligger robotisering och automation även högt på agendan för Lunds kommun, för att effektivisera arbetet för personalen i olika verksamheter.

– Vi har sedan en tid tillbaka något vi kallar för Robotfabriken, som idag består av två mjukvarurobotar som arbetar dygnet runt. De kan arbeta med alla verksamheter och göra basala uppgifter och skapar stor nytta och sparar mycket tid för våra verksamheter. Och framöver med maskininlärning och andra tekniker kan de säkert bli smartare ändå, för att till exempel förutspå behov av underhåll för fastigheter.

”Lagstiftare inte tillräckligt tydliga”

Precis som övriga offentliga Sverige måste Lunds kommun förhålla sig till den juridiska frågan kring moln. Johan Frithiof-Karlbergs förhoppning är att lagarna blir tydligare.

– Jag tycker det är problematiskt att inte lagstiftarna är tillräckligt tydliga i den här frågan. Att lagen kan tolkas så olika är inte bra. För Lunds kommun innebär det vi att vi delvis är inne i molnet men inväntar klarare besked innan vi kan gå in mer helhjärtat.