Mora, Orsa och Älvdalen skapar digitalt ekosystem

En av uppgifterna för Mora kommuns it-strateg Anders Stormats är jobba för den kommunövergripande digitaliseringen för de tre kommunerna. Det arbetet handlar bland annat om att se till att tekniker hänger ihop, såsom verksamhetssystem, e-tjänster, digitala identiteter, digital signering, e-arkiv, automationer/integrationer, och digital arkivering. 

– Medborgare ska exempelvis kunna signera något i en e-tjänst, och för att sedan informationen ska föras över till ett annat verksamhetssystem krävs automation. Därefter ska det arkiveras digitalt. Att få ihop hela den här digitala processen är en stor utmaning som vi arbetar med. 

– Målet är att få till ett digitalt ekosystem där allt hänger ihop, även andra tekniker som IoT, BI, öppen data och AI ska hänga ihop i ekosystemet.

Gemensamma plattformar för kommunerna

En annan stor prövning är styrningen. I de tre kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen finns många olika verksamheter, och för att it-infrastrukturen och verksamhetssystemen inte ska bli för spretiga måste man komma överens om vilka gemensamma plattformar och system som ska användas. 

Här har kommunerna delat upp arbetet i olika objekt enligt PM3-modellen, en sorts styrmodell med sin grund i systemförvaltningen, där ett sådant projekt exempelvis kan vara utbildning. I objektet utbildning ingår alla tre kommuner där man samverkar och håller ihop digitaliseringen på till exempel skolorna i alla tre kommuner.

– Det här är ett arbete som vi sysslat med ganska länge men där vi nu känner att vi börjar få struktur och hitta arbetssätten. Vi hoppas att det kan öka vår samverkan mellan de tre kommunerna, exempelvis ska vi inte använda tre olika ekonomisystem vilket då också betyder att vi måste jobba mer likartat med våra processer inom ekonomi.

– Objekten går över kommungränserna och allt blir mer enhetligt vilket genererar en bättre samverkan och styrning. Samverkan på riktigt är något jag brukar säga att vi håller på med. 

En utmaning med samverkan och att försöka få ihop ett kommunöverskridande arbete är att personer som tidigare fått detaljstyra kanske inte får eller kan göra det längre.

– Om man inte kommer överens, vem ska då besluta? Kring detta har det varit mycket diskussioner under hösten och nu har vi i alla fall en teori om hur det ska fungera. Det återstår att se hur det fungerar i praktiken. Som så många andra har vi märkt att dialog och att träffas för att diskutera förutsättningslöst och förstå varandras olika perspektiv är oerhört viktigt. 

Automation inte alltid nödvändigt

I kommunernas digitaliseringsarbete har Anders Stormats också fått en lärdom: Automation är inte allt här i världen, speciellt inte för mindre kommuner. 

– Inom vissa områden är det för få ärenden för att det ska vara lönt att automatisera i dagsläget. Jag har hela tiden trott att allt som går ska automatiseras, men vi har sett att det inte alltid är värt det. Tiden det tar att sätta upp och underhålla en automationslösning är helt enkelt ibland inte värt det, både sett till vinsten i kvalité och tid.

– För att det ska bli värt att automatisera även när det handlar om väldigt få ärenden och lite information som ska föras över så måste det bli mer standardiserat och enhetligt. Se på skolans arbete med sin SS 12000, ett sorts informationsutbytesstandard. Något liknande arbete borde göras för andra sektorer också. Samtidigt tror jag att egen kompetens kring automationer och integrationer kommer vara viktigt i framtiden, vilket gör att vi ändå måste jobba med dessa bitar.

Om ett och ett halvt år ser Anders Stormats att Mora, Orsa och Älvdalen gjort stora framsteg i digitaliseringsarbetet, inte minst vad gäller objektförvaltningen. 

– Då kommer vi ha en bra och fungerande objektförvaltning och en god dialog med verksamheterna. Dessutom kan vi kanske ha kommit igång lite smått med de nationella tjänsterna som Digg arbetar med, vilket gör att vi kan automatisera informationsutbytet mellan hela vår offentliga sektor. På så sätt kan vi börja få med alla kommuner på digitaliseringsresan som vi måste göra för att nå en hållbar framtid. 

Utöver detta, hur ser Mora, Orsa och Älvdalen annorlunda ut digitalt om 18 månader?

– Situationen kring digitala identiteter kommer vara mer självklar. Kopplat till det har vi enklare och säkrare inloggning till verksamhetssystem. Digital signering och digital arkivering har börjat komma igång. Rent generellt tror jag att vi kommer få mer likartade arbetssätt och processer och därigenom får vi en systemflora och en it-infrastruktur som är mer enhetlig.

– Vi kommer även förbättra medborgarservicen och erbjuda fler digitala sätt att kontakta de tre kommunerna. Det kommer innebära att medarbetare behöver lägga mindre tid på ärenden som kommer in digitalt och motta färre frågor och samtal, vilket kommer leda till mer tid att ta hand om de som inte är digitala, avslutar Anders Stormats.