Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Sydnärkes smarta samarbete

Via Sydnärkes it-förvaltning arbetar fyra kommuner tillsammans med att utveckla it. Tillsammans har de nyligen digitaliserat hela anställningsprocessen och börjat arbeta i en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning och klient- och serverlager. Det innebär en halvering av antalet ärenden till servicedesk. 

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 29 oktober 2019 digit

sydnarke-skola-vård.jpg

 Första åren låg mycket av fokuset på teknik och vi hade ett väldigt introvert perspektiv. Som många it-avdelningar arbetade man med det man kan, men förra våren skedde ett skifte. Nu arbetar vi mer extrovert med fokus på kundnytta och där har vi gjort stora framsteg i att digitalisera några av våra processer, säger Marcus Cederberg, förvaltningschef och it-chef på Sydnärkes it-förvaltning.

Sydnärkes it-förvaltning grundades 2014 och är en gemensam organisation som levererar it till de fyra kommunerna Lekeberg, Askersund, Hallsberg och Laxå. Syftet med sammanslagningen var att ensam är svag, tillsammans kan kommunerna bli starkare. Värdkommun är Lekeberg och samarbetet sker inom många olika områden, såsom drift, förvaltning och digitalisering. 

Underlättar för chefer

Den första större frukten av det kommunöverskridande samarbetet är att man nu har digitaliserat hela anställningsprocessen för cheferna i Lekeberg. Detta hade man inte haft råd med utan Sydnärke-samarbetet och processen kommer inom kort att införas även i de tre övriga kommunerna.

En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut.



När en chef ska anställa en person så kan det ofta vara mycket att fixa, exempelvis som att mejla it-avdelningen om att beställa telefon och dator, höra av sig till fastighetsbolaget om passerkort, få rätt behörigheter i verksamhetssystemen, skicka iväg anställningsavtal, och så vidare. Detta tar väldigt mycket administrativ tid så fort en ny anställning ska ske, och inom vård och skola så är personalrotationen stor.

– Nu finns istället ett digitalt formulär där chefen fyller i uppgifter för den nye medarbetaren och så skickas det automatiskt iväg beställningar till berörda personer. Den nyanställda kommer snart kunna få anställningsavtalet via Kivra eller Min myndighetspost och sedan signera med sitt bank-id.

– Han eller hon får också uppge sin privata mejl och genom den tillgång till sina behörigheter, intranätet och så vidare. Därmed kan personen läsa på innan arbetet börjar. Sedan, vid dag ett på nya jobbet, är allt på plats, inklusive mobil och dator, och den nyanställda kan då vara produktiv direkt från start. Denna utveckling finns ett stort intresse för och vi har pitchat den för flera andra kommuner och organisationer.

Vad är nästa steg?

– En av de stora fördelarna med kommuner är att processflöden ofta ser likadana ut. Man hanterar en anställningsprocess på ett likartat sätt och vi eftersträvar samma ekonomi- och personalsystem. Därigenom kan vi återanvända integrationer och mer eller mindre kopiera in detta till de övriga tre kommunerna.

– Så först och främst ska de andra kommunerna också kunna börja använda sig av den nya anställningsprocessen. Vi ska också göra processen helt digital när det sker förändringar i anställningar samt när de avslutas.

Fragmenterad till gemensam 

Men detta är inte det enda samverkansprojektet igång just nu. Nyligen har de fyra kommunerna gått från att arbeta fragmenterat till att ha en gemensam plattform för bland annat drift, förvaltning, klient- och serverlager och mejl. Därefter har incidentvolymen till servicedesk halverats vilket möjliggör mer arbete med utveckling.

 Det har funnits en del frustration i kommunerna som trodde på en snabbare utveckling av nämnden. Det tog mellan 2014 och 2018 att få ordning på de fyra olika miljöerna och kulturerna, så det är först nu vi kan ta nästa steg.

 Viktigast framöver blir att få alla de olika verksamheterna i varje kommun att prata över gränserna och få dem att tänka Sydnärke som helhet, inte bara på sin egen kommun, avslutar Marcus Cederberg.

Läs även

Piteås AI-expert

Rekommenderad läsning

kiruna.jpg
video

En nyttig flytt

10 sep 2018 digit

Kiruna kommun flyttar drygt 30 procent av stadskärnan. Det är ett omfattande arbete som ger möjlighet att börja om med den senaste tekniken. Landskrona kommun följer arbetet med intresse för att dra lärdom till sin verksamhet.

tre kossor på en äng tittar in i kameran på nära håll.jpg
video

Vinster med samlad it

26 jun 2018 digit

Göliska IT ansvarar för it i sex kommuner i Västergötland och på samma sätt hanterar skånska Unikom it för Höör, Hörby och Östra Göinge. Enligt Anders Thörn, vd Göliska, har samarbetet lyft it i regionen och nu hoppas Cecilia Alvesson, vd Unikom, på en liknande effekt.

tre missiler med himmel som bakgrund.jpg
video

Hotet gav kommunen O365

16 sep 2019 digit

Krypteringsattacker och mejlfiske fick Landskrona kommun att satsa på Office 365. Samtidigt som it-avdelningen fick ett bättre verktyg att hantera säkerhetsutmaningarna har verksamheterna en plattform för kommunikation.

grönt fält och blå himmel.jpg
video

Qstar helt digitalt

18 jun 2019 digit

Det svenska bolaget Qstar Försäljning har omkring 400 bensinstationer från Abisko till Skanör och finns framförallt på mindre orter. Björn Dilton tillträdde som CIO för drygt ett år sedan och fokus är både på en säker infrastruktur och framtidens smarta och kundanpassade lösningar. 

sca-skogsindustri.jpg
video

SD-WAN för SCA

17 jun 2019 digit

Skogsindustribolaget SCA förnyar både datacenter och nätverk. Med Ciscos SD-WAN blir nätverket mjukvarudefinierat och snabbare och VMwares NSX ska göra datacentret driftsäkert och datasäkert, och enkelhet och flexibilitet är nyckelorden i sammanhanget. 

blekinge-960640.jpg
video

RPA för nya regionen

26 aug 2019 digit

En RPA som på sikt integreras med AI står högt på Region Blekinges önskelista. I närtid handlar det om lösningar som digital signering för att spara tid och pengar minskar avtrycket på miljön.

kvinna med hatt och solglasögon i klassisk cabbe.jpg
video

Suzukis nya fjäder

23 sep 2019 digit

Genom att digitalisera produktionen får Suzuki Garphyttan bättre koll på flödet i fabrikerna. Det är inte minst viktigt för omställningen från traditionell förbränningsmotorn till andra alternativ.

en lampa från taket med en hand bredvid mot gul bakgrund.jpg
video

Läge för Linköping

4 nov 2019 digit

Att utveckla idéer inom digitalisering kräver tajming och tid. För ett år sedan lanserade Lejonfastigheter i Linköping innovationshubben lejonlabbet. Idag sker arbetet mer koncentrerat och det kommunala fastighetsbolaget har fått utökade uppdrag. 

växjö.jpg
video

Växjö växer med Teams

18 jul 2019 digit

I Växjö har kommunen utbildat över 4000 medarbetare i hur de kan arbeta smartare efter förflyttningen till molnet och Office 365. Redan nu har verktyg som Flow och Forms varit centrala för att förenkla ärendehantering och med Teams samlas många av arbetsrutinerna under ett och samma tak.