Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Falun utvecklas med O365

En digital plattform kan vara hur bra som helst tekniskt men om användarna inte tar den till sig blir investeringen bortkastad. När Falu kommun inför Office 365 är det användarna som styr utvecklingen och sprider verktygen bland sina kollegor.

Text anne hammarskjöld Foto adobe stock 10 oktober 2017 digit

AdobeStock_156759208_2.jpg

– It uppfattas av många som skrämmande, något som innebär stor förändring och kräver mycket tid och kraft att ta till sig. För att en ny digital plattform och även it-avdelningen ska upplevas som en tillgång för organisationen arbetar vi för en mer löpande dialog med användarna. Vi behöver ett nära samarbete där vi kan dra lärdomar av användarnas erfarenheter för att utveckla vår framtida verksamhet. Det är vår drivkraft och den blir allt viktigare i takt med att efterfrågan på digitala verksamhetsstöd bara ökar, säger Helgi Már Björgvinsson som är it-strateg och verksamhetsutvecklare på Falu kommun.

Allting har sin tid, också användningen av Lotus Note som standardplattform för den kommunala verksamheten i Falun.

– Efter över 20 års framgångsrik drift går vi steg för steg över till en ny digital plattform baserat på Office 365. Det är en plattform som vi kan växa och som ger oss möjlighet att lägga mer fokus på verksamheten. Det ger oss också bra förutsättningar för utvecklat samarbete med andra kommuner.

Om beslutet att byta plattform var relativt enkelt krävs desto mer eftertanke och planering för att skapa intresse och acceptans bland användarna av den nya verktygslådan. I införandet av ny digital plattform är det viktigt med en viss central styrning men själva införandet sker i varje förvaltning.

Ger man användarna kontroll över sin miljö så händer fantastiska saker.

Helgi Már Björgvinsson , it-strateg och verksamhetsutvecklare på Falu kommun

Flexibla förutsättningar

Den centrala styrningen utförs av en arbetsgrupp med representanter från både it och ledningsförvaltningens personalkontor, kommunikationskontor, ekonomikontor och stadskansli. Arbetsgruppens uppgift är att ta fram övergripande riktlinjer för hur plattformen får användas och hur den utnyttjas effektivt i en organisation som består av vitt skilda verksamheter och styrs av hårda lagkrav kring informationshantering.

I varje förvaltning finns en arbetsgrupp som leder införandet i sin respektive verksamhet. 

– Det är i dessa grupper som vi arbetar med de viktiga frågorna runt verksamhetsutveckling och nyttoeffekter. I samarbete med en referensgrupp med slutanvändare från förvaltningens olika avdelningar idenifierar arbetsgruppen aktuella fokusområden samt eventuella farhågor som kan begränsa införandet på ett eller annat sätt. Med bra förberedelse i nära samarbete med förvaltningarna kan vi fokusera på de eventuella nyttoeffekter som är mest relevant för just den verksamheten och minimera eventuella produktivitetsdipp.

Ringar på vattnet

För en utomstående kan det låta lite omständligt att det finns en grupp dedikerad för införandet på varsin förvaltning. Men Helgi Már Björgvinsson är övertygad om att det har många fördelar med att förvaltningarna själva får vara styrande.

– Vi har ont om tid, pengar och personal och vet sedan tidigare att det blir positiva ringar på vattnet när kollegor inspirerar varandra i användandet av nya digitala verktyg. Vi vill bygga så att användarna ser nyttan och ingen känner sig instängd eller tvingad. Då är det bättre att varje förvaltning får ansvara för införandet i just sin verksamhet och syftet och nyttan blir tydligare för användarna.

Ge kontroll

Diskussionen om plattformsbytet i Falu kommun har pågått länge men förberedande undersökning startade i oktober 2016 och det praktiska arbetet drog igång i mars. Under hösten migreras bland annat mailen och till nyåret 2018 ska även resterande delar av plattformen vara i skarp drift. Ett så stort projekt kräver mycket tid och resurser men för att få till ett bra införande bör tidplanerna inte vara allt för fastställda.

– Plattformen är ett verktyg som är viktigt i dagens digitala arbetsplats. Det spännande med vår resa är kraften och engagemanget i organisationen. Ger man användarna kontroll över sin miljö så händer fantastiska saker. Jag hoppas att vår organisation är på väg mot en punkt där it inte längre bara är benämningen på vår avdelning. I min värld är vi it allihop.

Rekommenderad läsning

röda hus i falun längs med faluån.jpg video

Molnstrategin för Falu och Flen

14 jun 2018 digit

Kommunerna Falu och Flen må ha valt olika molnlösningar men resultaten har mycket gemensamt: att med medborgarna i centrum utveckla god service och smidig kommunikation helt enligt kraven från GDPR och svensk lag. 

Aitik-koppargruva-norr-om-polcirkeln.jpg

Ett enkelt val för Boliden

15 mar 2018 digit

Med en helt ny överblick av säkerhet, maskinernas nyttjandegrad och antal borrhål har användningen av Power BI på Boliden på bara några månader gått från utvärdering till en självklarhet.

17399372-gnosjo-station_960x640.jpg

Digitaliserad Gnosjöanda

1 nov 2016 it i vården

Allt fler kommuner satsar på Office 365 och Gnosjö är inget undantag. Nu har man rullat ut det i skolan och fler kommunala delar står på tur.

snip telia 2.JPG video

Så skapar Telia ett innovationsklimat

8 nov 2016 Gartner symposium

Under Gartner Symposium är Annika Rådeström, Head of Products & IT, Telia Sverige på plats. Agila metoder och ett ökat kundfokus är några områden som lyfts i Barcelona och som även är Telias arbetssätt.

AdobeStock_112283873_2.jpg
Inför Digitala strategier

Stora Enso tar hjälp av 25 000 experter

22 sep 2017 digit

Digitalisering är en avgörande framgångsfaktor i Stora Ensos utveckling från pappers- och kartongtillverkare till ett ledande företag inom förnybara material från skogen. Till sin hjälp har de 25 000 medarbetare i koncernen.

kollgegacoach 960640.jpg video

Gävle satsar på kollegacoacher

25 sep 2017 digit

Gävle kommun jobbar framgångsrikt med kollegacoacher i skolan och skulle gärna se att det sprider sig även till andra områden inom kommunen.

dalahast-vid-hovran-i-hedemora.jpg

Inget stoppar Hedemora

12 okt 2018 digit

Det finns många utmaningar för en mindre kommun som vill driva en framsynt digitalisering. Med hjälp av goda grannar och ett stort engagemang har Hedemora lagt en stark grund för smarta lösningar.

snip botond.JPG video

Pokemon Go-lik app ger ett nytt språk

14 nov 2016 digit

AlphaCE är ett företag som jobbar med få ut människor i arbete, speciellt de allra längst bort från arbetsmarknaden. Just nu forskas det kring en Pokemon Go-liknande app som ska hjälpa nyanlända att snabbare lära sig svenska.