Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Falun utvecklas med O365

En digital plattform kan vara hur bra som helst tekniskt men om användarna inte tar den till sig blir investeringen bortkastad. När Falu kommun inför Office 365 är det användarna som styr utvecklingen och sprider verktygen bland sina kollegor.

Text anne hammarskjöld Foto adobe stock 10 oktober 2017 digit

AdobeStock_156759208_2.jpg

– It uppfattas av många som skrämmande, något som innebär stor förändring och kräver mycket tid och kraft att ta till sig. För att en ny digital plattform och även it-avdelningen ska upplevas som en tillgång för organisationen arbetar vi för en mer löpande dialog med användarna. Vi behöver ett nära samarbete där vi kan dra lärdomar av användarnas erfarenheter för att utveckla vår framtida verksamhet. Det är vår drivkraft och den blir allt viktigare i takt med att efterfrågan på digitala verksamhetsstöd bara ökar, säger Helgi Már Björgvinsson som är it-strateg och verksamhetsutvecklare på Falu kommun.

Allting har sin tid, också användningen av Lotus Note som standardplattform för den kommunala verksamheten i Falun.

– Efter över 20 års framgångsrik drift går vi steg för steg över till en ny digital plattform baserat på Office 365. Det är en plattform som vi kan växa och som ger oss möjlighet att lägga mer fokus på verksamheten. Det ger oss också bra förutsättningar för utvecklat samarbete med andra kommuner.

Om beslutet att byta plattform var relativt enkelt krävs desto mer eftertanke och planering för att skapa intresse och acceptans bland användarna av den nya verktygslådan. I införandet av ny digital plattform är det viktigt med en viss central styrning men själva införandet sker i varje förvaltning.

Ger man användarna kontroll över sin miljö så händer fantastiska saker.

Helgi Már Björgvinsson , it-strateg och verksamhetsutvecklare på Falu kommun

Flexibla förutsättningar

Den centrala styrningen utförs av en arbetsgrupp med representanter från både it och ledningsförvaltningens personalkontor, kommunikationskontor, ekonomikontor och stadskansli. Arbetsgruppens uppgift är att ta fram övergripande riktlinjer för hur plattformen får användas och hur den utnyttjas effektivt i en organisation som består av vitt skilda verksamheter och styrs av hårda lagkrav kring informationshantering.

I varje förvaltning finns en arbetsgrupp som leder införandet i sin respektive verksamhet. 

– Det är i dessa grupper som vi arbetar med de viktiga frågorna runt verksamhetsutveckling och nyttoeffekter. I samarbete med en referensgrupp med slutanvändare från förvaltningens olika avdelningar idenifierar arbetsgruppen aktuella fokusområden samt eventuella farhågor som kan begränsa införandet på ett eller annat sätt. Med bra förberedelse i nära samarbete med förvaltningarna kan vi fokusera på de eventuella nyttoeffekter som är mest relevant för just den verksamheten och minimera eventuella produktivitetsdipp.

Ringar på vattnet

För en utomstående kan det låta lite omständligt att det finns en grupp dedikerad för införandet på varsin förvaltning. Men Helgi Már Björgvinsson är övertygad om att det har många fördelar med att förvaltningarna själva får vara styrande.

– Vi har ont om tid, pengar och personal och vet sedan tidigare att det blir positiva ringar på vattnet när kollegor inspirerar varandra i användandet av nya digitala verktyg. Vi vill bygga så att användarna ser nyttan och ingen känner sig instängd eller tvingad. Då är det bättre att varje förvaltning får ansvara för införandet i just sin verksamhet och syftet och nyttan blir tydligare för användarna.

Ge kontroll

Diskussionen om plattformsbytet i Falu kommun har pågått länge men förberedande undersökning startade i oktober 2016 och det praktiska arbetet drog igång i mars. Under hösten migreras bland annat mailen och till nyåret 2018 ska även resterande delar av plattformen vara i skarp drift. Ett så stort projekt kräver mycket tid och resurser men för att få till ett bra införande bör tidplanerna inte vara allt för fastställda.

