Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Så möter MSB kris

För MSB är kriser vardag, vilket ställer krav på effektiva digitala verktyg. Sedan flera år har MSB en tydlig strategi för mötesrum, både det fysiska rummet och det digitala. 

Text Fredrik Adolfsson Foto MSB, Voister 28 april 2020 digit

skafferi timpan.jpg

I inledningen av pandemin covid-19 hamstrade svenska hushåll allt ifrån toapapper till pasta. Inför en kris är det lätt att gripas av panik.

– Möjligheten att snabbt kunna sätta sig i ett rum, prata med kollegor runt om i landet och agera direkt är väldigt viktig, säger Anders Olsson, duty officer på MSB:s Karlstadkontor. 

– Det går lika bra att fatta beslut på distans, men det kan inte ske på någon myrornas krig-skärm där man inte kan se varandra i ögonen. Arbetssätt och teknisk kvalitet är ledord.

MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar på sex orter i Sverige och för att lyckas med uppdraget har myndigheten gjort en digital transformation som förenklar arbetet både i vardag och kris. 

– I några av våra mötesrum skapar vi en virtuell värld där vi ser och hör varandra i skala 1 till 1, så att det känns som att man sitter i samma rum. Skärmväggen är i 9 gånger HD-upplösning och ljudet är lika bra. I rummet fortsätter vårt konferensbord ända in i skärmen, så känslan att någon är långt borta försvinner. Upplevelsen av närvaro är otroligt viktig för oss när vi ska mötas.

msb-mötesrum.jpg

Ett av MSB:s mötesrum.

– Vi har satsat på enkel teknik, så vem som helst kan sätta upp ett möte. Det är bara att gå till panelen, klicka på Stockholm om det är dit du ska ringa och sedan koppla upp.

Dag eller natt

För att lyckas med den digitala transformationen på Karlstad-kontoret sammanställde MSB ett antal scenarion, där Anders Olsson och hans arbetsgrupp tog reda på vilken uppgift som ska lösas, hur många rum som behövs, vilka storlekar de ska ha och vilken teknik som ska finnas i rummen.

Under verksamhetsanalysen kom det bland annat fram att personalen inte vill sitta i mörker, vilket ledde till att myndigheten investerade i LCD-teknik och inte projektorteknik, som oftast kräver mörklagda rum.

Tidigare har det också varit vanligt att de byggde rum enbart ämnade för kristillfällen, något som MSB numera har lämnat.

–  För oss är kris vardag och att då gå in i en ny miljö med ny teknik under någon extrem situation, till exempel terrordådet på Drottninggatan, gör dig bara mer stressad. På så vis minskar vi startsträckan att hantera en kris. Dessutom planerar och övar vi olika typer av händelser och scenarion, för att vara så förberedda som möjligt när krisen kommer.

– En annan aspekt är också att lokalerna och tekniken används i vardagen, vilket gör att man får ned lokal- och teknikkostnader, som annars var budgeterad för rum som knappt användes.

anders-olsson-msb proffe.jpg

Anders Olsson, MSB.

Slutlaggat 

Det har också varit viktigt att få till redundans. När en lina eller system går ner så går inte hela verksamheten ner.

Skärmarna som MSB använder är interaktiva och de anställda kan visa, dela, skriva, rita, spara och skicka dokument.

– Det du gör på tavlan skickar du enkelt till alla som har deltagit under mötet, så  alla har tillgång till samma information. Vi ser också en stor teknikutveckling jämfört med liknande skärmar som tidigare laggade, men nu är responstiden kort och de passar vårt arbetssätt.

– Sist men inte minst handlar mycket om att göra rätt från början. Investera utifrån det behov du har. Det gjorde vi och har nu utvecklat vårt arbete som passar både till vardags och vid kris.

Rekommenderad läsning

AdobeStock_171767199.jpeg
video

Smarta möten på myndigheter

18 nov 2019 digit

Idag är mer än 60 myndigheter anslutna till den gemensamma satsningen Resfria möten. Nu vill en av initiativtagarna i Sverige införa liknande klimatsmarta möten inom EU.

coronavirus1.jpg

AI mot corona

10 feb 2020 digit

Aktörer i både USA och Kina använder sig av AI och maskininlärning för att stoppa spridningen av coronaviruset. Samtidigt utnyttjar hackare allmänhetens ökande oro genom phishing-mejl med farliga länkar. 

färgglatt godis.jpg
video
Ett samarbete mellan Microsoft och Voister

MS bjuder på O365

25 mar 2020 digit

Antalet hemmajobbare i Sverige har fullkomligt exploderat i takt med coronavirusets utbredning. För att underlätta för all verksamhet erbjuder nu Microsoft kostnadsfri användning av Officepaket och därmed kan Teams bli navet för allt arbete på distans.

kalle, lisa och stefan.jpg
podcast

HP gör 20 procent nytt

8 apr 2020 digit

När Stefan Bergdahl, Sverigechef HP, började på bolaget för 30 år sedan var det närheten från busshållplatsen som avgjorde valet. Ett bra val i många avseenden med tanke på det Stefan har åstadkommit. Kalle Hultenheim, vd Atea Sverige och Elisabeth Nore på Voister, pratar ledarskap, hållbarhet och jämställdhet med Stefan Bergdahl i Voisterpodden.

nuro-sjalvkorande-fordon.jpg

Självkörande mat

14 apr 2020 digit

Att få mat hemkört till dörren blir allt mer populärt i coronatider, men bristen på förare ökar. Nu testar Kalifornien självkörande skåpbilar som levererar mat.

vmware marie some.jpg
podcast

VMware som en startup

22 apr 2020 digit

VMware är som ett startup-bolag, digitala lösningar har aldrig varit viktigare och de bästa männen finns inom it-branchen. Det konstaterar Marie Berner Moberg, Sverigechef VMware i Voisterpodden, tillsammans med Kalle Hultenheim, vd Atea Sverige och Voisters Elisabeth Nore. Dagen till ära inleds Voisterpodden med skönsång av Kalle.  

Barnekow Some
podcast

Så skapar MS förtroende

5 jun 2020 digit

Digitalisering är en lagsport som kräver samarbete och mindre konsensus. Det menar Hélène Barnekow Sverigechef Microsoft, som beskriver sig som en envis framtidsoptimist i Voisterpodden tillsammans med Kalle Hultenheim, vd Atea Sverige och Lisa Nore, Voister. 

Karolinska

Corona förändrade Karolinska

15 jun 2020 digit

När covid-19 kom till Sverige förändrades verkligheten för medarbetarna på Karolinska Universitetssjukhuset. Plötsligt krävdes ett stort antal virtuella mötesrum och it-avdelningen jobbade sju dagar i veckan för att hinna leverera. Pandemin har också gjort läkare och annan vårdpersonal mer mottaglig för ny teknik.

covid.jpg

Masstest på KTH

8 apr 2020 vård

KTH och Scilifelab skickar ut 1 000 hemtester för corona till personer i Stockholm. Med studien vill man testa möjligheterna med provtagning i hemmet, utan att belasta vården.