Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

GDPR-säkra Säter

Säters kommun använder ett verktyg för att identifiera och skapa ordning i ostrukturerad data. Det har lett till rensade filservrar, att GDPR efterföljs och helt nya sätt att samarbeta.

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 26 maj 2020 digit

Gdpr Säter

Vi ser en ökad trygghet hos våra medarbetare nu när de vet hur de ska göra med datan. Samtidigt frigörs yta på alla filservrar när vi tar bort material, vilket vi framöver kan utnyttja till annat, säger Johan Dahlin, dataskyddsombud i Säters kommun. 

Säters kommun sitter som så många andra på en hel del data, en viss del ostrukturerad och en viss del struktrurerad. Med Veritas verktyg Data Insight kan nu kommunens data tolkas, klassificeras, värderas och märkas vilket ska göra det lättare att få en överblick och rensa all information som inte ska finnas kvar. 

Med verktyget kan vi identifiera och särskilja information som egentligen hör hemma i andra verksamhetssystem från arbetsmaterial som får finnas på filservern under en begränsad tid. Sådant material behövs på rätt ställe för att våra nämnder ska kunna utföra sitt arbete, men det finns också mycket data som inte ska vara kvar, säger Marie-Louise Snell, dataskyddshandläggare i Säters kommun. 

Nytt sätt att arbeta

I och med att kommunen tog in det nya verktyget förändrade man även sättet att arbeta. Vanligast i andra kommuner är nämligen att it-avdelningen tar bort filer som inte bör vara kvar, men inte i Säter. Här har dataskyddsombudet tillsammans med dataskyddshandläggare varit väldigt involverade. 

Överlåter du alla filer till it-avdelningen får du en stor informationsförlust det är ju arbetsmaterial vi jobbar med. Vi har istället tagit hjälp av en leverantör som hanterat alla filservrar och listor, gjort dessa läsvänliga och radat upp vilka filer som innehåller personuppgifter. 

Efter det har vi tagit ut datan till olika förvaltningar och lagt uppgiften att radera eller ha kvar filerna på respektive chefer. Ytterst är det ju deras ansvar att materialet hanteras. De har i sin tur tagit hjälp av oss dataskyddshandläggare och gått igenom registerförteckningar för att se vilka filer det handlar om, säger Marie-Louise Snell. 

Ringar på vattnet

I den första genomsökningen fann kommunen över 42 000 filer plus en stor mängd utan någon direkt ägare. Att hitta alla filer samt utbilda de anställda i hur de får hantera alla uppgifter har krävt en hel del arbete. 

Det har tagit längre tid än vad vi trodde från början men det kommer bli bra i slutändan. I och med att vi nu köpt ett system som vi har licenser för kommer vi framöver införa det här som arbetssätt och göra det kontinuerligt, några gånger per år. Då sitter vi redan på kunskapen och arbetet kommer att gå mycket snabbare. 

Den största nyttan med verktyget och det nya arbetet är att GDPR efterföljs och att kommunen får en bättre kontroll över sina personuppgifter. Men projektet har även gett ringar på vattnet, bland annat ett ökat samarbete mellan förvaltning och nämnder som hela tiden stödjer varandra. 

Ingen ska känna sig ensam i sitt arbete och inte veta hur de ska göra. Därmed har nya överbryggande samarbeten varit viktiga. Samtidigt har alla hela tiden kunnat känna att de har dataskyddsombudet med sig, säger Marie-Louise Snell.

Rekommenderad läsning

poliser-960640.jpg

Nu prövas Polisen

22 okt 2018 säkerhet

Enligt den nya brottsdatalagen så ska brottsbekämpande myndigheter ha en förteckning av de register de har som berörs av lagen. Nu sätter Datainspektionen igång sin första granskning av detta.

man och kvinna i liten motorbåt på havet.jpg
video

Därför älskar kommunerna RPA

16 aug 2018 digit

Robotisering, automatisering och GDPR driver på utvecklingen i svenska kommuner. Uddevalla och Avesta är två kommuner som tar fram lösningar för att medborgarnas och kommunens bästa, men parallellt behövs tid och utbildning för att lära nytt. 

Godis Veritas Data
video
Ett samarbete mellan Veritas och Voister

Säker data med Veritas

26 jun 2020 säkerhet

Allt färre företag klassificerar sin data, det finns en ökad oro för kostnader i molnet och kritisk nertid för it ökar. Det visar en ny undersökning från Veritas. För att komma åt problemen krävs mer kontroll av information och ett ökat fokus på säkerhet.

Gdpr Hjalp Hund

Hjälp med GDPR

9 sep 2020 säkerhet

GDPR gör skillnad på personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden. Därför har Datainspektionen varit med och tagit fram en vägledning som ska klarlägga gränsdragningen mellan rollerna och ge klarhet i vilka följderna blir när man har någon av dem. 

H&M Foto 960640

Bot för medarbetardata

6 okt 2020 säkerhet

Insamling av känslig data om anställda i ett servicecenter i Tyskland har lett till gdpr-böter för H&M som nu ska betala motsvarande 367 miljoner kronor. Bolaget kommer även att ersätta de medarbetare som berörs.

Folk Pa Stan 960640

Stort gdpr-missnöje

20 okt 2020 säkerhet

Datainspektionen tar årligen emot 3 000 klagomål om hantering av personuppgifter, vilket är en kraftig ökning. Av klagomålen avser 25 procent brister i medborgarnas rättigheter, till exempel att få registerutdrag och att personuppgifter raderas.

Aws Säkert Moln Clearstart
video
Ett samarbete mellan AWS och Voister

Moln för publik sektor

23 okt 2020 digit

AWS Clearstart gör att offentlig sektor kan gå in i molnet, utan frågetecken kring Cloud Act eller andra lagar. Med krypteringsnycklar och automatiserad installation ska flytten säkras och förenklas.

Karl Oskar Och Kristina Monument I Karlshamn

Ny RPA-tid i Karlshamn

18 nov 2020 digit

Ett ärende som tidigare tog två veckor kan nu hanteras på en dag. Det är resultatet när Karlshamns kommun anlitade en RPA för att sköta två uppgifter på löneenheten. Digitala e-tjänster har varit en viktig förutsättning och nu tittar lönechef Annika Risberg på ytterligare processer att automatisera.

Minecraftfyrkanter Mot Vit Bakgrund

Västerås i Minecraft

11 nov 2020 digit

Under höstlovet jobbade närmare 200 ungdomar med att skapa ett nytt Västerås, men nu i Minecraft. Resultatet blev ett nytt utseende av staden och även nya bussturer som tar vägen förbi luckan på McDonalds.