– Plattformen är ett verktyg som är viktigt i dagens digitala arbetsplats. Det spännande med vår resa är kraften och engagemanget i organisationen. Ger man användarna kontroll över sin miljö så händer fantastiska saker. Jag hoppas att vår organisation är på väg mot en punkt där it inte längre bara är benämningen på vår avdelning. I min värld är vi it allihop.

Rekommenderad läsning

scania bootcamp

Office 365 får Scanias hjul att rulla

26 maj 2016 digit

De kommande åren väntar en stor utrullning av Office 365 för Scania. Inom ett par år ska alla användare ha gått från konton on-premises till molnet. Det är en stor utmaning för ett företag med över tusen service- och försäljningsställen bara i Europa.

AdobeStock_80355183_Aifloo_960x640.jpg

Smartness ger trygghet åt äldre

1 sep 2016 digit

Vad har en AI, wearables, ett positioneringssystem för butiker och ett alarmsystem gemensamt? De utgör grunden i svenska Aifloo Smartcare, ett smart övervakningssystem för att ge äldre och sjuka ett tryggt och fritt liv i hemmet.

Sofia_960x640.jpg

”Artificiell intelligens kommer att påverka oss mest”

27 nov 2016 digitala strategier

Glöm skräckscenarier där maskine,rna ägnar sin nyvunna intelligens åt att förgöra oss. Problemet är inte artificiell intelligens utan i så fall människorna som står bakom den, menar Sofia Svanteson grundare av Oceans observations, under Digitala strategier.

snip peter fors.JPG
video

Fastighetsbranschen växer med tjänstefiering

21 sep 2016 digit

Diös fastigheter är ett fastighetsbolag verksamma från Borlänge i syd till Luleå i norr. På företaget är Peter Fors it-ansvarig, och han är helt säker på att digitaliseringen kommer att påverka branschen.

Catrin D_Catrin Diatz_Uppsala_Atea__DSC8542_Kristofer Samuelsson PhotographyKristofer Samuelsson Photography.jpg

"Vi försöker göra oss hörda och attraktiva"

25 aug 2016 ledarskap

Uppsala är en av landets mest drivande kommuner inom digitaliseringen just nu. Hur tänker de kring rekryteringen av it-talanger?
– Vi ger utrymme åt dem att använda sitt fulla kunnande och inte hamna på några "bredviduppgifter", säger Catrin Ditz, CIO, Uppsala kommun.

SLU .jpg

Uppkopplade djur möjliggör forskning på distans

22 aug 2016 digit

Sveriges Lantbruksuniversitet använder digitaliseringen som hjälpmedel för att observera djurs beteenden samt underlätta forskares arbete.
 Vi försöker att effektivisera samhället och forskningen, säger Cecilia Wolkert, biträdande it-chef på SLU.

nadella-sanders_web_960x640.jpg

”Vi har skapat världens första AI-superdator”

27 sep 2016 digit

Neurala nätverk och kognitiva tjänster ihop med flexibiliteten i molnet skapar helt nya möjligheter för artificiell intelligens. Nu vill Microsoft göra det möjligt för alla att dra nytta av Cortanas bakomliggande struktur.

kristianstad arena snip.JPG
video

Kristianstad Arena satsar på nytt nät

30 sep 2016 digit

Kristianstad Arena har börjat använda sig av ett nytt trådlöst nät med bredare kapacitet och där tillämpningarna ska öka betänkligt, men det finns fortfarande utmaningar kvar. 

Green Bottles_960x640.jpg

Så migrerade Carlsberg till O365

7 okt 2016 digit

17 olika interna organisationer med 17 olika it-avdelningar. Carlsberg hade en svår utmaning i att skapa en gemensam plattform för alla i företaget. Lösningen blev en tyst utrullning av Office 365.