Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies. Jag förstår

En smartare it-nyhetssajt

Labbet gör Malmö smart

Med hjälp av Malmö Civic lab får stadens hemlösa snabbare ett boende och ansökningsprocesserna för SFI sker numera automatiserat. Labbet innebär dessutom att kommunen minskar sina kostnader med miljontals kronor.

Text Fredrik Adolfsson Foto Adobestock 24 augusti 2020 digit

Malmö Civic Lab

– Till SFI sker 100 startansökningar i veckan men 22 procent faller ur på grund av att ansökningsprocessen drar ut på tiden. Ibland kan det ta månader och då har den sökandes levnadssituation hunnit förändras. Nu har vi snabbat på och automatiserat hela processen, säger Måns Adler, medgrundare Malmö Civic lab.  

Malmö stad har med Civic lab hämtat inspiration från andra europeiska städer, bland annat Amsterdam och London, och har involverat personer från startups. Verksamheten startade i slutet av 2018 och ett av de första stora projekten var ansökningarna till SFI. 

Tidigare skrev personer in sig på plats i receptionen och fick boka tid till ett tio minuters möte med helt manuella processer. Nu sker inskrivningen digitalt och mötet har blivit till ett e-formulär, som personen kan fylla i när han eller hon vill. 

– Via e-tjänsten gör sedan personalen en bedömning som är fullgod i jämförelse med det tidigare mötet, och minskar även köerna som de sökande hamnar i. Den lösningen kostade 200 000 kronor att utveckla, men vi har samtidigt sparat in årliga kostnader som motsvarar tre heltidsanställningar. 

Lösningen: en cykel

Ett annat Civic lab-projekt handlar om att förbättra situationen för kommunens hemlösa. Antalet hemlösa är nästan konstant 450 i kommunen, och efter att de ansökt om boende får de sova på hotell under tiden. Ansökningsdokumenten får av säkerhetsskäl inte mejlas, vilket gjorde att Civic lab såg chansen att korta processen genom att sätta in matchningsmöten varje torsdag med MKB, Malmö Kommunala Bostads AB, och cykla mellan de fem olika socialförvaltningarna i kommunen.

– Här såg vi ett problem i att man hade designat en process med hotellnätter som drar enorma kostnader, en process som vi försökte snabba på. En hotellnatt kostar 1100 kronor men nu har vi kortat ner den snittliga väntetiden med 12 dagar. Det nya tillvägagångssättet gör att kommunen både sparar in fem miljoner kronor årligen och underlättar för de hemlösa. Och då var lösningen egentligen bara en cykelresa. 

Ytterligare ett exempel kommer från Malmös socialtjänst där brukare och socialsekreterare på grund av sekretess haft problem med en omständlig rumsbokningsprocess. Där har ett nytt digitalt verktyg minskat tiden det tar att boka möten med en minut per tillfälle. 

– Det kan låta som en liten skillnad men med våra 325 socialsekreterare som har 40 möten i månaden blir det en hel del tid som går att lägga på annat. 

Hur har reaktionerna varit?

– I de förvaltningarna vi varit i är bemötandet positivt. När vi kan arbeta ad hoc, förändra arbetssätt och visa konkreta resultat, utan att det behöver vara en process på två år, så skapar det motivation både för oss, brukare och anställda. 

Civic lab har nyligen gått från att vara en projektverksamhet till en permanent verksamhet i kommunen. Det ser Måns Adler som ett kvitto på att arbetssättet är effektivt och att det bevisligen finns områden där kommunen kan fortsätta utvecklas. 

– Det är väldigt roligt när vi får engagera oss till 100 procent och äta, jobba, diskutera och lära känna de olika förvaltningarna över tid. Det finns en enorm volym av välfärdsutmaningar i offentlig sektor som vi kan hjälpa till med framöver. 

Måns Adlers tips till kommuner som arbetar med utveckling.

  1. Leta efter problem och försök hitta en bra process. Du behöver förstå att det finns en miljon sätt att boka ett rum på, vad är bra i just det här sammanhanget? Det här spenderar offentlig sektor inte tillräckligt mycket tid på. 
  2. Ska du lösa ett problem 2020 gör du det oftast i mjukvara, så det krävs att du anställer eller utbildar programmerare. Det offentliga Sverige har en stor kompetensbrist i att skriva kod, i exempelvis Malmö är det få som kan det. Du behöver inte bygga saker själv, men du behöver kunna pussla ihop lösningar så att de passar på rätt sätt och pratar lätt med varann. Då kan du själv ha kontroll.

Rekommenderad läsning

AdobeStock_167757143_2.jpg

Trelleborg prisat för sitt mod

2 okt 2017 it i vården

Socialförvaltningen i Trelleborg har visat vad kreativitet och synergieffekter kan erbjuda medarbetare och vårdtagare. Mer arbetstid med människor och betydligt kortare handläggningstider är bara några resultat för kommunen som uppmärksammats med Guldlänken för sitt mod i förändring.

flick med en stor polkagrisklubba framför ansiktet.jpg
video

Ystads digitala vaccinationer

7 maj 2019 digit

Ystads kommun sparar hundratals timmar genom att digitalisera medgivande vid vaccination. Resultatet är både säkrare och effektivare och har inspirerat andra verksamheter att göra liknande satsningar.

härliga kakor med bär.jpg
video

Handscanning i Vellinge

27 aug 2019 digit

Vellinge kommuns pilot med handscanning för att betala fikat i kommunhusets café har väckt uppmärksamhet hos andra verksamheter. Nu tittar man på möjlighet att införa liknande teknik vid personalingångar och i äldreomsorgen.

folk kastar pappersflygplan mot blå himmel.jpg
video

Söderhamns smarta strategi

4 jun 2019 digit

En kommun med höga ambitioner och behov av automatisering och andra lösningar kan känna sig ganska ensam. Genom samarbetet med de fem andra hälsingekommunerna kan Söderhamn säkra både det papperslösa kontoret och hög kompetens inom digitalisering.

bostader-i-landskrona.jpg
video

Vinsten med RPA

16 okt 2019 digit

Under 18 månader arbetade socialtjänsten i Landskrona som om en RPA redan var på plats. Resultatet blev mer tid för samtal och att 100 färre hushåll har försörjningsstöd. Nu är mjukvaruroboten igång och kommunen ser flera möjligheter.

tant står mot lila bakgrund och ser glad ut.jpg
video

Digitalt vårdhem från start

18 mar 2020 digit

Östra Göinge kommun bygger för framtiden. Bland annat i form av ett vårdhem förberett för digitala tjänster, som kommer att underlätta både för boende och för medarbetarna.

barn-förstaskoldag.jpg

Ny lag om RPA

26 jun 2019 digit

SKL kräver en ändring av kommunallagen för att kommuner och regioner ska ha samma möjligheter att utveckla verksamheten genom automatiserat beslutsfattande, RPA, som statliga myndigheter. 

drönare med träd i bakgrunden.jpg

Innovation Gislaved

15 okt 2019 digit

För att kicka igång digitaliseringen startade Gislaved Innovationslabbet och efter lyckade tester är nu drönare på väg ut i verksamheterna. Smart teknik i kombination med varsam och respektfull kommunikation är en stor del i det framgångsrika konceptet. 

Sverigeflagga I Sand

Underkänd omsorg

28 maj 2020 digit

Sveriges kommuner nyttjar inte digitaliseringens möjligheter tillräckligt. Ett felaktigt sätt att använda kommunbudgeten och för kortsiktiga perspektiv gör att invånare inte får ta del av nya digitala lösningar. Det visar en rapport från Göteborgs universitet.