Från pappershögar till dataflöden i Hedemora

På säkerhetsområdet inför Hedemora just nu tvåfaktorsautentisering, för något år sedan blev ett antal lösenord hackade på kommunen där man såg att konton loggade in från Italien, Polen och Kina. 

– Med tvåfaktorsautentisering blir det genast mycket svårare att hacka sig in. Vi ska använda appen Microsoft Authenticator för anställda med personlig jobbtelefon, för dem utan jobbtelefon håller vi just nu på att reda ut hur vi ska göra, säger Göran Hoffman, it-chef i Hedemora kommun. 

Kommunen skickade för ett drygt år sedan också ut ett testmejl för att kolla medvetenheten hos de anställda. 

– Mejlet kom från goran.hoffman@hedmora.se, alltså Hedemora utan E, där vi bad dem ändra lösenord genom att klicka på några länkar. Av 570 personer som fick mejlet fyllde 60 stycken i nya lösenord. 

– Genom nanoutbildningar har vi nu försökt utbilda anställda i deras personliga säkerhetsarbete, bland annat gällande länkar i mejl. Förhoppningsvis klickar inte lika många nästa gång. 

Digital signering för politiker

Ett annat arbete handlar om att gå ifrån pappersberoendet, bland annat gällande fysiska underskrifter. Här drar man ned på antalet processer som överhuvudtaget behöver underskrifter, och i de processer som fortfarande behöver signering är förhoppningen att de i högre grad kan ske digitalt. I alla fall där det passar.

– Här har vi en lösning för digital signering på plats, som dock inte publicerats internt än. Ett område som lämpar sig väl för digitala underskrifter är politiken med dess nämndprotokoll och handlingar. 

– Efter att ett möte i kommunfullmäktige är slut och protokollet är färdigskrivet skickas det ut fysiskt till politikerna som behöver ta sig till kommunhuset för att lämna in sina underskrifter. Här kan digital signering spara mycket tid.

För att lyckas med det digitala arbetet är e-arkiv helt vitalt, menar Göran Hoffman. Det är via e-arkiv som kommunen kan knyta ihop säcken och verkligen effektiviseras på riktigt. Och komma ifrån pappershanteringen. 

– Men det är inget litet arbete att gå från ett system med pappersarkivering till e-arkivering. Vi måste komma till ett system där det digitala dokumentet är det som är juridiskt bindande. Om allt som sker via papper nu istället sker digitalt framöver och registreras i e-arkivet skulle det effektivisera oss ordentligt. 

Hur ser Hedemora kommun annorlunda ut digitalt om 18 månader?

– Då tror jag att digitala underskrifter används allt mer och att de även är kopplade till vårt e-arkiv, där mycket av vår kommundata slutförvaras. I dagsläget har vi en enda fax kvar i kommunen, jag tror inte att det finns någon ”faxlös” kommun i Sverige överhuvudtaget ännu. Vår fax ska definitivt vara borta då.

– Om ett och ett halvt år har vi också ett mycket mer strukturerat arbete med e-tjänster på plats, nu sköts det lite mer ad hoc. De tjänsterna kommer användas frekvent av våra medborgare, och då har även våra anställda fått upp ögonen för dem och tycker tjänsterna är kul att arbeta med.