Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Så möter MSB kris

skafferi timpan.jpg

I inledningen av pandemin covid-19 hamstrade svenska hushåll allt ifrån toapapper till pasta. Inför en kris är det lätt att gripas av panik.

För MSB är kriser vardag, vilket ställer krav på effektiva digitala verktyg. Sedan flera år har MSB en tydlig strategi för mötesrum, både det fysiska rummet och det digitala. 

– Möjligheten att snabbt kunna sätta sig i ett rum, prata med kollegor runt om i landet och agera direkt är väldigt viktig, säger Anders Olsson, duty officer på MSB:s Karlstadkontor. 

– Det går lika bra att fatta beslut på distans, men det kan inte ske på någon myrornas krig-skärm där man inte kan se varandra i ögonen. Arbetssätt och teknisk kvalitet är ledord.

MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, arbetar på sex orter i Sverige och för att lyckas med uppdraget har myndigheten gjort en digital transformation som förenklar arbetet både i vardag och kris. 

– I några av våra mötesrum skapar vi en virtuell värld där vi ser och hör varandra i skala 1 till 1, så att det känns som att man sitter i samma rum. Skärmväggen är i 9 gånger HD-upplösning och ljudet är lika bra. I rummet fortsätter vårt konferensbord ända in i skärmen, så känslan att någon är långt borta försvinner. Upplevelsen av närvaro är otroligt viktig för oss när vi ska mötas.

msb-mötesrum.jpg

Ett av MSB:s mötesrum.

– Vi har satsat på enkel teknik, så vem som helst kan sätta upp ett möte. Det är bara att gå till panelen, klicka på Stockholm om det är dit du ska ringa och sedan koppla upp.

Dag eller natt

För att lyckas med den digitala transformationen på Karlstad-kontoret sammanställde MSB ett antal scenarion, där Anders Olsson och hans arbetsgrupp tog reda på vilken uppgift som ska lösas, hur många rum som behövs, vilka storlekar de ska ha och vilken teknik som ska finnas i rummen.

Under verksamhetsanalysen kom det bland annat fram att personalen inte vill sitta i mörker, vilket ledde till att myndigheten investerade i LCD-teknik och inte projektorteknik, som oftast kräver mörklagda rum.

Tidigare har det också varit vanligt att de byggde rum enbart ämnade för kristillfällen, något som MSB numera har lämnat.

–  För oss är kris vardag och att då gå in i en ny miljö med ny teknik under någon extrem situation, till exempel terrordådet på Drottninggatan, gör dig bara mer stressad. På så vis minskar vi startsträckan att hantera en kris. Dessutom planerar och övar vi olika typer av händelser och scenarion, för att vara så förberedda som möjligt när krisen kommer.

– En annan aspekt är också att lokalerna och tekniken används i vardagen, vilket gör att man får ned lokal- och teknikkostnader, som annars var budgeterad för rum som knappt användes.

anders-olsson-msb proffe.jpg

Anders Olsson, MSB.

Slutlaggat 

Det har också varit viktigt att få till redundans. När en lina eller system går ner så går inte hela verksamheten ner.

Skärmarna som MSB använder är interaktiva och de anställda kan visa, dela, skriva, rita, spara och skicka dokument.

– Det du gör på tavlan skickar du enkelt till alla som har deltagit under mötet, så  alla har tillgång till samma information. Vi ser också en stor teknikutveckling jämfört med liknande skärmar som tidigare laggade, men nu är responstiden kort och de passar vårt arbetssätt.

– Sist men inte minst handlar mycket om att göra rätt från början. Investera utifrån det behov du har. Det gjorde vi och har nu utvecklat vårt arbete som passar både till vardags och vid kris.

28 april 2020 Uppdaterad 28 januari 2021 Reporter Fredrik Adolfsson digit Foto MSB, Voister

Rekommenderad läsning

Google, Kontoret, Tom Kontorsstol Framför Ett Skrivbord I Ett Hem

Google vill ha tillbaka medarbetarna

7 maj 2021 digit

Google-anställda bör vara på kontoret tre dagar i veckan, med start i september i år. Det skriver CEO Sundar Pichai i ett mejl till sina medarbetare. 

Vaccinpass Kivra

Vaccinpass i Kivra

27 apr 2021 digit

Personer som vaccineras mot covid-19 kommer att kunna få ett vaccinationsbevis i sin digitala brevlåda. Intyget som är specifikt för covid-19 har getts namnet Gröna beviset.

Distansskola 960640

Covid skapar nya skolbehov

27 apr 2021 digit

Pandemin har ökat skolans behov av beställarkompetens och det krävs mer digitala satsningar för att byta ut föråldrad teknik och minska det digitala gapet. Det visar en branschrapport från Swedish Edtech Industry. 

Moln Cio

Molnet trendar för CIO:er

26 apr 2021 digit

De globala investeringarna i publika moln kommer att öka med 23 procent i år och marknaden lär omsätta 332 miljarder dollar. Pandemin och en ändrad inställning bland CIO:er bidrar starkt till utvecklingen.

Hemarbete 960640
video
Ett samarbete med Cisco

Webex för hybridarbete

9 apr 2021 digit

Framtidens medarbetare är hybrida. Cisco Webex pandemisäkrar det fysiska kontoret, gör digitala möten mer interaktiva och tryggar med hjälp av end-to-end kryptering. 

Digitalt Möte

Bättre möten utan video

7 apr 2021 digit

Digitala möten fungerar bättre utan video. Att se varandra underlättar inte för att lösa problem och uppdelningen mellan deltagarna i mötet fungerar bättre utan kamera. Det visar en ny studie.

Bäddad Säng

Hemmajobbare sover mer

25 mar 2021 digit

Personer som arbetar hemifrån sover längre, producerar lika mycket och rör sig lika mycket som när de jobbar på kontoret. Det visar en studie från Högskolan i Gävle.

Stad Bilar 960640

Den hållbara 15 minutersstaden

24 mar 2021 digit

Den ultimata staden har 15 minuter till allt och är hållbar, covidsäker och smart. Just nu byggs en sådan stad i Kina och förhoppningen är att vi ser fler av dem framöver. Det menar Ayesha Khanna, som talade under Women in Tech.

En Dimmig Skog I Alsace I Frankrike

Sandvikens hållbaraste kontor

23 mar 2021 digit

Nya kontor på Sandbacka Science Park har fokus på hållbarhet och all utrusning, inklusive it och datorer, är återanvända produkter. De sex kontoren är avsedda för startups och småföretag och intresset har varit stort, långt innan inflyttning.