Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Så möter MSB kris

För MSB är kriser vardag, vilket ställer krav på effektiva digitala verktyg. Sedan flera år har MSB en tydlig strategi för mötesrum, både det fysiska rummet och det digitala. 

Text Fredrik Adolfsson Foto MSB, Voister 28 april 2020 digit

skafferi timpan.jpg

I inledningen av pandemin covid-19 hamstrade svenska hushåll allt ifrån toapapper till pasta. Inför en kris är det lätt att gripas av panik.

– Möjligheten att snabbt kunna sätta sig i ett rum, prata med kollegor runt om i landet och agera direkt är väldigt viktig, säger Anders Olsson, duty officer på MSB:s Karlstadkontor. 

– Det går lika bra att fatta beslut på distans, men det kan inte ske på någon myrornas krig-skärm där man inte kan se varandra i ögonen. Arbetssätt och teknisk kvalitet är ledord.

MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar på sex orter i Sverige och för att lyckas med uppdraget har myndigheten gjort en digital transformation som förenklar arbetet både i vardag och kris. 

– I några av våra mötesrum skapar vi en virtuell värld där vi ser och hör varandra i skala 1 till 1, så att det känns som att man sitter i samma rum. Skärmväggen är i 9 gånger HD-upplösning och ljudet är lika bra. I rummet fortsätter vårt konferensbord ända in i skärmen, så känslan att någon är långt borta försvinner. Upplevelsen av närvaro är otroligt viktig för oss när vi ska mötas.

msb-mötesrum.jpg

Ett av MSB:s mötesrum.

– Vi har satsat på enkel teknik, så vem som helst kan sätta upp ett möte. Det är bara att gå till panelen, klicka på Stockholm om det är dit du ska ringa och sedan koppla upp.

Dag eller natt

För att lyckas med den digitala transformationen på Karlstad-kontoret sammanställde MSB ett antal scenarion, där Anders Olsson och hans arbetsgrupp tog reda på vilken uppgift som ska lösas, hur många rum som behövs, vilka storlekar de ska ha och vilken teknik som ska finnas i rummen.

Under verksamhetsanalysen kom det bland annat fram att personalen inte vill sitta i mörker, vilket ledde till att myndigheten investerade i LCD-teknik och inte projektorteknik, som oftast kräver mörklagda rum.

Tidigare har det också varit vanligt att de byggde rum enbart ämnade för kristillfällen, något som MSB numera har lämnat.

–  För oss är kris vardag och att då gå in i en ny miljö med ny teknik under någon extrem situation, till exempel terrordådet på Drottninggatan, gör dig bara mer stressad. På så vis minskar vi startsträckan att hantera en kris. Dessutom planerar och övar vi olika typer av händelser och scenarion, för att vara så förberedda som möjligt när krisen kommer.

– En annan aspekt är också att lokalerna och tekniken används i vardagen, vilket gör att man får ned lokal- och teknikkostnader, som annars var budgeterad för rum som knappt användes.

anders-olsson-msb proffe.jpg

Anders Olsson, MSB.

Slutlaggat 

Det har också varit viktigt att få till redundans. När en lina eller system går ner så går inte hela verksamheten ner.

Skärmarna som MSB använder är interaktiva och de anställda kan visa, dela, skriva, rita, spara och skicka dokument.

– Det du gör på tavlan skickar du enkelt till alla som har deltagit under mötet, så  alla har tillgång till samma information. Vi ser också en stor teknikutveckling jämfört med liknande skärmar som tidigare laggade, men nu är responstiden kort och de passar vårt arbetssätt.

– Sist men inte minst handlar mycket om att göra rätt från början. Investera utifrån det behov du har. Det gjorde vi och har nu utvecklat vårt arbete som passar både till vardags och vid kris.

Rekommenderad läsning

Fyra Människor Håller Upp Varsin Färgglad Chattbubbla Framför Ansiktet

Slutchattat i Teams

17 feb 2021 digit

Nu kan du stänga av chattfunktionen under möten för att minimera distraktionen för deltagarna. Det är en lösning som har efterfrågats av många, inte minst av lärare. 

Flicka Sitter Framför Dator Hemma Och Gör Skoluppgift

Brister i undervisningen

17 feb 2021 digit

Utmaningen med distansundervisning under pandemin har varit att ha en bra och spontan kommunikation mellan lärare och elev. Samtidigt är förhoppningen att undervisning på distans ska bereda vägen för ett bättre regelverk för fjärrundervisning. Det menar forskaren Anna Åkerfeldt.

Ansikten Östersnd 960640

It för teknikovana

16 feb 2021 digit

Östersund vill öka teknikvanan hos medarbetarna och de som bor i kommunen, bland annat genom att öka användningen av Ipads, videomöten och digitala utbildningar. Vissa projekt har varit lyckade, andra har stött på problem.

Skatteverket

Skatteverkets molnstrategi

11 feb 2021 digit

Myndigheters närvaro i molnet är ett hett diskussionsämne, speciellt efter Schrems II-domen i somras. Men för Skatteverket är molnet en självklarhet, inte minst när det kommer till de europeiska cloudtjänsterna. Dessutom har myndigheten en molngrupp som löpande granskar vilka molntjänster som kan användas.

Plattor 960640

Covid hjälper plattor

11 feb 2021 digit

Marknaden för plattor gick upp med 18 procent under 2020. Ökningen är en följd av coronapandemin då många letade efter billigare alternativ till bärbara datorer.

Vaccin Corona

Facebooks antivaxx

10 feb 2021 digit

Facebook förbjuder vaccinmotståndares försök att sprida desinformation om covid-19. Bland annat är det inte tillåtet att skriva att coronavaccinet är farligare än viruset, att det är giftigt eller att vaccinet kan orsaka autism. 

Hjärtan Molnet

Rekord för molnet

8 feb 2021 digit

Globala investeringar i molninfrastruktur växte med 32 procent under det fjärde kvartalet 2020. Marknaden omsatte 39,9 miljarder dollar under perioden, vilket är 10 miljarder mer än samma period 2019 och därmed den största ökningen någonsin. 

Flygplan Vaccin Covid

Digitalt vaccinintyg

5 feb 2021 digit

Den 1 juni ska infrastrukturen för ett digitalt vaccinationsintyg vara på plats. Intyget kan komma att krävas för inresa till vissa länder och för att gå på kultur och idrottsevenemang.

Gartner It

Gartner spår rekordår

3 feb 2021 digit

I år kommer det att investeras 3,9 biljoner dollar, ungefär 32 biljoner svenska kronor, inom it. Det är en ökning med 6,2 procent jämfört med förra året.