– Det som händer är att det nya arbetslivet kommer in, och det handlar om tre olika perspektiv: tekniken, platsen och människan. Arbetsgivaren ska tillhandahålla en primär fysisk plats för medarbetarna som ska vara stimulerande, kreativ, göra det möjligt att jobba koncentrerat och även vara social med möjlighet till spontana möten och idéutbyten, säger Henrik Byström, produktchef på Microsoft.
Kring människan håller kulturen på att förändras och gå mer mot ett självledarskap som i sin tur kräver nya KPI:er menar Henrik Byström. Istället för att mäta timmar mäter man resultat och vilket genomslag man får, värden som sedan kan följas upp.
– Tekniken ska understödja allt detta och där är molnet centralt. Genom dem får vi möjligheter att dela kunskap, ha möten, samverka och knyta ihop säcken oavsett var man befinner sig. Vi har tittat mycket på platsen, men jag är övertygad om att vi måste se över sättet att arbeta. Historiskt sett har vi byggt hierarkiska pyramider för beslut och informationsflöden, men mycket sker nu hos fotfolket och idag handlar det om att skapa värde tillsammans mer än att det ska sippra ner, säger Henrik Byström.
Långsam förändring
Den öppna, delande kulturen stämmer väl överens med den svenska arbetskulturen där vi ofta jobbar i lag. Ändå går transitionen till en genuint mobil arbetskraft långsamt även på de företag och organisationer där aktivitetsbaserade kontor införts.
– Leesman (företag som sysslar med kontorsanalys) släppte en rapport som visade att bara 9 procent har tagit till sig det nya mobila arbetssättet fullt ut. Den gruppen visade sig vara mycket nöjdare och effektivare än de som fortsätter sätta sig på samma plats varje dag. Där behöver man få till ett förändrat beteende och det kräver ett nytt ledarskap.
Vi arbetar mer i team idag än någonsin tidigare och alla grupper har olika behov.
Henrik Byström , produktchef, Microsoft
För att ett aktivitetsbaserat kontor ska lyckas tycker Henrik Byström att man bör starta ett verksamhetsprojekt parallellt med teknikprojektet. Teknikinförandet med verktyg, molntjänster och enheter brukar gå relativt lätt, och det behövs ett verksamhetsprojekt med representanter från alla avdelningar för att hjälpa till att etablera arbetssättet.
– Vi arbetar mer i team idag än någonsin och alla grupper har olika behov. De kan vara stora och små team med unga eller äldre medarbetare och så vidare. Ibland kanske det är mötet som håller samman gruppen och man däremellan behöver ha möjligheter att ha spontan kontakt. Ibland kanske man ska ta fram en rapport och då är det dokumentet som knyter ihop gruppen. Det kan vara en avdelning som behöver dela information strukturerat. Oavsett behov så gäller det att man har en har en digital plattform som hänger ihop som en helhet så man underlättar samarbetet för olika gruppkonstellationer, säger Henrik Byström.
It-avdelningen får ny roll
Där ligger mycket på it-organisationen att möjliggöra det här stödet så att till exempel skugg-it inte blir en faktor.
– It hamnar i en annan position där det handlar om att leda och hjälpa verksamheterna att dra nytta av, snarare än att bara ta fram ny, bra teknik. För medarbetaren handlar det om att utmana sig själv att jobba på nya sätt med stöd av den moderna teknologin. Det faller tillbaka på ledarskapet och självledarskapet.
Den här processen måste vara fullt förankrad uppifrån eftersom det som krävs är en kulturell förändring av hela företaget.
– Bara för att man ser folk på kontoret betyder det inte att man gör ett bra jobb. Platsen betyder inte att man jobbar. Det är det resultat vi uppnår som är det viktiga. Workshops är ett bra instrument för att fånga möjligheterna och driva förändringarna för en modern HR-avdelning, säger Henrik Byström.
Senab tror på verksamhetsbaserade kontor
För arbetsplatsstrategerna på Senab är verksamhetsbaserade kontor - kontor baserade på vad som egentligen sker - nyckeln till ett modernt arbetssätt.
– Man har tidigare pratat om olika koncept så som aktivitetsbaserade kontor, öppna landskap med mera, men jag vill hellre prata om verksamhetsbaserade kontor. Det handlar inte om olika kontorslösningar eller koncept utan om hur man ska gynna affären och stödja verksamheten på bästa sätt och utifrån det välja arbetssätt vilket kan bli en mix av olika koncept, säger Annicka Dickson på Senab.
Hon och de andra arbetsplatsstrategerna på Senab jobbar bland annat med att försöka anpassa på den fysiska och digitala arbetsmiljön till de nya arbetssätten, men menar att man ofta går fel i planeringen.
– Vi ser i våra undersökningar att man ofta köper in lösningar för att täcka mängder av tekniska behov, men att man inte nyttjar dem. Medarbetarna har för dålig utbildning och kunskapsnivå om verktygen och så handlar det om en kulturell resa. Implementationen är enormt viktig oavsett vilka tekniska verktyg man använder.
Många utmaningar i yteffektivitet
Samtidigt som de mobila verktygen blir fler finns utmaningar i att maximera nyttan av sin kontorsyta. Enligt Annicka Dickson handlar det ofta om att medarbetare har svårt att hitta varandra rent fysiskt, att det tar lång tid att koppla upp mot möten i mötesrummen och att dessa ofta är feldisponerade.
– Ofta är de små rummen felutrustade vilket gör att man söker sig till större rum och ockuperar dem för där finns tekniska resurser. Vad vi ser är att man egentligen behöver fler utrustade smårum som kan fungera som flerfunktionsrum.
Inte minst är arbetssätt med projektgrupper i olika former på frammarsch och där är flexibla miljöer med möjlighet till både fokuserat arbete och snabba spontana möten en förutsättning.
– Forskning visar att vi mår som sämst i öppna landskap. En flexibel miljö ger möjlighet att röra sig mellan olika koncentrationsnivåer beroende på vad vi behöver utföra.
Ledarskap är nyckeln
I grund och botten handlar en digitaliserad och modern arbetsplats om ledarskap menar Annicka Dickson. Om inte ledningen är med på banan kommer de anställda aldrig heller att vara det.
– Man får se det som en investering i en hållbar utveckling, annars är det bara att kasta verktygen i sjön oavsett om vi pratar verktyg fysisk miljö eller digitala verktyg.
