Så blev Försäkringskassan tjänstefierat

Under 2011 kom startskottet för Försäkringskassans stora digitaliseringsarbete i form av många vitt skilda beställningar från olika delar av organisationen. De spretade vitt och brett vilket fick Peter Axelborn att bestämma sig för att försöka förena allting till en gemensam kommunikationsstrategi.

– Vi fick börja prata ett nytt språk. Det gick inte längre att prata produkter utan vi fick helt enkelt börja prata tjänster istället för att överbrygga kommunikationen mellan it-avdelningen och verksamheten. Att vi sedan flyttade högkvarteret till Telefonplan där det skulle införas aktivitetsbaserat kontor accelererade införandet.

Digitala möten ökar

En av delarna i det aktivitetsbaserade kontoret var att bygga bort den personliga platsen, datorn och mötet och istället införa ett mobilt it-stöd där tjänsterna skulle kunna användas på olika typer av enheter och det digitala mötet skulle minska bland annat resorna.

– Vi har väl inte nått riktigt ända fram med den visionen men vi är på god väg. Däremot har vi sett en enorm ökning av antalet digitala möten, och då räknar vi bara samtal med tre parter eller mer. Från två, tre per dag 2011 till mellan sexhundra och åttahundra per dag i år, säger Peter Axelborn.

För att lyckas med digitaliseringen jobbade man mycket med att ta fram en grafisk profil och göra sig av med krångliga benämningar. Istället användes generella benämningar som ”mötestjänster”, ”samtalstjänster”, dokument” med flera. HR-avdelningen tog fram informationsfilmer för de olika tjänsterna under parollen ”En smartare dag” som förutom att underlätta införandet även vann pris för bästa informationsfilm.

– Vi har fått ett stort genomslag och ser att vi bland annat minskat antalet resor. Supportbehovet har också minskat. I våra enkäter som vi gjort ser vi också att vi fått ett stort genomslag. Visionen nu är att vi ska ha likadan administration internt som externt, säger Peter Axelborn.