Förändringsledaren

Mannen längst bak i matsalen var orolig. Kanske rädd rentav.
– Hur ska du försvara outsourcingen, frågade han med armarna över bröstet. Catrin Ditz, som nyligen tillträtt som CIO för Uppsala kommun, kände igen situationen och förstod oron hos medarbetarna. Många kände sig hotade av den förestående förändringen.

– Jag ska inte försvara outsourcingen. Vårt uppdrag är att genomföra den. Det har fattats ett beslut och det har vi att rätta oss efter, svarade Catrin Ditz.

Det var tidig höst 2014 och mötet i matsalen var hennes sätt att få igång en dialog med personalen. Inte endast för att förmedla information om vad som skulle ske, utan även för att skapa en vi-känsla och beskriva ett sammanhang. Ett och ett halvt år senare skulle hon ta emot utmärkelsen Årets offentliga chef 2015 av tidningen Offentliga Affärer. Det var en av flera bekräftelser på att hon hade lyckats få med sig mannen längst bak och alla andra medarbetare som varit oroliga och kanske till och med arga.

Men outsourcingen kom av sig. En ny politisk majoritet drog tillbaka beslutet hösten 2014 och hennes uppdrag bytte skepnad.

– Men kärnan i uppdraget var oförändrat, att utforma en it-strategi som för Uppsala framåt i digitaliseringen och att skapa en effektiv it-organisation som kan genomföra strategin, säger Catrin Ditz. En tuff uppgift i sig. Utmaningen blev ännu större eftersom den it-organisation hon skulle leda präglades av en otydlig ansvarsfördelning samt en osäkerhet kring strategi och uppdrag.

Därför fortsatte Catrin Ditz med att samla medarbetarna i matsalen. Hon målade tydliga bilder av vad it-organisationen skulle åstadkomma och varför. Alltid med verksamheten i fokus och inte sällan tillsammans med förvaltningsdirektörer för att
understryka att allt it gör måste ske utifrån verksamheternas behov och önskningar.
Den strategi som hon skapade tillsammans med sina medarbetare rymdes i 26 punkter, på 30 sidor. När någon påpekade att det inte är möjligt att beskriva en it-strategi i 26 punkter svarade hon att det gör det visst.

– Om vi inte kan formulera oss tydligt och kortfattat så kommer ingen förstå vad vi håller på med. Tydligheten är grunden för gemensamma bilder av målet och de bidrar till vår motivation att nå dem, säger Catrin Ditz.

Stark tro på kollegornas förmåga

Även om hon ser kommunikation som det viktigaste verktyget lyfter hon en stark tro på människors förmåga som sin främsta styrka.

– Under mitt ledarskap har ingen möjlighet att prestera under sin förmåga. Det är att förminska sig själv. Så det kan tidvis vara rätt jobbigt, men jag ser möjligheter i människor, säger Catrin Ditz. Hon är väl medveten om sina egna svaga sidor som ledare. Hastigheten är en av dem, saker ska hända fort. Helst på en gång. Och det har inte blivit bättre med åren.

– Jag jobbar aktivt med den sidan av mitt ledarskap, men jag har fortfarande en slags grundinställning att vi ska göra allt på en gång och helst i 120, säger Catrin Ditz.

Förändringen inom kommunens it-organisation märks tydligt. Nu finns en tydlig riktning mot en utvecklad digitalisering. Uppsala kommun driver tre projekt just nu: ett digitalt handledarstöd för diarieföring och handläggning av ärenden, ett som
digitaliserar geografiska informationssystem eftersom 80 procent av kommunens information relaterar till kartor och ett kommungemensamt digitalt arkiv för ökad tillgänglighet.

– Vi har god fart nu och satsar också mycket även på nationell nivå. Bland annat lyfter vi verksamt.se som är ett projekt som ska gynna företagandet i kommunen med hjälp av flera digitala tjänster, säger Catrin Ditz. Hon anser att viktiga egenskaper hos en it-chef är en analytisk förmåga och att skapa en varm och välkomnande stämning som öppnar upp mot kollegorna i verksamheten.

– Det är viktigt att skaffa sig en förståelse för verksamheten som helhet och vad den ska åstadkomma. Och att kunna närma sig människor utan att sprida skräck, säger Catrin Ditz och påpekar att det sista inte var avsett som en lustifikation.

– It och digitalisering är komplexa frågor och vi måste bjuda in och öppna upp för dialog. Vi ska vara den trygga kompisen som hjälper verksamheten. Vi får aldrig tillåta en nedlåtande attityd mot kollegor i verksamheten som inte förstår det som är självklart för oss, säger hon.