Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med 31 000 studenter och 4 300 anställda, varav hälften är forskare eller lärare. Här finns forskare som är ledande inom många intressanta områden, allt från Alzheimers sjukdom och demens till konstgjord fotosyntes och 3D-utskrifter för industrin.
För att underlätta vardagen för forskare, studenter och administratörer som jobbar med planering och ekonomi behövdes nya digitala flöden och nätverk som snabbt kan både öka och minska i kapacitet. ITS, enheten för it-stöd och systemutveckling vid Umeå universitet, kontaktade Atea och under 2015 utvecklade de tillsammans en hybrid molnlösning och en automatiserad självbetjäningsportal.
Teknik & lösningar
- Design, arkitektur och projektledning.
- Installation av kompo-nenter från VMware i infrastrukturen.
- Etablering, kodning och driftsäkring av själv-betjäningsportalen.
- Nya rutiner för klassning av system och skapande av en virtuell server.
- Import av de virtuella servrar som tidigare inte fanns i den nya miljön.
- Implementering av faktureringsfunktion (billing) samt rådgivning.
- Automatisering av processen som skapar och hanterar virtuella servrar åt nya kunder.
– Den nya lösningen placerar oss i absolut framkant i Sverige, säger Simon Johansson, driftsamordnare på ITS.
De använder i första hand sitt egna data-center för att lösa universitetets behov. När kapaciteten inte räcker till kan ITS välja att använda Ateas datacenter eller vända sig till andra leverantörer som erbjuder VMware molnlösningar.
– Användarna på universitet kommer själva att kunna ansluta till portalen och beställa vad de behöver eller be oss på ITS om hjälp att lägga en order. Beställningen kommer att ta några minuter att genomföra och trettio minuter senare kan servrarna tas i drift, säger Simon Johansson.
Långt framme i utvecklingen
ITS ligger långt framme när det handlar om att utveckla, förvalta och drifta it-system för universitet och högskolor i Sverige. De nationella systemen för utbildningsadministration, Ladok och antagning.se, är två av de större uppdragen. ITS har även samarbetsuppdrag med andra organisationer inom offentlig sektor i Sverige och med internationella partners.
Så lyckas du med din hybrida lösning
- Skapa en tjänstekatalog med alla erbjudanden som ligger till grund för utformningen av den tekniska plattformen.
- Avgränsa projektet, håll det enkelt och konkret.
- Se över den kompetens som krävs för automatisering och hantering av plattformens automation.
- Se till att den som ska använda lösningen skapar en testmiljö som kan användas parallellt med produktionsmiljön.
- Använd etablerad molnteknik för att bygga det privata molnet, produktvalet ska fokusera på verksamhetsnytta, funktion och framtidssäkring.
Med självbetjäningsportalen kommer administrationen att förenklas, bland annat vad gäller fakturering av använd serverkapacitet. När lösningen är i drift skickas automatiskt fakturor för de servrar och tjänster som använts.
Att skapa automatiserad fakturering är en av utmaningarna i projektet. Det är ett komplext arbete att avgöra hur mycket en specifik server kostat under en given tidsperiod med en given kapacitet.
– Svaret blir en ny mjukvara för fakturering som våra programmerare utvecklat, men fler tester återstår. Atea har bidragit med värdefulla råd och erfarenheter, säger Simon Johansson.
Utmanande att balansera kraven
En annan utmaning under utvecklingen av självbetjäningsportalen var kodning och anpassning av nätverket för automatisering. Balansen mellan säkerhet och krav på tillgänglighet var också krävande.
– Att skapa automatisering tar tid men ger i förlängningen stora besparingar i tid och pengar, säger Simon Johansson.
Han råder andra som planerar att utforma en liknande lösning att skapa en strategi som gör det möjligt att succesivt lägga till fler delar för självbetjäning.
Simon Johansson är nöjd med den nya it-lösningen, framför allt flexibiliteteten och att ITS kan välja när de vill använda sitt eget datacenter och när de behöver köpa in extra kraft.
Simon Johansson igen:
– Självbetjäningsportalen skapar möjlighet att lägga mer tid på att utveckla nya lösningar som gör vardagen enklare, till exempel inom registrering, antagning och dokumentation.
JONAS EMILSSON, lösningsarkitekt jonas.emilsson@atea.se
Så löste vi utmaningarna
En automatiserad självbetjäningsportal och fakturering var rejäla utmaningar för Atea och ITS. Här berättar Jonas Emilsson, på Atea, hur de lyckades tillsammans.
Vilka är de största fördelarna med den hybrids lösningen?
– Flexibiliteten. I den hybrida lösningen kan ITS välja när de vill använda egna servrar och när de behöver utöka med kapacitet från Ateas datacenter. Tidigare behövde exempelvis forskarna på universitetet ringa till ITS för att beställa en virtuell server eller ett nytt nätverk. Nu går de själva in i portalen och beställer vad de behöver.
Vad innebär automatiserad fakturering?
– Det handlar om att på ett enkelt sätt mäta vad kunden ska betala. För att slippa räkna varje enskild beställning måste processen automatiseras. Här skapade ITS en egen lösning genom att kombinera Ateas erfarenheter med uppgifter från sitt nuvarande faktureringssystem.
Vilka var de största utmaningarna under projektet?
– Att få till en fungerande process för automatisering, anpassa mjukvaran, skapa automatiseringskod och rutiner för flödet krävde att vi tänkte i nya banor. Allt föll på plats med mjukvaran VMware Vrealize Automation. En ännu större utmaning var faktureringen. Det är ett komplext arbete att avgöra hur mycket en viss server kostat under en given tidsperiod. Vi bidrog med erfarenhet och råd och lösningen blev att ITS utvecklade ny mjukvara.
Hur lyckades ni skapa lösningen på åtta månader?
– Vi hade ett tydligt avgränsat mål som underlättade genomförandet. Att vi på Atea är specialister på VMware- baserade automationslösningar gjorde att vi kunde stötta ITS genom projektet. Även medarbetarna på ITS är kunniga inom VMware och automation, vilket också bidrog till att vi lyckades på så kort tid.
Vad blev resultatet?
– Automatiseringen har frigjort tid och resurser på ITS, vilket innebär mer tid för utvecklingsarbete. I framtiden kommer även kunder på universitetet att lägga mindre tid på beställningar och administration av ITS tjänster vilket ytterligare effektiviserar deras arbete.
Hur snabbt blir investeringen lönsam?
– Investeringen betalar sig på mindre än ett år eftersom ITS med en automatiserad process spar fem timmar arbetstid för varje server de beställer. Det är ett mycket bra resultat, liknande projekt brukar ha en återbetalningstid på cirka 36 månader.
