Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

Sydnärkes smarta samarbete

sydnarke-skola-vård.jpg

Via Sydnärkes it-förvaltning arbetar fyra kommuner tillsammans med att utveckla it. Tillsammans har de nyligen digitaliserat hela anställningsprocessen och börjat arbeta i en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning och klient- och serverlager. Det innebär en halvering av antalet ärenden till servicedesk. 

 Första åren låg mycket av fokuset på teknik och vi hade ett väldigt introvert perspektiv. Som många it-avdelningar arbetade man med det man kan, men förra våren skedde ett skifte. Nu arbetar vi mer extrovert med fokus på kundnytta och där har vi gjort stora framsteg i att digitalisera några av våra processer, säger Marcus Cederberg, förvaltningschef och it-chef på Sydnärkes it-förvaltning.

Sydnärkes it-förvaltning grundades 2014 och är en gemensam organisation som levererar it till de fyra kommunerna Lekeberg, Askersund, Hallsberg och Laxå. Syftet med sammanslagningen var att ensam är svag, tillsammans kan kommunerna bli starkare. Värdkommun är Lekeberg och samarbetet sker inom många olika områden, såsom drift, förvaltning och digitalisering. 

Underlättar för chefer

Den första större frukten av det kommunöverskridande samarbetet är att man nu har digitaliserat hela anställningsprocessen för cheferna i Lekeberg. Detta hade man inte haft råd med utan Sydnärke-samarbetet och processen kommer inom kort att införas även i de tre övriga kommunerna.

En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut.



När en chef ska anställa en person så kan det ofta vara mycket att fixa, exempelvis som att mejla it-avdelningen om att beställa telefon och dator, höra av sig till fastighetsbolaget om passerkort, få rätt behörigheter i verksamhetssystemen, skicka iväg anställningsavtal, och så vidare. Detta tar väldigt mycket administrativ tid så fort en ny anställning ska ske, och inom vård och skola så är personalrotationen stor.

– Nu finns istället ett digitalt formulär där chefen fyller i uppgifter för den nye medarbetaren och så skickas det automatiskt iväg beställningar till berörda personer. Den nyanställda kommer snart kunna få anställningsavtalet via Kivra eller Min myndighetspost och sedan signera med sitt bank-id.

– Han eller hon får också uppge sin privata mejl och genom den tillgång till sina behörigheter, intranätet och så vidare. Därmed kan personen läsa på innan arbetet börjar. Sedan, vid dag ett på nya jobbet, är allt på plats, inklusive mobil och dator, och den nyanställda kan då vara produktiv direkt från start. Denna utveckling finns ett stort intresse för och vi har pitchat den för flera andra kommuner och organisationer.

Vad är nästa steg?

– En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut. Man hanterar en anställningsprocess på ett likartat sätt och vi eftersträvar samma ekonomi- och personalsystem. Därigenom kan vi återanvända integrationer och mer eller mindre kopiera in detta till de övriga tre kommunerna.

– Så först och främst ska de andra kommunerna också kunna börja använda sig av den nya anställningsprocessen. Vi ska också göra processen helt digital när det sker förändringar i anställningar samt när de avslutas.

Fragmenterad till gemensam 

Men detta är inte det enda samverkansprojektet igång just nu. Nyligen har de fyra kommunerna gått från att arbeta fragmenterat till att ha en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning, klient- och serverlager och mejl. Därefter har incidentvolymen till servicedesk halverats vilket möjliggör mer arbete med utveckling.

 Det har funnits en del frustration i kommunerna som trodde på en snabbare utveckling av nämnden. Det tog mellan 2014 och 2018 att få ordning på de fyra olika miljöerna och kulturerna, så det är först nu vi kan ta nästa steg.

 Viktigast framöver blir att få alla de olika verksamheterna i varje kommun att prata över gränserna och få dem att tänka Sydnärke som helhet, inte bara på sin egen kommun, avslutar Marcus Cederberg.

29 oktober 2019 Uppdaterad 7 januari 2021 Reporter Fredrik Adolfsson digit Foto Adobestock

Rekommenderad läsning