Digitaliseringen kanonviktig för Boden

– Det område inom digitaliseringen vi jobbat mest med är våra e-tjänster, ett projekt vi började med för flera år sedan och har kommit långt inom. Idag har vi väl ett 70-tal tjänster. Allt från enklare ansökningar till att man kan köpa våra lediga tomter på webben. Det är ett exempel på område där vi är väldigt långt fram, säger Per Olsson.

Ett annat område man satsat mycket på är medborgarservice. I det ingår bland annat en satsning på kundtjänst med både digitala kanaler och möten i verkliga livet. En stadsapp, Bodenappen, har också tagits fram för att möta inte minst de yngre i kommunen.

– Vi har försökt rikta tjänsteutbudet så att även ungdomar ska kunna ha nytta av den, till exempel genom att ha matsedeln på skolorna i appen.

Boden har tillsammans med de andra fjorton kommunerna i Norrbotten byggt ett gemensamt nät vilket gör att man inte behöver förlita sig på internetuppkoppling för kommunikation med varandra, men fortfarande finns mycket kvar att göra menar Per Olsson.

– Infrastrukturen i samhället är en av nyckelfaktorerna i digitaliseringen och där är vi inte i mål i Sverige än. Ta till exempel mobiltäckningen. Även om det finns en ekonomisk kalkyl som går att räkna hem i centrala Boden så finns det kunder som bor långt utanför städerna där det är dyrt att bygga ny infrastruktur, men det behöver också göras.

Gemensam nämnd ger kommunerna fördelar

Tillsammans med de andra kommunerna har man också infört en gemensam nämnd, e-nämnden, som jobbar med att göra upphandlingar och ta fram gemensamma plattformar för kommunerna.

– Hur man ansöker om bygglov i Boden skiljer sig inte nämnvärt från hur man gör i Piteå, och därför är sådana här samverkanskluster mycket viktiga. En liten kommun kan ha svårt att driva stora projekt så det är klart att alla gynnas av samverkan.

I Boden kommun har man valt att flytta ut sin it-drift vilket gjort att man klarar sig på en förhållandevis liten it-avdelning om fem personer.

– Vi äger våra servrar men flyttade drift och service 2008 så att vi kan fokusera på verksamhetsutveckling. Att outsourca var i en resa och i ärlighetens namn var vi nog inte den bästa beställarorganisationen första året. Det var mycket tidskrävande första gången eftersom vi fick lära oss nya rutiner. Andra gången gick det mycket smidigare, säger Per Olsson.

Nu är det snart dags för upphandling igen vilket kommer med både möjligheter och utmaningar. En av baksidorna med att göra en upphandling av drift och service är att många aktörer felaktigt tror att kommunen är borta från marknaden.

– Vi märker att så fort upphandlingen är klar blir vi inte uppvaktade på samma sätt vilket är tråkigt för även om driftavtalet börjat löpa kan vi fortfarande köpa andra tjänster och produkter. Det kanske är ett regionalt problem eftersom det finns relativt få IT-leverantörer i Norrbotten, men jag upplever att det är så.

Ett annan viktig faktor att ta hänsyn till vid en upphandling är att man samtidigt ska balansera en stabil miljö med en flexibel sådan eftersom mycket förändras under en avtalsperiod.

– Jag tycker att driftleverantörerna behöver bli bättre på att vara proaktiva och utmana oss med förslag på hur vi kan effektivisera verksamheten och komma på nya lösningar.

Allt mognare organisation

Per Olsson tycker att det är stor skillnad på it-mognaden i verksamheten jämfört med tidigare.

– De är mycket mera pålästa och vill gå in i projekt tillsammans med oss. Ibland är det vi som driver projekten och ibland har vi en stödjande roll, båda är lika viktiga. Vi har en ganska stor utbildningssida och det är nästan den knepigaste delen av kommunal it eftersom den har de mest avancerade kraven där utvecklingen sker väldigt fort. Inom exempelvis vård och omsorg finns det fler standardiserade lösningar som alltid ska funka så de har andra krav, framförallt inom säkerhet och sekretess.

Även internt finns krav på en digitaliserad miljö, inte minst ur ett medarbetarperspektiv.

– Vi måste tänka på att användarnas krav har förändrats. Om medarbetarna har avancerad it hemma förväntar de sig att få det på arbetsplatsen. Därför måste vi fundera på över vår användarmiljö och möta det så långt det går.

I framtiden väntar nya spännande projekt för Per Olsson och Boden kommun.

– Jag tror att en stor del av det vi gör idag kommer inte att finnas på plats utan ligga i molnet. På IoT-fronten har vi nog nya plattformar, inte minst inom larm och passage för våra fastigheter. Även i vården kommer vi att rulla ut nya funktioner som bygger på tekniken.